ezt a bejegyzést eredetileg 2015.Május 12-én tették közzé, majd 2017. szeptember 12-én új információkkal frissítették.
Ez a heti projektállapot-jelentés egy kreatív projekt kommunikációs áramlásának éltető eleme.
itt állítja be az elvárásokat, hozzárendel feladatokat, jelentést tesz az előrehaladásról, elismeri a problémákat, és elfogadja az időkereteket. Függetlenül attól, hogy az ipar vagy a projekt hatóköre, akkor kell ezt a létfontosságú heti kommunikáció minden kreatív projekt. Csináld ezt, és kevés-ha bármi-eshet át a repedéseken.,
de nem minden állapotjelentés jön létre egyenlően. Sem minden szervezet azonos projekt állapotjelentés “sablon”. Továbbá, nem minden ügyfél szeretné látni – és szeretné, hogy a csapatok, hogy-az azonos állapot információkat.
hogyan tudsz megbirkózni ezekkel az összetett követelményekkel, és még mindig hatékonyan kommunikálsz? Mi megy létre egy kényszerítő projekt állapotát jelentés?
ebben a cikkben megosztom véleményemet a hatékony kreatív projektjelentések létrehozásáról.,
A projekt Állapotjelentésének célja
középpontjában a projekt állapotjelentése kommunikációs eszköz.
és mint korábban említettük, a kommunikáció a projektmenedzsment egyik legfontosabb követelménye.
a projekt állapotjelentésének célja tehát az, hogy a projekt aktuális állapotát minden érdekelt fél (ügyfelek, szponzorok, saját csapat) felé közölje. Ez az, ahol elmondja az összes érdekelt félnek, hogy a projekt hogyan tartja magát, milyen mérföldköveket sikerült elérni, és milyen kérdésekkel szembesül.,
Ha a cél az, hogy hatékony és átlátható legyen, a részletes állapotjelentés az egyik legerősebb fegyver az arzenáljában.
bár a projektállapot-jelentések előnyei sokak, a következőket kell tudnia:
- Transparency: a Projektállapot-jelentések részletes frissítéseket tartalmaznak a megvalósított és függőben lévő mérföldkövekről. Azt is figyelmezteti őket, hogy minden aktuális vagy Közelgő kérdések. Ez javítja az átláthatóságot és bizalmat kelt.
- a kockázatok azonosítása és elkerülése: a kockázatkezelés az integrált projektmenedzsment kritikus része., A helyzetjelentés általában a nyitott kérdések és kockázatok részletes áttekintését tartalmazza. Ez segíthet a kockázatok korai felismerésében és elkerülésében.
- jobb erőforrás-kezelés: az állapotjelentés segít nyomon követni a különböző erőforrások előrehaladását. Ez segíthet abban, hogy szükség szerint eltolja az erőforrásokat a projektből/a projektből. Például, ha a haladás lassú, mert a tervező csapat alultervezett, akkor további tervezőket hozhat be a tempó javítása érdekében.
- Project health: az állapotjelentés magas szintű áttekintést nyújt a projekt egészségéről., Megmondja Önnek (és az érdekelt feleknek), hogy túl sok nyitott kérdés vagy túl sok kihagyott mérföldkő van-e. Ha az egészség rossz, akkor intézkedéseket hozhat a korai korrekció érdekében.
- elszámoltathatóság: az állapotjelentés mindenkinek elmondja, hogy a projekt mely része hiányzik, és mit kell a jövőben megvalósítani. Ez segít a csapat elszámoltatásában.
- költségvetés/hatókör kúszás: ez a jelentés világossá teszi, hogy a projekt költségvetésen kívüli – e, vagy ha túl sok nyitott változási kérelem vezet a hatókör kúszásához-létfontosságú a hatékony PM számára.,
ezeken túl a projekt állapotjelentése a nyitott kérdések és aggodalmak papírnyomát is létrehozza. Ez nagyon hasznos lehet bármilyen jövőbeli konfliktus esetén.
összefoglalva, a projekt állapotjelentése nagyobb egyértelműséget ad, javítja a követést, és rekordot hoz létre a projekt előrehaladásáról. Mint az egyik legfontosabb eszköz, meg kell, hogy minden időt és erőfeszítést szükséges, hogy ez a lehető leghasznosabb.,
A kreatív projekt Állapotjelentésének összetevői
a projekt állapotjelentésének célja az előrehaladás nyomon követése és a lehetséges problémák egyértelműségének biztosítása. Így a következő összetevőkkel kell rendelkeznie:
I. A feladat előrehaladása
A jelentés ezen szakasza célja, hogy az érdekelt felek számára áttekintést nyújtson a projekt előrehaladásáról a kész, nyitott és jövőbeli feladatok nyomon követésével.
három összetevővel kell rendelkeznie:
mi történt
Ez elég alapvető; nyomon követi a kész feladatokat, azaz., mi történt a projekt eddig.
általában ez csak az utolsó jelentési időszakra vonatkozik. Azonban, láttam olyan helyzeteket, amikor a menedzsment vagy az ügyfelek azt akarták, hogy ez a dátumokkal kapcsolatos legfontosabb eredmények folyamatos jelentése legyen.
így a befejezett projekt mérföldkövek mindig mindenki számára elérhetők, még akkor is, ha nem egy mesterprojekt ütemtervet nézel (ami meglepő módon sok ügyfél utál nézni, mert vagy nehezen követhető, vagy nem érti).,
mi történik most
A jelentés ezen része lefedi, hogy milyen tevékenységek zajlanak jelenleg. Ez általában a projekt ütemtervében szereplő összes aktív fontos feladat összefoglalása. Az összefoglalónak magas szinten kell lennie, nem pedig a részletes feladat szintjén, amint azt a mesterprojekt ütemtervében jelentették.
gyakran ez az alapja a legtöbb vita, hogy fog történni a heti állapot hívás vagy találkozó a projekt csapat és az ügyfél.
mi jön
Ez a szakasz áttekintést ad az érdekelt feleknek a közelgő feladatokról., Ez különösen hasznos, mert segít abban, hogy senki ne lepődjön meg, amikor egy tevékenység elindul.
szeretem nézni, hogy mi jön, nem csak a következő héten, hanem a következő két hétben. Az embereknek időre van szükségük a mentális felkészüléshez. Ha csak egy hét ablakot adnak nekik arról, hogy milyen feladatok indulnak, nem elegendő idő ahhoz, hogy készen álljanak a közelgő feladatok vezetésére.
a kéthetes heads-up általában jelentősen segít. Végül is az a célom, hogy produktívvá és sikeressé tegyem őket, és ne kapjam el őket, és járuljak hozzá a kudarcukhoz.
II., Kérdések, kockázatok és változási kérelmek
mint korábban említettem, a projekt státuszjelentésének egyik fő feladata a nyitott kérdések, a lehetséges kockázatok és a változási kérelmek nyomon követése. Miután egy külön rész nyomon követni ezeket segít sokat.
itt van, mit kell tartalmaznia ebben a szakaszban:
aktuális problémák állapota
minden projektnek van néhány problémája. Azoknak a fennálló problémáknak a listája, az aktuális állapot vagy művelet elem az egyes kiadásokhoz, valamint az, hogy kihez van hozzárendelve, nagyszerű dolog az állapotjelentésbe belefoglalni.,
mindenki előtt tartja, és megkönnyíti, hogy a heti állapothívások során létfontosságú vitapontként szerepeljen.
nyitott kockázatok
ennek a résznek két összetevője van:
- figyelmeztesse az érdekelteket az aktuális nyitott kockázatokról és a velük való kezelési tervről.
- az érdekelt feleknek áttekintést kell adniuk a kockázatkezelési tervről, hogy általában észrevegyék és kezeljék a kockázatokat.
change requests
a változási kérelmek kezelése kulcsfontosságú része a PM felelősségének., Ezzel a szekcióval nyomon követheti az aktuális nyílt változási kérelmeket. Jelölje ki azt is, hogy az érdekelt feleknek milyen lépéseket kell tenniük az egyes kérelmek kezeléséhez.
például, ha van egy változás a projekt hatókörét, érdemes egy érdekelt, hogy növelje a projekt költségvetését.
ne feledje: az Ön feladata nem csak az aggodalmak katalógusa, hanem az érdekelt felek útmutatása is a velük való bánásmódról.
change orders history
a change order információk valóban csak tájékoztató jellegűek., Jó ötlet azonban, ha ezeket összefoglaljuk a heti állapotjelentésben, hogy az ügyfél tisztában legyen azzal, hogyan és miért változott a hatókör (és a költségvetés) eddig a projekt életében.
III. Mérföldkövek & Eredmények
Gantt diagramok Workamajig követésére különböző mérföldkövek
Ez az, ahol nyomon követheti, mi aránya a projekt befejeződött, valamint, hogy mi mérföldkövek elértél eddig., A feladat előrehaladása szakasz mellett ez áttekintést ad az érdekelt feleknek arról, hogy a projekt hogyan halad.
Itt van, mit kell tartalmaznia, ebben a részben:
Mérföldkövek befejezett
ebben a részben megmutatom érintettek:
- Mennyi (százalékban) az egyes mérföldkő befejeződött eddig
- Jelenlegi mérföldkövek
- Kész mérföldkövek
- Közelgő mérföldkövek
nézzük meg, hogy a képi formátumban (például a Gantt diagram), hogy javítsa a megértés.,
Indítás/befejezés dátumok
minden jelentős mérföldkő, a következők:
- Tervezett kezdés/befejezés dátumok
- Általában a rajt/cél dátumok
Ez fog mondani az embereknek, hogy gyorsan (vagy lassú) már a projekt eddig elért eredményeket.
IV. Financial Health
ebben a szakaszban beszámol a projekt pénzügyi egészségéről, azaz arról, hogy a költségvetés mekkora részét fogyasztották el, és hogy jó úton halad-e, hogy lépést tartson a költségvetési elvárásokkal.
Ez a szakasz természetesen nem kötelező., Egyes ügyfelek nem szívesen adják ki mindenkinek a projekt költségvetését és pénzügyi egészségét. Ebben az esetben teljesen eltávolíthatja ezt a részt, vagy magas szintű áttekintést kínálhat minimális részletekkel. Hagyjon részletes jelentést a pénzügyi elemzés nézetéhez.
Hogyan hozzunk létre egy projekt Állapotjelentési sablont
mivel hetente/kéthetente/havonta kell elküldenie a jelentést, nyilvánvalóan azt akarja, hogy a projekt állapotjelentési sablonja megkönnyítse a dolgokat.,
Íme néhány tipp, amelyet követnie kell a sablon létrehozásakor:
hozzon létre egy részletes végrehajtó áttekintést
az érdekelt felek elfoglaltak. Míg néhányan át fogják ásni a teljes jelentést, a legtöbb inkább egy pillanat alatt gyors áttekintést kap a főbb aggodalmakról.
így kezdje el jelentését részletes végrehajtó áttekintéssel.
itt van, amit meg kell adnia ebben az áttekintésben:
- Projektazonosítók: helyezze a legnyilvánvalóbb információkat – a projekt nevét, dátumát és a projektmenedzser nevét – a jelentés tetejére.,
- projekt összefoglaló: a legnagyobb problémák, kockázatok és mérföldkövek rövid összefoglalása. Tegyen bele mindent, ami az érdekelt fél sürgős figyelmét igényli.
- Project health: A projekt komponenseinek különböző részeinek aktuális egészsége (feladat előrehaladása, mérföldkövek, kockázatok stb.).
ha lehetséges, használjon vizualizációt
a vizualizáció sokkal könnyebbé teszi az összetett jelentések olvasását az időpántos vezetők számára. Ahol csak lehetséges, használjon vizuális struktúrát az információk megosztásához, különösen a végrehajtó áttekintés szakaszban.,
például használhatja a zöld színt, hogy megmutassa, hogy egy összetevő jó egészségben van, piros valami, amire figyelmet kell fordítani.
Ha el akarja fogadni ezt a megközelítést, győződjön meg róla, hogy a vizuális adatokra vonatkozó egyezményeket hoz létre. Mindenkinek világosnak kell lennie, hogy mit jelent a” sárga “vagy a” piros ” szín. Az érdekelt feleknek tudniuk kell, hogy milyen formában jelenítik meg az adatokat (Gantt diagram a feladat előrehaladásához, százalékos táblázatok a mérföldkövekhez stb.).
ennek egy része nyilvánvaló lehet számodra (például a projekt egészségének színkódjai), de mindig jobb, ha nyilvánvaló, mint bármit feltételezni.,
használja ugyanazt a sablont
a következetesség kulcsfontosságú az egyértelműség érdekében az információk jelentésekor. Használja ugyanazt a sablont minden állapotjelentésben annak biztosítása érdekében, hogy az érdekelt felek ne keveredjenek össze.
ne feledje, hogy ez korlátozza a rugalmasságot. Nem lesz képes változtatni menet közben, ha új információkat szeretne jelenteni.
így győződjön meg arról, hogy az első sablonnak van helye az összes olyan információhoz, amelyet a jövőben jelenteni szeretne. Jobb túljelentkezni, mint aluljelentkezni.,
projektmenedzsment szoftver használata
A projekt állapotjelentése a Workamajig
Kreatív projektmenedzsment szoftver, mint például a Workamajig, sokkal könnyebbé teszi a jelentést. A PM szoftver automatikusan nyomon tudja követni a különböző mérföldkövek állapotát és a feladat előrehaladását. Az olyan eszközök, mint a Workamajig, szintén igazodnak a projekt ütemtervéhez és költségvetéséhez, hogy (és az érdekelt feleknek) világos betekintést nyújtsanak a projekt pénzügyi helyzetébe.
a legtöbb PM eszköz beépített jelentéskészítő eszközökkel is rendelkezik, amelyek segítenek a projekt állapotának és aktivitási jelentéseinek gyors létrehozásában., Ezeket a jelentéseket PDF-ként exportálhatja az ügyfelekkel való megosztáshoz.
következtetés
a kreatív projekt állapotjelentése az egyik legfontosabb kommunikációs eszköz az Ön rendelkezésére. Jelentéseket küld hetente, kéthetente vagy havonta. Az állapotjelentés céljának és a benne szereplő összes összetevőnek a megértése sokkal könnyebbé teszi a jelentést.
most, hogy elolvasta ezt, hogyan különbözik ez a szokásos projektjelentési gyakorlatoktól? Milyen elemeket, hogy már fent felsorolt nem tartja létfontosságú?, És milyen elemeket tartalmaz hetente, amit kihagytam vagy nem említettem?