le cas de la gestion des stocks de MRO

par le personnel de MMH * 1er avril 2013

dans un emploi antérieur, j’étais Gestionnaire des matériaux dans une usine de fabrication. Un « berceau à outils » était le dépôt des fournitures de bureau et des fournitures de sécurité; la majeure partie de l’inventaire d’entretien, de réparation et d’exploitation (MRO) était contrôlée par le service d’entretien et était stockée partout dans l’usine. Mon groupe a entrepris d’apporter les meilleures pratiques en matière de gestion des stocks à la chaîne D’approvisionnement MRO.,

Les fixations ont été la première catégorie de composants MRO que nous avons abordée. Nous avons sélectionné un fournisseur pour venir régulièrement réapprovisionner les fixations dans une zone de stockage centrale. Le fournisseur inventoriait et stockait les poubelles et nous facturait mensuellement. Ce changement de processus simple a éliminé la multitude de bons de commande et les coûts associés qui étaient typiques de l’arrangement précédent; il a également été conçu pour s’assurer que le personnel de maintenance savait toujours où se procurer les fixations dont il avait besoin pour ses tâches.,

cependant, il y avait une résistance continue à l’idée que la fonction de gestion des matériaux prenne le contrôle de tout l’approvisionnement en MRO. Le point tournant est survenu lorsque le stock de cônes de taraudage de fonderie—utilisés pour contrôler le flux de métal fondu provenant d’une louche de four—a été autorisé à s’épuiser et que l’équipe d’achat a dû s’approvisionner et accélérer le réapprovisionnement un dimanche. Il est devenu clair pour tout le monde qu’il était plus logique de stocker des fournitures de fonderie dans le berceau d’outils. Peu de temps après, des fournitures supplémentaires de cônes de taraudage ont été déplacées dans le berceau., Non seulement MRO a été entretenu et commandé de manière centralisée après cela, mais l’entretien ménager de la zone de maintenance de la fonderie s’est amélioré car il n’y avait plus de dérapages de matériaux assis autour comme « des choses d’entretien. »
comme le démontre ce scénario, il est possible de rationaliser les pratiques de gestion des stocks MRO et de produire des avantages significatifs pour l’organisation en conséquence. Cet article abordera plusieurs des étapes de base que les organisations peuvent prendre pour améliorer leurs activités de chaîne D’approvisionnement MRO.,

Inventaire MRO: L’opportunité

tout d’abord, soyons clairs sur ce que nous entendons par « Fournitures MRO.” Nous parlons de fournitures consommées dans le processus de production, mais qui ne font pas partie du produit final ou ne sont pas au cœur de la production vendable de l’organisation.,1 cette définition comprend les articles tels que les composants de réparation, les fluides de coupe, les lubrifiants et l’outillage, ainsi que les fournitures de bureau, les produits de nettoyage et autres produits d’entretien ménager, les meubles, les appareils d’éclairage, les fournitures de construction, les fournitures de sécurité et les autres consommables qui ne sont pas directement liés aux produits

Les dépenses en inventaire MRO peuvent être très importantes. Seulement deux exemples: l’enquête annuelle sur la performance opérationnelle de L’Helicopter Association International montre que 40% à 45% des dépenses sont liées à la maintenance.,2 et chez un fournisseur automobile de premier rang, environ 40% des dépenses annuelles d’approvisionnement sont consommées par les matériaux MRO. Alors que les entreprises continuent de se battre sur le front des coûts, peu voient la probabilité que les dépenses de MRO diminuent. Une enquête récente a montré que près de 60 pour cent des gestionnaires de l’industrie manufacturière interrogés s’attendent à maintenir leurs niveaux de dépenses en MRO en 2013.

malheureusement, l’approvisionnement en MRO est souvent négligé comme une responsabilité d ‘” inventaire »; par conséquent, il est rarement traité avec la rigueur et l’attention qu’il devrait être., C’est d’autant plus regrettable en 2013, et d’autant plus crucial pour les organisations de comprendre et de gérer leurs coûts, compte tenu des nombreuses incertitudes et de la volatilité de l’économie mondiale. Pourtant, d’après mon expérience, les activités D’approvisionnement MRO ont peu de responsabilité directe et sont trop souvent motivées par des ruptures de stock plutôt que par un plan global de la chaîne d’approvisionnement. Fréquemment, j’ai vu des situations où l’inventaire MRO est passé en charges et se trouve dans une zone sans système de localisation identifiable, ID ou historique d’utilisation., Bien que de plus en plus d’entreprises pensent que les fournitures MRO sont de vrais coûts qui peuvent être suivis et contrôlés, il est clair qu’il y a de la place pour un contrôle systématique et des méthodes de manipulation plus efficaces.

MRO vs. gestion « réelle” des stocks

La gestion traditionnelle des stocks—couvrant les matières premières, les composants, les travaux en cours (WIP) et les produits finis—est contrôlée et gérée à des niveaux optimaux, fournissant suffisamment d’approvisionnement pour couvrir les besoins de production actuels et tenir compte des éventualités les plus probables., L’inventaire est généralement vérifié par un processus connu sous le nom de comptage de cycle, à l’aide de L’analyse ABC costing. L’inventaire est reçu et situé dans un entrepôt ou un emplacement WIP et décrémenté au fur et à mesure de son utilisation. Lorsqu’un système de progiciel de gestion intégré (ERP) est utilisé, l’inventaire peut être réapprovisionné par un avis de réorganisation via MRP ou par un système de type kanban où le fournisseur ou le fournisseur est informé et l’inventaire est réapprovisionné. Les nomenclatures sont conservées pour les produits finis; elles détaillent le montant et les coûts de l’inventaire., Il n’est jamais question que la haute direction fasse un tour final du système pour accélérer le processus; cela nuirait à tout, du rinçage à l’exactitude des stocks, et à de nombreux autres indicateurs de rendement clés.

cependant, la plupart de ces contrôles ou pratiques manquent souvent dans l’inventaire des OAR. Il est très rarement mesuré en termes d’inventaire en main, de tours, d’obsolescence ou d’utilisation. Il tourne généralement moins d’une fois par an; les taux de demande à remplir sont généralement inférieurs à 80%.3 souvent, de nombreuses fournitures nécessaires pour les tâches MRO sont en stock, mais elles ne peuvent tout simplement pas être localisées., Autre manque à gagner en performance: de nombreux articles nécessaires à l’entretien ou aux réparations sont obtenus avec des achats au comptant qui ignorent le prix au profit de la disponibilité. Pire encore: le fret accéléré devient également un facteur. Il y a aussi le coût des temps d’arrêt imprévus, en attendant les composants de réparation qui pourraient déjà être quelque part dans l’installation.

en même temps, il y a la question de détourner le personnel d’entretien hautement rémunéré des réparations et des activités d’entretien planifiées. Leur faire effectuer des travaux de gestion du matériel n’est pas la meilleure utilisation de leurs compétences et de leur temps., J’ai entendu plus d’un directeur d’usine se plaindre du personnel de maintenance assis dans un bureau en train de parler aux fournisseurs, et dans le même souffle, gémir au sujet des temps d’arrêt de l’équipement.

Il existe également de grandes différences dans la gestion des flux de trésorerie lorsque nous comparons les pratiques traditionnelles de gestion des stocks avec ce qui est encore typique avec MRO. Il n’est pas rare qu’un responsable de la maintenance tente de « faire des économies” en achetant de plus grandes quantités de composants de machines, par exemple, afin d’obtenir une rupture de prix., Mais cela signifie généralement une dépense en espèces importante pour les stocks qui sont passés en charges lorsqu’ils sont reçus plutôt que d’être dans les livres—et qui peuvent se perdre ou devenir obsolètes. Du côté de la production, les professionnels de la chaîne d’approvisionnement confrontés à des problèmes de volume similaires s’occuperont des négociations autorisées pour recevoir les remises de volume, mais diviseront généralement les livraisons en plusieurs dates, réduisant ainsi l’impact sur les dépenses, réduisant la quantité d’espace de stockage nécessaire pour le stock et permettant l’annulation de la commande,

enraciner l’Inventaire « caché”

Une autre pratique courante de MRO est l’utilisation d’inventaires « cachés” ou « privés” de matériel que les individus gardent afin de s’assurer qu’ils ont les articles quand ils en ont besoin. Le matériel peut être dans des boîtes à outils, des étagères ou caché dans des placards de travail. Cet inventaire écurelé a un coût considérable pour l’organisation—tout, des stocks excédentaires évidents aux frais de transport accélérés.,4

j’ai participé à plusieurs nettoyages d’usines où de vastes zones ont été réorganisées et du matériel a été éliminé parce que l’équipement pour lequel il a été acheté n’existe plus ou plus souvent, personne ne se souvient pourquoi le matériel a été acheté en premier lieu. Dans les mêmes installations, j’ai vu des pièces expédiées pour un travail de réparation d’urgence, seulement pour que la personne d’entretien du deuxième quart effectue la réparation avec les pièces déjà dans sa boîte à outils. Un autre exemple: dans une installation automobile de niveau un, nous avions des bits d’usinage qui étaient stockés sur un système honor., Un jour, il n’y avait pas de morceaux en main et rien sur commande. Alors que les acheteurs ont fait des appels frénétiques, les gens des opérations ont fait des plans pour étendre l’utilisation des bits restants. On a supposé que les opérations souffriraient dans les 12 heures. Il s’est avéré qu’il y avait suffisamment de stock dans les boîtes à outils des opérateurs pour exécuter l’opération pendant plus de 48 heures sans faire la gymnastique nécessaire pour prolonger la durée de vie de chaque bit.

Il y a un peu de « complexe de Superman” sur l’écran dans de telles circonstances; l’employé sauve la journée parce qu’il a les bonnes pièces juste là.,

cinq meilleures pratiques en matière de gestion des MRO

alors, quelles sont les caractéristiques d’une bonne gestion des stocks de MRO? D’après mon expérience, il y a cinq aspects qui constituent les meilleures pratiques:

1. emplacement Central de l’inventaire MRO. Il est invariablement plus efficace de stocker les fournitures MRO dans un emplacement central par installation plutôt que de les conserver dans divers endroits non identifiés. Il est crucial d’avoir des systèmes informatiques pour suivre, gérer et contrôler l’inventaire., Armée des données d’utilisation et des coûts de transaction, une organisation peut « dimensionner” son inventaire MRO conformément aux normes de performance de la chaîne d’approvisionnement.5dans un fournisseur automobile de premier rang, nous avons déplacé tous les articles de maintenance dans une zone contrôlée. L’inventaire a été catalogué, attribué des numéros de pièce, et situé sur des étagères qui ont également été identifiés avec un ID d’emplacement. L’inventaire a ensuite été capitalisé, augmentant ainsi le bilan et permettant de suivre correctement les coûts de l’entretien courant de l’équipement., Le nouveau « stockroom » était alors doté d’un personnel expérimenté de la chaîne d’approvisionnement qui avait établi des relations avec les fournisseurs et qui comprenait le concept de partenariat avec les fournisseurs pour aider à réduire les coûts. Dans la mesure du possible, les fournisseurs ont été encouragés à posséder et à garder le contrôle des stocks et à expédier des quantités minimales pour couvrir les besoins en stocks « selon les besoins”. Des efforts ont également été déployés pour contrôler les coûts en utilisant des composants moins coûteux mais entièrement compatibles plutôt que les pièces « préférées pour la maintenance”., Collectivement, ces initiatives ont jeté les bases d’un programme d’entretien préventif; le programme consistait à planifier les temps d’arrêt de l’équipement et à établir une liste de choix d’articles et de fournitures de réparation, en veillant à ce que les coûts de réparation de l’équipement soient consignés avec précision et que les prévisions budgétaires s’améliorent considérablement.
2. inventaire de consignation contrôlé par le fournisseur. De nombreuses organisations ont utilisé avec succès des tiers pour gérer l’inventaire MRO.,6 les approches VMI (Vendor-managed inventory)—bien éprouvées dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement traditionnelle-impliquent souvent que le personnel du fournisseur soit sur place pour gérer l’inventaire. Cela permet au personnel du client de se concentrer sur ses fonctions principales, avec l’assurance que l’inventaire MRO est géré correctement par un partenaire de confiance. Et cela signifie que le fournisseur, compte tenu d’une plus grande visibilité de la demande en aval, peut être en mesure d’offrir des rabais de volume auxquels un représentant de maintenance chez le client n’aurait pas accès.,L’approche VMI peut également réduire la paperasserie et réduire le nombre de transactions d’inventaire du côté client puisque le client paie pour le matériel au fur et à mesure de son utilisation. La facturation peut ensuite être planifiée sur une base hebdomadaire ou mensuelle pour rationaliser le processus de comptes créditeurs, réduire le nombre de bons de commande créés et ainsi réduire les coûts de transaction. Ces économies peuvent être impressionnantes en elles-mêmes: les chiffres pour les coûts de traitement d’un bon de commande (PO) vont de 60 $à 300$, en comptant les coûts de tout, des salaires du personnel impliqué aux coûts payables et aux coûts de communication.,7 supposons un chiffre de 150$; une réduction de 50 pour cent sur un volume annuel de 5 000 commandes MRO serait de 375 000 alone en coûts de PO seulement.
3. une base de faits précise et à jour. C’est un autre élément important, ainsi que la normalisation des processus de stockage, de consommation et d’analyse pour une meilleure gestion. Lorsqu’il existe des processus métier standard, il est plus facile de développer une base de données précise et opportune, ce qui permet aux équipes de maintenance/installations de mieux planifier les activités de maintenance planifiées et de prévoir les coûts beaucoup plus précisément., En outre, les délais requis pour une maintenance planifiée seront plus précis, ce qui permettra au personnel d’exploitation de mieux planifier les temps d’arrêt et de ne pas stocker de matériel, car les temps d’arrêt ont toujours été plus longs que promis par le passé. Les fixations sont l’une des catégories de pièces MRO pour lesquelles une base de données précise peut être développée très rapidement. De nombreux fournisseurs de fixations fourniront l’équipement de stockage (étagères, bacs ou racks), étiqueteront les emplacements, compteront et stockeront les emplacements. Le client tire ensuite tous les éléments requis., Il n’y a pas de transaction, et pas besoin d’une demande ou d’un bon de commande. Le fournisseur se réapprovisionne selon un calendrier convenu et facture mensuellement ou deux fois par mois en fonction de la consommation. Cela réduit considérablement le nombre de bons de commande et réduit considérablement le temps et la main-d’œuvre associés au processus d’inventaire.
4. Un ensemble d’indicateurs clés de performance. Comme dans tout projet ou la gestion d’une opération, des indicateurs clés de performance (KPI) doivent être établis afin de mesurer des facteurs tels que les économies, les coûts et l’obsolescence dans un projet MRO., Si quelque chose est assez important pour être suivi, il devrait être mesuré, de sorte que la haute direction puisse non seulement être tenue au courant de l’avancement du projet, mais en voir les avantages quantifiables. Certaines mesures à prendre en compte pourraient inclure des jours ou des mois d’inventaire en main, le nombre de ruptures de stock, le ratio des commandes urgentes aux commandes de réapprovisionnement et les taux d’obsolescence des pièces. De telles mesures devraient être suivies et affichées afin que les responsables puissent voir comment elles fonctionnent et être en mesure d’agir pour améliorer le rendement., Dans l’exemple des articles de fonderie mentionnés précédemment, nous avons pu réduire le nombre de commandes d’achat de 500 $et plus de 10 à 12 par semaine à zéro en prévoyant l’utilisation et en commandant en plus petites quantités avec des livraisons plus fréquentes.Les données devraient être incluses dans les rapports mensuels ou trimestriels à la direction. Si la performance des stocks MRO est reflétée dans sa mise en œuvre et sa gestion par des professionnels de la chaîne d’approvisionnement, ses KPI seront probablement des points positifs dans tout rapport. Pour commencer, bien sûr, il peut y avoir des données qui sont moins que flatteuses pour certains ministères., Cependant, la communication ouverte de ces données attirera l’attention voulue sur les problèmes et, avec le temps, les améliorations apportées aux données deviendront positives pour l’ensemble de l’organisation. L’alternative n’est vraiment pas viable: lorsqu’un problème est caché ou ignoré, il deviendra bientôt encore plus grave, ce qui pourrait faire dérailler les carrières.
5. formation de la chaîne D’approvisionnement pour le personnel MRO. Souvent, des efforts de formation continue tels qu’une série de séminaires sur la gestion des stocks permettront aux personnes impliquées dans le MRO de comprendre l’importance de respecter les meilleures pratiques., L’exposition aux organisations de professionnels de la chaîne d’approvisionnement telles que APICS ou ISM peut être d’une grande aide; les acheteurs, les planificateurs et de nombreuses autres catégories de professionnels de la chaîne d’approvisionnement bénéficient régulièrement des programmes de formation continue offerts par ces organisations et des programmes de certification qu’ils gèrent. Ces programmes présentent d’autres avantages: les gestionnaires de la chaîne d’approvisionnement ont indiqué qu’ils considéraient les programmes de formation comme des signes de l’engagement des entreprises envers leur carrière.,8

mise en route

Je ne prétends pas que la réorganisation des activités d’inventaire MRO est un exercice claquant des doigts-quelque chose qui est « un et fait” avec un simple e-mail de la haute direction. Il y a beaucoup d’impératifs culturels qui soutiennent le statu quo, notamment la défense du gazon par les gestionnaires et le Talonnage par ceux qui craignent la perte de contrôle et ceux qui se méfient de toutes les façons de faire parce qu’ils veulent la preuve que la nouvelle façon sera beaucoup mieux.

le Changement doit commencer quelque part., Le meilleur endroit pour commencer est avec des données montrant comment les activités MRO subpar sont réellement par rapport aux normes de gestion des stocks. Il peut être un véritable révélateur pour la haute direction d’examiner les dépenses annuelles d’entretien sur les pièces ou de voir les coûts de fret accéléré facturés à l’entretien. Ces deux éléments à eux seuls peuvent suffire à la haute direction pour commencer à poser des questions. Et avec la participation des cadres supérieurs, un véritable changement peut commencer à se produire.,

comme indiqué précédemment, l’un des domaines les plus faciles pour commencer une révision des stocks MRO est avec les fixations—composants omniprésents et peu coûteux dont les processus de la chaîne d’approvisionnement traditionnels sont très matures. De nombreux principaux fournisseurs de fixations offrent des programmes VMI très avantageux. Une fois que de tels processus sont en place pour les fixations, il est assez facile de commencer à déplacer d’autres fournitures d’entretien simples dans un berceau d’outils ou une autre méthode de contrôle des stocks. Une autre méthode simple et pratique est l’utilisation de distributeurs automatiques pour distribuer des fournitures de base., Les machines disposent d’un code qui est entré par clé—numéro d’ordre de travail ou numéro d’employé, par exemple—ou ils acceptent L’ID des employés quand ils glissent leur carte D’identité.

l’efficacité du MRO est en vue. En fait, ils ont été depuis des décennies. Aucune réunion de haut niveau, aucun programme de consultation à grande échelle et aucun groupe de travail de gestion ne sont nécessaires pour justifier les économies qui peuvent être réalisées. J’espère que cet article vous donnera une partie de l’impulsion dont votre organisation pourrait avoir besoin pour que sa chaîne D’approvisionnement MRO
fonctionne à son plein potentiel.,

notes de fin:

le 20 novembre 2019