Le Project Management Body of Knowledge (PMBOK) divise les projets en cinq phases. Bien que le terme « phase » implique qu’ils sont effectués dans l’ordre chronologique, dans la pratique, ils peuvent être effectués hors ordre. Par exemple, lorsque des changements de projet surviennent, le gestionnaire de projet retourne à la phase de planification. Pour cette raison, ils sont officiellement appelés groupes de processus.
Les groupes de processus sont:
- l’initialisation. Le projet est autorisé, financé et défini., Cette phase se déroule au niveau organisationnel (c.-à-d. Au-dessus du projet). L’organisation définit un besoin d’affaires que le projet est censé satisfaire.
- de Planification. Le chef de projet élabore un plan de gestion de projet, qui définit comment le projet sera réalisé, qui fera le travail, combien de temps cela prendra, etc. Le plan de gestion du projet doit être approuvé par le promoteur du projet pour devenir officiel, et les changements doivent être approuvés de nouveau selon les processus de gestion du changement décrits dans ce document.
- exécution., L’équipe du projet se met au travail pour produire les livrables du projet.
- surveillance& contrôle. Le chef de projet s’assure que le travail est effectué conformément au plan et suit les écarts à l’aide d’une analyse de la valeur acquise pour le calendrier et les coûts, tout en surveillant la portée, les communications, les fournisseurs et tout autre élément nécessaire pour s’assurer que le projet se déroule conformément au plan.
- Fermeture. Le projet doit être officiellement fermé, les détails finaux déterminés, les fournisseurs libérés, etc.,
lancement du projet
cette phase comprend les travaux initiaux nécessaires à la création et à l’Autorisation du projet. Dans le PMBOK, il ne contient que deux processus:
- élaborer une charte de projet
- identifier les parties prenantes
la Charte de projet a pour but d’intégrer le projet et d’autoriser le gestionnaire de projet. Il est développé par l’organisme exécutant (c.-à-d. Au-dessus du projet) mais il peut être délégué au gestionnaire de projet., Il contient toutes les informations nécessaires pour remplir cette fonction, mais peut également inclure des éléments tels que:
- énoncé de portée
- allocation budgétaire initiale du projet
- parties prenantes principales
Une fois le projet lancé, le chef de projet passe à la phase de planification.
planification du projet
cette phase est souvent sous-estimée. Dans le PMBOK, il contient les 10 domaines de connaissances du projet. Le succès du projet est généralement directement lié à la quantité de planification qui a été effectuée.,
le principal document de gestion de projet créé au cours de cette phase est appelé Plan de gestion de projet et contient les informations suivantes:
- facteurs de réussite. La définition du succès du projet est établie. Cela inclut généralement le calendrier et le budget, mais il y a souvent beaucoup d’autres facteurs plus petits qui ne peuvent pas être négligés.
- l’énoncé de la Portée. Le travail qui fera partie du projet est identifié et ses limites établies.
- les produits Livrables. Les produits et/ou services que le projet produira sont énumérés.
- Calendrier., Le projet est divisé en tâches. Les échéanciers de chaque tâche sont déterminés et les délais pour chaque produit livrable du projet sont déterminés.
- Budget. Le coût estimatif de chaque tâche est déterminé et intégré dans un budget global du projet.
- plan des ressources Humaines. Les rôles et responsabilités de l’équipe de projet sont définis et la méthode d’acquisition des membres de l’équipe de projet est établie.
- plan de gestion de la qualité. Les normes de qualité pour les produits livrables sont identifiées et les mesures d’assurance et de contrôle de la qualité établies.
- plan de gestion des Risques., Les risques les plus importants pour les facteurs de réussite du projet (no 1) sont déterminés et analysés pour s’assurer qu’ils peuvent être gérés.
- Plan de gestion des achats. Les besoins des fournisseurs externes sont établis et les méthodes d’acquisition et de contrôle des fournisseurs externes établies.
- Modifier les procédures. La documentation et les méthodes par lesquelles les modifications au plan de gestion de projet seront traitées.
le plan de gestion du projet doit être approuvé par le promoteur du projet pour lancer la phase d’exécution du projet., À partir de ce moment, les changements doivent être apportés au moyen des méthodes de contrôle des changements de projet décrites dans le plan, qui devraient normalement inclure une nouvelle approbation par le promoteur du projet.
l’Exécution du Projet
Dans cette phase, la majeure partie du projet. Le chef de projet dirige et gère le travail de projet, et l’équipe de projet effectue. Les livrables du projet sont produits et livrés au promoteur du projet (ou à qui ils sont produits). Les deux principaux documents de gestion de projet au cours de cette phase sont:
- mises à jour de L’État du projet., Le gestionnaire de projet produit des mises à jour régulières de l’état selon les exigences du plan de gestion de projet. Ces mises à jour incluent généralement l’état des coûts et du calendrier ainsi que les projections futures.
- communications des parties prenantes. Chaque partie prenante doit généralement être communiquée selon ses propres termes avec des informations qui lui sont spécifiques. Pendant l’exécution du projet, cette communication est effectuée comme indiqué dans le plan de gestion du projet.
surveillance et contrôle
cette phase se déroule simultanément et parallèlement à la phase d’exécution du projet., Le gestionnaire de projet doit effectuer une surveillance et un contrôle suffisants pour s’assurer que les produits livrables du projet sont produits à temps, dans le respect du budget et de qualité suffisante.
la majeure partie du temps d’un gestionnaire de projet dans la phase de suivi du projet sera consacrée à un processus appelé analyse de la valeur acquise. Dans ce système, le chef de projet calcule l’état du projet à partir de deux points de vue: le calendrier et le coût. Cela peut être fait à tout moment et peut vous donner un excellent avertissement avancé du projet qui s’égare.,
Les variables calculées dans cette méthode sont:
- valeur planifiée (PV), est le montant budgétisé pour chaque tâche au point d’analyse spécifié (généralement aujourd’hui).
- valeur gagnée (EV), est le montant d’achèvement réel de chaque tâche par rapport au budget de la tâche.
- coût réel (AC), est la dépense réelle pour chaque tâche.
- La Variance de coût (CV) est le montant que le projet dans une position de dépassement ou de sous-exécution des coûts. CV = EV-AC
- L’indice de performance des coûts (IPC) est le montant relatif que le projet dépasse ou dépasse le budget. IPC = EV / AC.,
- écart de calendrier (SV) est le montant que le projet est en retard ou en avance sur le calendrier. SV = EV-PV.
- indice de Performance du calendrier (SPI) est le montant relatif que le projet est en avance ou en retard. SPI = EV / PV.
- D’autres variables anticipées comprennent le Budget à L’achèvement (BAC), L’estimation à L’achèvement (EAC), la Variance à L’achèvement (ACC), L’estimation à compléter (ETC) et L’indice de Performance à compléter (IPTC). Chacune de ces variables est décrite dans notre guide pratique d’analyse de la valeur acquise.,
L’analyse de la valeur gagnée est instantanée, c’est-à-dire qu’elle vous donnera un statut de projet directement au point d’analyse. Il s’agit d’un” instantané » de l’état du calendrier et du budget du projet à un moment donné.
Si la surveillance du projet entraîne des changements au plan de gestion du projet, les procédures de contrôle des changements décrites dans le plan sont mises en œuvre. Pour les petits projets, cela pourrait être aussi simple qu’un formulaire” journal des modifications ».
fermeture de projet
fait intéressant, la fermeture de projet est la phase la plus ignorée (ou minimisée) par les gestionnaires de projet., C’est probablement parce que le budget du projet a disparu, ou presque. Ou peut-être que nous voulons juste passer à autre chose. Mais peu importe pourquoi, la phase de clôture du projet est extrêmement visible pour les dirigeants d’entreprise et peut avoir un impact majeur sur la carrière des chefs de projet.
La clôture du projet comporte un livrable de gestion de projet: un rapport final. Ce rapport devrait comporter les parties suivantes:
- clôture officielle. Les contrats sont finalisés et le projet est déclaré terminé.
- le Financement. Le budget final du projet est confirmé et les fonds excédentaires sont versés dans les recettes générales.,
- marchés publics. Les contrats des fournisseurs du projet sont finalisés et des certificats d’achèvement sont délivrés.
- les derniers Détails. Documentation du travail réel effectué, des dessins tels que construits ou d’autres détails qui doivent être classés pour référence future.
- des Passifs. Garantie, d’assurance et les obligations doivent être établies et convenues.
- Libération des Ressources. L’équipe du projet, l’équipement et les autres ressources doivent être remis à la place qui leur revient.
- Leçons Apprises. La Documentation des leçons apprises au cours du projet peut être inestimable pour les projets futurs.,