Una richiesta di informazioni (RFI) è un documento incredibilmente utile.
Se predisposte correttamente, le RFI consentono alle aziende di raccogliere informazioni facilmente digeribili sui potenziali fornitori. Inoltre, favoriscono la concorrenza tra i fornitori, chiariscono potenziali nuove soluzioni e consentono alle aziende di compiere passi significativi verso il raggiungimento della soluzione più economica e di altissima qualità disponibile.
Ma la maggior parte delle aziende ottiene il processo sbagliato., Che si tratti di scarsa ricerca, documentazione scritta male o follow-up inefficace, errori semplici spesso portano a risultati non ottimali.
Suggerimento: Leggere la risposta RFP.
Quindi, se ti stai preparando per inviare un RFI, o se sei desideroso di semplificare i processi attuali della tua azienda, abbiamo coperto.
Stiamo andando a delineare i passi più importanti per la creazione di potenti RFI, definire termini chiave, e dirvi esattamente come rendere i processi formali esistenti il più efficiente possibile.,
Una richiesta di informazioni è un documento che chiede informazioni ai fornitori sui loro prodotti e / o servizi. Si tratta di un documento preliminare, di solito inviato all’inizio del processo di acquisto, con lo scopo di raccogliere informazioni generali sulla capacità di un fornitore di soddisfare le esigenze di un’azienda e risolvere problemi unici.
In generale, un RFI viene utilizzato per filtrare i potenziali candidati (in particolare nelle aree di costruzione, IT e pubblicità) prima di inviare una richiesta più specifica di proposta (RFP) o richiesta di preventivo (RFQ).
Un RFI generalmente segue un formato standard., L’obiettivo del mittente è valutare quali potenziali fornitori sono vitali. In quanto tale, è richiesto un certo grado di specificità nelle risposte dei fornitori. Tuttavia, in questa fase non vengono fornite proposte o preventivi dettagliati.
L’invio di un RFI ha una serie di vantaggi.
In primo luogo, consente alle aziende di ridurre significativamente il pool di potenziali fornitori, il che porterà a risparmi in termini di tempo e denaro nelle fasi successive in cui è necessario valutare proposte dettagliate.,
In secondo luogo, poiché le risposte vengono inviate in un formato standard, le risposte a un RFI sono estremamente utili per il confronto.
Infine, un RFI può incoraggiare la concorrenza tra i fornitori, soprattutto quando è condiviso su una piattaforma pubblica che invita un gran numero di risposte.
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RFI vs RFQ vs RFP
La differenza fondamentale tra un RFI, un RFQ e un RFP è il livello di dettaglio che ciascuno include., Inoltre, RFI, RFQ e RFP vengono inviati in diverse fasi del processo di acquisto, con RFQ o RFP inviati quando un’azienda ha una lista ristretta di potenziali fornitori verificata ed è pronta ad acquistare.
Un RFI rappresenta la prima fase del processo di acquisto. Il suo scopo principale è quello di raccogliere informazioni. In molti casi, un RFI costituisce un passo preliminare prima che venga inviata una richiesta di proposta o di offerta e venga aperto il processo di offerta.
Ad esempio, un organismo che concede sovvenzioni potrebbe inviare un RFI per filtrare un elenco di destinatari a cui intende chiedere proposte di sovvenzione.,
Ecco una rapida carrellata delle differenze chiave:
Richiesta di informazioni (RFI)
Una richiesta di informazioni generali sulla capacità di un fornitore di fornire un prodotto o un servizio – con eventuali esigenze specifiche della società richiedente presi in considerazione.
Richiesta di preventivo (RFQ)
Sollecitazione per un preventivo specifico per un set standardizzato di prodotti. In una richiesta di preventivo, una società fornirà una ripartizione articolo per articolo dei servizi esatti o prodotti che richiede insieme a scadenze per la consegna., Una richiesta di quotazione è simile a una richiesta di offerta (RFT), che invita a fare offerte su un progetto.
Richiesta di proposta (RFP)
Sollecitazione per una proposta approfondita per un particolare progetto. Una RFP differisce da una RFQ nel senso che cerca soluzioni specifiche per un problema non standard, spesso un progetto ampio, piuttosto che una citazione per un insieme definito di prodotti che avranno le stesse specifiche (o molto simili) indipendentemente dal fornitore. In questo caso, i fornitori possono essere grandi aziende o individui, come nel caso di una richiesta di proposte freelance.,
Un RFQ, ad esempio, può essere utilizzato per richiedere un preventivo per un numero specifico di server e desktop come parte di un sistema IT. Una RFP, d’altra parte, verrebbe utilizzata per un progetto più generale, come una soluzione in outsourcing per il servizio clienti.
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Che aspetto ha un buon RFI?
Quindi, che aspetto ha un buon RFI?
Quando un’azienda invia un RFI, è con un obiettivo molto specifico in mente: valutare i fornitori nel modo più rapido ed efficiente possibile.,
A tal fine, un RFI solido avrà quasi sempre le seguenti sei qualità:
Chiede informazioni da fornire in un formato standard
Un RFI ben preparato fornirà dettagli chiari su come le risposte dovrebbero essere formattate. Preferibilmente, verrà incluso un modello che corrisponde alle specifiche delle informazioni richieste.
Fornisce linee guida chiare per le risposte
Insieme a un formato chiaro per le risposte, vengono forniti ulteriori dettagli su come rispondere., Queste linee guida includono un lasso di tempo o una scadenza per la presentazione, indicazioni su come i fornitori possono chiedere ulteriori chiarimenti e dettagli su come includere qualsiasi informazione non essenziale, ad esempio quando un fornitore potrebbe avere una nuova soluzione che potrebbe essere più adatta alle esigenze dell’azienda.
Non include richieste di prodotto/servizio eccessivamente dettagliate
Ricorda che un RFI viene utilizzato per acquisire informazioni generali. Se un’azienda richiede prezzi specifici del prodotto senza utilizzare il modello di RFQ corretto, ciò comporterà perdite di tempo sia per il mittente che per il destinatario.,
Non provare a unire scopi separati in questa fase. È essenziale ricordare che le RFI sono destinate a scopi comparativi, non per prendere una decisione finale di acquisto.
Considera il destinatario
Tieni presente che un fornitore deve esaurire le risorse per preparare una risposta. Rendere il più semplice possibile per i destinatari raccogliere e inviare le informazioni necessarie aumenterà sia la qualità che la quantità delle risposte.
Basato su un modello collaudato
Le RFI dovrebbero essere basate su modelli che hanno funzionato bene in passato.,
Il software Cloud proposal fornisce gli strumenti di analisi e creazione di documenti necessari per integrare modelli efficaci nel software esistente e creare un flusso di lavoro di proposta intelligente.
(Fonte: PandaDoc)
Sfrutta le migliori pratiche di follow-up
La ricerca mostra che le e-mail vengono inviate al meglio la mattina tardi nei giorni feriali e le e-mail di follow-up dovrebbero essere inviate con regolarità quasi immediatamente dopo la prima e-mail. Seguire le migliori pratiche per garantire risposte rapide.
Come scrivere un RFI
Le RFI tendono ad avere una struttura simile, strettamente correlata a un formato di proposta., Mentre ogni RFI è unico-in base alle esigenze specifiche del mittente – la comprensione di questo formato di base vi darà una buona messa a terra nella creazione di RFI efficaci.
Includi i seguenti quattro elementi nel tuo RFI:
Panoramica
Qui, descrivi ciò che stai cercando in termini generali, insieme ad alcune informazioni introduttive sulla tua azienda.
La panoramica non dovrebbe essere più lunga di alcuni paragrafi. Dopo averlo letto, i fornitori dovrebbero capire che il documento è un RFI, sapere chi sei ed essere chiari sui risultati finali richiesti.,
Dettagli dei servizi richiesti
In questa sezione, è necessario elaborare in modo più dettagliato i prodotti e / o i servizi richiesti. Indicare esplicitamente le specifiche esatte – come prezzi generali, tempi di consegna, requisiti del personale, ecc. – che sono appropriati in questa fase.
Non vuoi essere eccessivamente dettagliato, ma dovresti fornire informazioni sufficienti affinché il fornitore fornisca una risposta completa in linea con i tuoi requisiti informativi, consentendo di effettuare un confronto affidabile.,
Guida su come rispondere
È importante includere dettagli su come un destinatario dovrebbe rispondere.
Includere linee guida sul formato che i destinatari devono utilizzare o, ancora meglio, un modello pre-made. Inoltre, includere la scadenza per le risposte qui.
Punti di chiarimento
Eventuali ulteriori dettagli che non rientrano in altre sezioni dovrebbero essere messi qui.
Puoi includere informazioni su soluzioni che non stai cercando, come alternative simili ma indesiderate, preferenze per il personale, prove di esperienze passate (casi di studio) e così via., Puoi anche includere informazioni sul tuo processo di valutazione.
Le RFI nel settore delle costruzioni
Le RFI nel settore delle costruzioni svolgono due funzioni.
Da un lato, più RFI – per manodopera, materiali da costruzione, servizi di architetto, ecc. – vengono inviati prima dell’inizio dei lavori, al fine di valutare i costi stimati del progetto e scegliere i fornitori.
Dall’altro, è comune che le RFI vengano utilizzate durante la costruzione man mano che sorgono nuovi requisiti e si incontrano ambiguità nei piani esistenti.
Le RFI sono documenti di costruzione cruciali., Ad esempio, vengono spesso inviati agli appaltatori esistenti per chiedere chiarimenti su materiali, disegni, specifiche, ecc. Esistono formati standardizzati per richiedere questo tipo di informazioni, che consentono a tutte le parti di coordinarsi facilmente.
RFI nella pubblicità
Selezionare un servizio pubblicitario, specialmente per un progetto più ampio, può essere scoraggiante. Ci sono un sacco di agenzie, ognuna con il proprio ethos e punti di forza del design. Inoltre, le proposte pubblicitarie complete di solito richiedono molto tempo per essere valutate. Ciò rende molto importante il filtraggio dei candidati nelle fasi iniziali.,
Poiché le agenzie pubblicitarie sono strettamente allineate con i marchi dei loro clienti, le RFI per la pubblicità dovrebbero includere maggiori dettagli sul mittente rispetto ad altri settori.
Allo stesso modo, poiché i servizi pubblicitari tendono ad essere abbastanza “aperti”, è spesso opportuno porre domande più generali – sulla cultura, le esperienze passate, l’approccio generale, ecc. – e cercare casi di studio di progetti recenti. Rich media-come video e immagini-hanno anche un posto nella pubblicità RFI.,
RFI nel settore IT
Le RFI sono particolarmente utili per il settore IT perché spesso le aziende richiedono soluzioni sfumate e personalizzate per lunghi periodi di tempo. Queste soluzioni sono fondamentali per il funzionamento di un’azienda e rappresentano invariabilmente un investimento considerevole, quindi il processo di selezione è cruciale.
Le RFI sono modi eccellenti per iniziare il contatto con nuovi fornitori., Il processo di valutazione prevederà probabilmente numerose fasi nelle fasi successive, con dimostrazioni di persona e disaggregazioni dettagliate voce per voce, pertanto questi requisiti aziendali dovrebbero essere chiariti nell’RFI.
Inoltre, poiché le soluzioni IT sono alla base di numerosi processi interdipartimentali, un RFI per il settore IT dovrebbe essere chiaro su tutti i molteplici risultati richiesti, come l’esecuzione del libro paga, la gestione delle risorse umane, l’integrazione con la tecnologia esistente, ecc. – per garantire un fornitore in grado di soddisfare loro.,
Portare tutto insieme
Usato correttamente, RFI sono immensamente utile nel risparmio di tempo e denaro. Essi consentono di valutare rapidamente decine – se non centinaia-di fornitori, ottenere il miglior prezzo possibile, e formare nuove relazioni win-win.
Concentrarsi sui processi sottostanti è la vera chiave del successo con le RFI. L’implementazione di strategie di scrittura comprovate è essenziale. L’uso della tecnologia che consente di monitorare, testare e migliorare i processi RFI è assolutamente fondamentale.
Ma non prendere la nostra parola per questo, lascia che i risultati parlino da soli!,
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