qu’est Ce qu’une facture pro forma? Tout ce que vous devez savoir

La facturation n’est peut-être pas la tâche la plus excitante dans la gestion quotidienne de votre entreprise, mais son importance est indéniable: elle maintient le flux de trésorerie entrant dans votre entreprise. La compréhension des différents types de factures est donc essentielle au développement de bonnes pratiques commerciales dans votre entreprise. Voici une introduction rapide à la facture pro forma et comment vous devriez les utiliser dans votre entreprise.,

dans cet article, vous apprendrez:

• qu’est-ce qu’une facture proforma

• en quoi une facture proforma diffère d’une facture ou d’un devis

• lorsque vous devez utiliser une facture proforma

• comment créer au mieux une facture proforma

presque toutes les entreprises gèrent les factures d’une manière ou d’une autre, Qu’il s’agisse de les émettre eux-mêmes ou de les recevoir de fournisseurs. La facturation est, après tout, une partie essentielle de la gestion d’une entreprise, vous permettant d’être payé à l’époque, de garder trace de vos revenus et de vos dépenses, et de préparer vos livres pour impôt jour., Mais qu’en est-il des factures proforma?

qu’est Ce qu’une facture pro forma?

vous connaissez peut-être bien le terme « facture proforma », surtout si vous êtes un propriétaire d’entreprise déjà adepte dans le monde des factures., Mais pour ceux d’entre vous qui se grattent encore la tête, une facture pro forma est essentiellement un acte de vente provisoire que vous envoyez à votre client avant de livrer vos biens ou services.

Il contient généralement une date d’émission, une description de ce qui est vendu, et le montant total à payer ainsi que les taxes ou les frais qui pourraient être engagés entre le moment de l’émission et lors de la livraison. Fournir une estimation aussi précise que possible, l’objectif d’une facture pro forma est d’éviter d’exposer votre client à des frais ou des droits imprévus.,

tout comme une facture, une facture pro forma est un accord commercial contraignant. Ce qui différencie les deux, cependant, est que les conditions de vente d’une facture pro forma peuvent toujours être modifiées. Cela signifie qu’il ne s’applique qu’aux ventes qui n’ont pas encore été réalisées.

ils n’ont pas non plus de numéro de facture séquentiel unique – ce qui est requis sur toutes les factures légales – et doivent être clairement étiquetés pro forma. Surtout, une facture pro forma n’a pas de valeur fiscale et ne contient pas de moyen de paiement, elle ne doit donc pas être incluse dans vos documents comptables.,

Quelle est la différence entre une facture, une facture pro forma et un devis?

en surface, les factures proforma et les devis ont beaucoup en commun. Ils sont tous deux utilisés en grande partie de la même manière, les deux fournissent des informations sur une vente et ne sont pas non plus des documents juridiques à part entière. Là où ils diffèrent, c’est dans leur but.

Citation

Un devis est une estimation des coûts pour un article ou un service que votre client a exprimé un intérêt dans l’achat., Il est beaucoup moins formel qu’une facture pro forma et est généralement envoyé pendant les premières étapes du processus de vente. Il n’inclut pas non plus nécessairement des informations détaillées sur les articles ou les services proposés, fournissant plutôt une idée approximative de la quantité et du prix.

important, une citation n’est pas un document avec aucune sorte d’obligation ou d’attente derrière elle. Comme une facture pro forma, elle n’a aucune valeur financière et la vente peut être acceptée par le client ou elle peut tout aussi facilement être annulée sans aucune conséquence.,

Facture Proforma

une facture proforma est également envoyée à un client avant la livraison de vos produits ou la prestation de vos services, mais elle est considérée plus contraignant qu’un devis – bien que non juridiquement contraignant comme une facture complétée.

plus de détails sont fournis, et il y a une marge de manœuvre en termes de négociation avant tout paiement.

facture

Les factures sont envoyées lorsque des marchandises ont été vendues ou des services rendus et que le paiement est maintenant dû., Le document est un accord contraignant, et le client a l’obligation de payer le prix indiqué. Et contrairement aux factures proforma, vous pouvez utiliser les factures pour récupérer la TVA.

donc, en bref, vous devez émettre une facture pro forma pour créer une vente potentielle et une facture lorsque cette vente est finalisée.

Quand devriez-vous envoyer une facture pro forma?

Il y a deux raisons principales pour lesquelles votre entreprise peut avoir besoin de créer un acte de vente provisoire avant la vente réelle., Soit vous souhaitez déclarer une estimation du coût final de l’article ou du service que vous fournissez, soit vous souhaitez expédier à l’international.

estimation des coûts

Les factures Proforma constituent une sorte d’accord de bonne foi entre vous et votre client.

ils sont une référence pour une vente, une ventilation des articles avec une indication précise du montant total dû – mais vous ne demandez pas de paiement.,

Cela fait d’une facture pro forma l’option idéale lorsqu’une vente n’a pas encore été finalisée ou que les biens ou services sont encore en cours de négociation, car vous fournissez un format qui peut être ajusté ultérieurement si nécessaire.

expédition internationale

Comme elles incluent souvent des détails sur l’expédition, l’emballage, le poids et les frais de livraison, les factures pro forma sont souvent utilisées dans l’industrie du transport maritime international. Ils aident à déclarer la valeur d’un article afin qu’il puisse passer rapidement à la douane et être livré à votre client à temps.,

Que doit faire une facture proforma ressembler?

Il n’y a pas d’exigences spécifiques concernant la structure d’une facture pro forma. Mais il est à la fois plus facile et plus sûr de le faire ressembler le plus possible à la structure des factures finalisées que vous créez.,

en conséquence, les modèles de facture pro forma incluent généralement:

• une date d’émission

• Les coordonnées de L’acheteur et du vendeur

• Les détails des biens ou services fournis et leurs prix convenus

• la TVA et autres taxes applicables

• Les frais d’expédition, le cas échéant

• Le montant total dû

Si vous créez toujours vos propres factures manuellement, il est assez facile d’adapter votre modèle de facture aux besoins d’une facture proforma.,

n’oubliez pas d’étiqueter correctement la facture comme « pro forma » et assurez-vous qu’elle ne contient aucun numéro de facture, car cela changera ce qui est un document informel en un document contraignant. Une date d’échéance de paiement et la date exacte de livraison ne sont pas non plus requises.

Comment créer une facture pro forma?

bien que Word et Excel offrent des modèles de facture, ils prennent du temps et une attention méticuleuse aux détails pour remplir correctement. De plus, vous pourriez rencontrer des complications tout au long du processus de vente si vous entrez des données numériques incorrectement dans vos factures.,

le logiciel de facturation est l’option la plus sûre pour toute entreprise à la recherche de paiements complets et rapides ainsi que de tenue de livres rapide et facile.

et bien que ce soit une expression courante aujourd’hui et rarement littérale, dans le cas de certains logiciels de facturation, il suffit de quelques clics pour créer une facture terminée. Pas de mise à jour fastidieuse ou de double vérification des numéros de facture. Il est automatique et instantanée.

SumUp Invoices fournit des modèles de facture faciles à utiliser qui peuvent être utilisés pour créer et envoyer des factures en moins d’une minute. Et avec tout ce qui est automatisé, vos factures sont garanties d’être irréprochables.,

ceci est finalement essentiel dans la gestion d’une entreprise, car l’émission de factures sans erreur augmente votre professionnalisme, facilite le processus de paiement et maintient vos livres en parfait état.