Le Guide ultime pour envoyer des réponses prédéfinies dans Gmail

Souvent, les représentants des ventes envoyer similaire ou des e-mails et plus encore.

cependant, le temps passé à les rédiger n’est pas la meilleure utilisation de leur temps.

l’Un des meilleurs moyens d’augmenter la productivité?, Réduisez le temps passé à écrire des e-mails de vente en utilisant des réponses prédéfinies dans Gmail.

continuez à lire pour savoir:

• quelles sont exactement les réponses en conserve,
• quand et comment vous devez les utiliser,
• Comment gagner du temps en configurant des réponses en conserve dans Gmail, et
• Comment gagner encore plus de temps en accrochant Gmail à votre CRM

commençons par regarder ce que cette fonctionnalité Gmail soignée est.

Quelles sont les réponses en conserve dans Gmail?,

Le « Laboratoire de réponses en conserve” de Gmail vous permet de créer et d’enregistrer plusieurs modèles d’e-mail dans votre boîte de réception. Ceux-ci peuvent ensuite être envoyés avec un simple clic sur un bouton, ou même envoyés automatiquement. Comme vous pouvez l’imaginer, c’est un gain de temps énorme.

plus besoin de copier et coller des e-mails précédemment envoyés ou de perdre du temps à taper la même réponse encore et encore. Avec les réponses en conserve, vous gagnerez du temps et serez plus productif.,

Quand utiliser réponses en conserve:

réponses en Conserve vous aider à facilement et rapidement, de répondre aux situations qui se reproduisent souvent. Il y a beaucoup de situations où cela pourrait être utile:

• accepter des demandes d’emploi? Configurez une réponse en conserve pour informer les candidats que vous avez reçu leur demande et les remercier de leur demande.
• Les réponses prédéfinies vous permettent de configurer différentes signatures d’e-mail pour différents destinataires.,
• Si la planification de réunions prend beaucoup de temps, créez un modèle avec un lien vers votre logiciel de planification de calendrier et laissez les contacts choisir une heure qui fonctionne.
• lorsque quelqu’un envoie un e-mail pour obtenir de l’aide avec votre service ou produit, Ayez un e-mail prêt à l’emploi qui lui permet de savoir que vous avez reçu son message et que vous y êtes.
• Si vous avez les mêmes questions sur des ressources ou des conseils spécifiques, créez une réponse prédéfinie au lieu d’écrire un nouvel e-mail à chaque fois.
• Les réponses en conserve peuvent être utilisées pour envoyer des documents de routine ou de la paperasserie.,

Comment mettre en place des réponses préenregistrées dans Gmail:

La meilleure partie au sujet de cette fonctionnalité est que c’est simple pour commencer. Voici comment configurer les réponses en conserve dans Gmail:

Étape 1: Activez les réponses en conserve.

avant de pouvoir créer un modèle de réponse en conserve, vous devez l’activer., Dans Gmail, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur Paramètres.

une Fois que vous avez sélectionné les Paramètres, il y aura un onglet intitulé Avancé sur le côté droit. Sous cet onglet se trouve une liste de fonctionnalités que vous pouvez activer ou désactiver. Activez les réponses prédéfinies.

assurez-vous d’enregistrer vos modifications en cliquant sur l’onglet au bas de la page.,

Étape 2: rédiger un e-mail/créer votre premier modèle.

La prochaine étape: composer un email (un email de vente peut-être?) pour servir de premier modèle de réponse en conserve. Vous pouvez choisir d’écrire quelque chose de nouveau, ou si vous avez déjà une réponse d’un fil précédent, vous pouvez le copier et le coller.

Étape 3: Sélectionnez « réponses en conserve” dans le coin inférieur droit.,

Après vous avez terminé d’écrire votre premier modèle, cliquez sur les trois points verticaux dans le coin inférieur droit. Sélectionnez « réponses en conserve », puis « nouvelle réponse en conserve ».”

Une boîte de dialogue s’affiche vous demandant de nommer vos conserves de réponse. Choisissez quelque chose qui vous permettra de vous rappeler facilement à quoi il sert.

Et c’est tout! Vous pouvez maintenant utiliser vos réponses prédéfinies pour envoyer des e-mails rapides et efficaces.,

Comment utiliser une conserve de réponse dans Gmail:

Maintenant que vous savez comment créer une réponse toute faite dans Gmail, nous allons jeter un oeil à la façon de mettre ces modèles en action.

Étape 1: Sélectionnez réponses en conserve dans le coin inférieur droit.

dans le coin inférieur droit de la fenêtre de composition se trouvent trois points verticaux. Cliquez dessus, suivi de  » réponses en conserve. »Sélectionnez la réponse en conserve que vous souhaitez utiliser sous « Insérer.,”

Étape 2: Sélectionnez votre destinataire et de l’envoyer.

Votre réponse en conserve sera automatiquement copiée et collée dans votre fenêtre de composition. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le destinataire et de l’envoyer.

Vous pouvez également utiliser des réponses prédéfinies lorsque vous répondez à un e-mail.,

Comment envoyer des réponses en conserve que l’auto-répond:

une Autre façon de prendre avantage des réponses en conserve est de mettre en place des réponses automatiques. De cette façon, il n’y a presque pas de travail manuel impliqué.

Étape 1: Créer un nouveau filtre.

sous Paramètres, vous trouverez un onglet intitulé « filtres et adresses bloquées.” Cliquez dessus et sélectionnez « Créer un nouveau filtre” dans le milieu de l’écran.,

Étape 2: Sélectionnez vos critères pour une auto-réponse.

Une nouvelle fenêtre apparaîtra où vous pourrez sélectionner les critères que vous souhaitez pour votre réponse automatique en conserve. Cela inclut de qui il vient, les mots-clés dans la ligne d’objet et les mots réels dans l’e-mail.

Après avoir fini de remplir cette page, cliquez sur « Créer un filtre., »Dans la case suivante, cliquez sur la case à cocher” Envoyer une réponse en conserve » et choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser.

Étape 3: Cliquez sur « Créer un filtre” et vous avez terminé!

Cliquez sur « Créer un filtre” et vous avez terminé.

chaque fois que quelqu’un envoie un e-mail avec les mots-clés sélectionnés ou à partir de l’adresse e-mail que vous avez choisie, il obtient une réponse automatique! Soyez prudent lorsque vous sélectionnez des mots clés. Si c’est trop large, vous finirez par envoyer des réponses automatiques qui pourraient ne pas s’appliquer à certaines personnes.,

Enregistrer encore plus de temps en raccordant modèles d’e-mail à votre CRM.

Si votre CRM dispose d’une intégration Gmail, vous pouvez aller plus loin.

certaines équipes ont des centaines, voire des milliers de pistes à contacter, et c’est là que la capacité d’utiliser des réponses prédéfinies brille vraiment.

Au lieu d’écrire des e-mails à partir de zéro ou de copier et coller du texte à partir de différents fichiers, choisissez simplement les prospects ou les clients que vous souhaitez envoyer par e-mail et sélectionnez un modèle pré-construit directement dans votre vue Gmail., (Plus de conseils Gmail ici.) Comme ceci:

4 choses à garder à l’esprit lors de l’utilisation de réponses en conserve:

réponses en Conserve sont un excellent moyen de gagner du temps quand il s’agit de la gestion de votre boîte de réception. Gardez ces pointeurs à l’esprit et vous gagnerez du temps avec les modèles en un rien de temps:

1. vos modèles sont-ils bien écrits, sans erreur et formatés pour avoir l’air professionnel?,
2. assurez-vous que vos réponses prédéfinies sont très spécifiques et ont un sens pour le destinataire, surtout si elles sont configurées en tant que Réponse automatique.
3. Ce ne sont que des modèles pour vous aider à démarrer—les modèles sont destinés à être modifiés et vous devez toujours ajouter un peu d’informations personnalisées afin que le destinataire se sente valorisé. Alors que les réponses en conserve peuvent être un gain de temps énorme, il y a des situations où une réponse complètement personnalisée est meilleure.
4. Enfin, assurez-vous de revoir vos réponses prédéfinies de temps en temps et d’analyser la réaction des clients., Si vous constatez que vous n’obtenez pas la réponse souhaitée, il est temps de les mettre à jour et de les améliorer.