információkérés (RFI) hihetetlenül hasznos dokumentum.
ha megfelelően kialakított, rfi-k lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy könnyen emészthető információkat gyűjtsenek a potenciális beszállítókról. Emellett előmozdítják a gyártók közötti versenyt, tisztázzák a lehetséges új megoldásokat, és lehetővé teszik a vállalatok számára, hogy jelentős lépéseket tegyenek a lehető legköltséghatékonyabb, legmagasabb minőségű megoldás elérése érdekében.
de a legtöbb vállalat rosszul kezeli a folyamatot., Legyen szó gyenge kutatásról, rosszul megírt dokumentációról vagy nem hatékony nyomon követésről, az egyszerű hibák gyakran az optimálisnál kevesebb eredményhez vezetnek.
tipp: olvassa el az RFP választ.
tehát, ha felkészül egy RFI küldésére, vagy ha szívesen egyszerűsíti a vállalat jelenlegi folyamatait, akkor fedezzük Önt.
felvázoljuk az erős rfi-k készítésének legfontosabb lépéseit, meghatározzuk a kulcsfontosságú kifejezéseket, és pontosan megmondjuk, hogyan lehet a meglévő formális folyamatokat a lehető leghatékonyabbá tenni.,
az információkérés olyan dokumentum, amely információkat kér a beszállítóktól termékeikről és/vagy szolgáltatásaikról. Ez egy előzetes dokumentum, általában küldött elején a vásárlási folyamat során, azzal a céllal, hogy az összejövetel általános információk a gyártó képessége, hogy megfeleljen a vállalat igényeinek megoldani egyedi problémák.
általánosságban elmondható, hogy az RFI-t a potenciális jelöltek szűrésére használják (különösen az építés, az informatika és a reklám területén), mielőtt konkrétabb javaslatkérést (RFP) vagy árajánlatkérést (RFQ) küldene.
az RFI általában szabványos formátumot követ., A feladó célja annak értékelése, hogy mely potenciális beszállítók életképesek. Mint ilyen, bizonyos fokú specifikus ness szükséges a gyártók válaszaiban. Ebben a szakaszban azonban nem nyújtanak részletes javaslatokat vagy idézeteket.
az RFI küldése számos előnnyel jár.
először is lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy jelentősen csökkentsék a potenciális beszállítók körét – ami mind időben, mind pénzben megtakarítást eredményez későbbi szakaszokban, amikor részletes javaslatokat kell értékelni.,
másodszor, mivel a válaszokat szabványos formátumban küldik el, az RFI-re adott válaszok rendkívül hasznosak az összehasonlításhoz.
végül az RFI ösztönözheti a gyártók közötti versenyt, különösen akkor, ha egy nyilvános platformon osztják meg, amely nagyszámú választ hív meg.
tipp: Ismerje meg a legjobb RFP szoftvert, amely segít az RFI, RFP és RFQ folyamatok kezelésében 2019-ben.
rfi vs. RFQ vs. RFP
az alapvető különbség egy RFI, egy RFQ és egy RFP között az a részletszint, amelyet mindegyik tartalmaz., Továbbá, RFIs, RFQs, RFPs küldött különböző szakaszaiban a beszerzési folyamat, a RFQs vagy RFPs küldött, ha a cég egy ellenőrzött shortlist a potenciális gyártók, és kész vásárolni.
az RFI a vásárlási folyamat legkorábbi szakaszát jelenti. Elsődleges célja az információk gyűjtése. Az RFI több esetben előzetes lépést jelent a pályázati vagy Árajánlatkérés elküldése és az ajánlattételi eljárás megindítása előtt.
például egy támogatási szervezet RFI-t küldhet azon címzettek listájának szűrésére, akiktől támogatási javaslatokat kíván kérni.,
itt van egy gyors lepusztulás a legfontosabb különbségek:
információkérés (rfi)
általános információkérés arról, hogy az eladó képes – e terméket vagy szolgáltatást nyújtani-a megkereső vállalat egyedi igényeit figyelembe véve.
Árajánlatkérés (RFQ)
egy adott Árajánlat kérése egy szabványosított termékkészlethez. Árajánlat iránti kérelemben a vállalat tételenként lebontja az általa igényelt pontos szolgáltatásokat vagy termékeket, valamint a szállítási határidőket., Az árajánlat iránti kérelem hasonló a pályázati felhíváshoz (RFT), amely felkéri a projektre vonatkozó ajánlattételt.
javaslatkérés (RFP)
egy adott projektre vonatkozó részletes javaslat kérése. Az RFP abban az értelemben különbözik az RFQ-tól, hogy konkrét megoldásokat keres egy nem szabványos problémára, gyakran egy széles projektre, nem pedig egy olyan termékcsoportra vonatkozó árajánlatra, amely ugyanazokkal a specifikációkkal (vagy nagyon hasonlókkal) rendelkezik, függetlenül a szállítótól. Ebben az esetben a beszállítók lehetnek nagyvállalatok vagy magánszemélyek, mint a szabadúszó pályázatok iránti kérelem esetén.,
egy RFQ például egy adott számú kiszolgálóra és asztali gépre vonatkozó árajánlat igénylésére használható egy informatikai rendszer részeként. Egy RFP, másrészről, lenne használni egy általánosabb projekt, mint például egy kiszervezett megoldás ügyfélszolgálat.
kapcsolódó: RFI, RFP és RFQ…mi az az RFT? Tudjon meg többet a pályázati kérelemről!
hogyan néz ki egy jó RFI?
Szóval, hogyan néz ki egy jó RFI?
amikor egy vállalat rfi-t küld, egy nagyon konkrét célt szem előtt tartva: a gyártókat a lehető leggyorsabban és leghatékonyabban értékelni.,
ebből a célból a szilárd RFI szinte mindig a következő hat tulajdonsággal rendelkezik:
kéri, hogy az információkat szabványos formátumban adják meg
egy jól kialakított RFI egyértelmű részleteket nyújt arról, hogy a válaszokat hogyan kell formázni. Előnyösen egy olyan sablont fognak tartalmazni, amely megfelel a kért információk sajátosságainak.
egyértelmű iránymutatásokat ad a válaszokra
a válaszok egyértelmű formátumával együtt további részleteket is megadnak a válaszadás módjáról., Ezek az iránymutatások tartalmazzák a benyújtás időkeretét vagy határidejét, útmutatást arról, hogy a gyártók hogyan kereshetnek további pontosítást, és részleteket arról, hogyan lehet bármilyen nem alapvető információt felvenni-például amikor egy eladónak új megoldása lehet, amely jobban megfelel a vállalat igényeinek.
nem tartalmazza a túlságosan részletes termék / szolgáltatás kéréseket
ne feledje, hogy az RFI-t Általános információk megszerzésére használják. Ha egy vállalat a megfelelő RFQ sablon használata nélkül konkrét termékárazást kér, az időveszteséghez vezet mind a feladó, mind a címzett számára.,
ebben a szakaszban ne próbálja meg egyesíteni a különálló célokat. Fontos megjegyezni, hogy az RFI-k összehasonlító célokra szolgálnak, nem pedig végső vásárlási döntés meghozatalára.
úgy véli, hogy a címzett
ne feledje, hogy az eladónak kimerítenie kell az erőforrásokat a válasz elkészítéséhez. Ha a címzettek számára a lehető legegyszerűbbé válik a szükséges információk összegyűjtése és elküldése, az mind a válaszok minőségét, mind mennyiségét növeli.
egy bevált sablon alapján a
rfi-knek olyan sablonokon kell alapulniuk, amelyek a múltban jól működtek.,
A Cloud proposition szoftver biztosítja a hatékony sablonok meglévő szoftverbe történő integrálásához, valamint egy intelligens javaslat munkafolyamat felépítéséhez szükséges elemzési és dokumentumkészítő eszközöket.
(Forrás: PandaDoc)
kihasználja nyomon követni a legjobb gyakorlatokat
A kutatások azt mutatják, hogy az e-maileket hétköznap késő reggel küldik el, és az e-maileket rendszeresen kell küldeni szinte azonnal az első e-mail után. Kövesse a legjobb gyakorlatokat a gyors válaszok biztosítása érdekében.
hogyan kell írni egy RFI
RFIs általában hasonló szerkezetű, szorosan kapcsolódik a javaslat formátum., Míg minden RFI egyedülálló-a feladó egyedi igényei alapján-ennek az alapvető formátumnak a megértése jó alapot nyújt a hatékony rfi-k készítéséhez.
tartalmazza a következő négy elemet az RFI-ben:
áttekintés
itt vázolja fel, hogy mit keres általában, valamint néhány bevezető információt a cégéről.
az áttekintés nem lehet hosszabb, mint néhány bekezdés. Elolvasása után a gyártóknak meg kell érteniük, hogy a dokumentum RFI, tudják, ki vagy, és tisztában kell lenniük azzal, hogy milyen szállításokra van szüksége.,
A szükséges szolgáltatások részletei
ebben a szakaszban részletesebben ki kell dolgoznia a szükséges termékeket és/vagy szolgáltatásokat. Kifejezetten adja meg a pontos specifikációkat – például az Általános árképzést, a szállítási határidőket, a személyzeti követelményeket stb. – ez ebben a szakaszban megfelelő.
nem akarja, hogy túlságosan részletes legyen, de elegendő információt kell adnia ahhoz, hogy az eladó átfogó választ adjon az információs követelményeknek megfelelően, lehetővé téve a robusztus összehasonlítást.,
útmutatás arról, hogyan kell válaszolni
fontos, hogy részleteket tartalmazzon arról, hogy a címzettnek hogyan kell válaszolnia.
tartalmazzon irányelveket arról a formátumról, amelyet a címzetteknek használniuk kell, vagy még jobb, egy előre elkészített sablont. Is, tartalmazza a határidő válaszok itt.
pontosítás
minden további részletet, amely nem illeszkedik más szakaszokba, itt kell elhelyezni.
információkat tartalmazhat a nem keresett megoldásokról – például hasonló, de nem kívánt alternatívákról, a személyzet preferenciáiról, a múltbeli tapasztalatok bizonyítékairól (esettanulmányok) stb., Ön is tartalmazhat információkat az értékelési folyamat.
rfi-k az építőiparban
rfi-k az építőiparban két funkciót szolgálnak.
egyrészt több rfi-munka, építőanyagok, építész szolgáltatások stb. – a munka megkezdése előtt kerülnek elküldésre, annak érdekében, hogy felmérjék a projekt becsült költségeit, és kiválaszthassák a beszállítókat.
másrészt gyakori, hogy az RFI-ket az építkezés során használják, mivel új követelmények merülnek fel, és a meglévő tervekben kétértelműség merül fel.
az RFI-K alapvető építési dokumentumok., Például gyakran elküldik őket a meglévő vállalkozóknak, hogy tisztázzák az anyagokat, a terveket, a specifikációkat stb. Vannak szabványosított formátumok az ilyen típusú információk kéréséhez, amelyek lehetővé teszik minden fél számára, hogy könnyen koordinálhasson.
RFIs a reklámban
a hirdetési szolgáltatás kiválasztása, különösen egy nagyobb projekt esetében, ijesztő lehet. Rengeteg Ügynökség van, mindegyiknek megvan a maga ethosza és tervezési erőssége. Mi több, a teljes hirdetési javaslatok általában hosszú időt vesznek igénybe az értékeléshez. Ez teszi szűrés jelöltek a korai szakaszban nagyon fontos.,
mivel a reklámügynökségek szorosan illeszkednek ügyfeleik márkáihoz, a reklámozási rfi-knak több részletet kell tartalmazniuk a feladóról, mint más iparágak.
hasonlóképpen, mivel a hirdetési szolgáltatások általában “nyitottak”, gyakran helyénvaló általánosabb kérdéseket feltenni – a kultúráról, a múltbeli tapasztalatokról, az általános megközelítésről stb. – és keress esettanulmányokat a legújabb projektekről. A gazdag média-mint például a videók és a képek-szintén helyet foglal el az RFI-k reklámozásában.,
rfi-k az IT-szektorban a
rfi-k különösen hasznosak az IT-szektor számára, mivel a vállalatok gyakran hosszabb ideig igényelnek árnyalt és személyre szabott megoldásokat. Ezek a megoldások alapvető fontosságúak a vállalat működéséhez, és mindig jelentős befektetést jelentenek, ezért a kiválasztási folyamat döntő fontosságú.
az RFI-k kiváló módja annak, hogy kapcsolatba lépjenek az új gyártókkal., Az értékelési folyamat valószínűleg számos lépést fog magában foglalni a későbbi szakaszokban – személyes bemutatók és részletes tételenkénti bontások bevonásával -, ezért ezeket az üzleti követelményeket egyértelművé kell tenni az RFI-ben.
Mi több, mert a megoldások underly számos osztályközi folyamatok, a RFI az informatikai szektor tisztában kell lenni a többszörös eredmények szükség – mint például a futás, bérszámfejtés, ügyvezető HR, integrálása a meglévő technológia, stb. – annak biztosítása érdekében, hogy a szállító találkozhasson velük.,
hozza össze az egészet
helyesen használt, rfi-k rendkívül hasznos időt és pénzt takaríthat meg. Ezek lehetővé teszik, hogy gyorsan értékelni több tucat – ha nem több száz-a gyártók, hogy a lehető legjobb áron, és új win-win kapcsolatok.
a mögöttes folyamatokra való összpontosítás az RFI-k sikerének valódi kulcsa. A bevált írási stratégiák végrehajtása elengedhetetlen. Az RFI-folyamatok nyomon követését, tesztelését és javítását lehetővé tevő technológia használata abszolút kritikus fontosságú.
de ne vegye figyelembe a szavunkat, hagyja, hogy az eredmények magukért beszéljenek!,
készen áll arra, hogy többet megtudjon a különböző javaslatfolyamatokról? Ismerje meg a legjobb beszerzési szoftvert 2019-ben a valós felhasználói értékelésekből.