Une demande d’information (DDR) est un document incroyablement utile.
lorsqu’elles sont correctement conçues, les DDR permettent aux entreprises de recueillir des informations faciles à digérer sur les fournisseurs potentiels. Ils favorisent également la concurrence entre les fournisseurs, clarifient les nouvelles solutions potentielles et permettent aux entreprises de prendre des mesures importantes pour obtenir la solution la plus rentable et la plus haute qualité disponible.
Mais la plupart des entreprises se trompent de processus., Qu’il s’agisse d’une mauvaise recherche, d’une documentation mal écrite ou d’un suivi inefficace, de simples erreurs conduisent souvent à des résultats moins qu’optimaux.
Conseil: lisez la réponse à la DP.
donc, si vous vous préparez à envoyer une DDR, ou si vous êtes désireux de rationaliser les processus actuels de votre entreprise, nous avons ce qu’il vous faut.
Nous allons décrire les étapes les plus importantes pour la création de RFI puissantes, définir les termes clés et vous dire exactement comment rendre vos processus formels existants aussi efficaces que possible.,
Une demande d’information est un document qui demande aux fournisseurs des informations sur leurs produits et/ou services. Il s’agit d’un document préliminaire, généralement envoyé tôt dans le processus d’achat, dans le but de recueillir des informations générales sur la capacité d’un fournisseur à répondre aux besoins d’une entreprise et à résoudre des problèmes uniques.
de manière générale, une DDR est utilisée pour filtrer les candidats potentiels (en particulier dans les domaines de la construction, de L’informatique et de la publicité) avant d’envoyer une demande de proposition (RFP) ou une demande de devis (RFQ) plus spécifique.
une DDR suit généralement un format standard., L’objectif de l’expéditeur est d’évaluer quels fournisseurs potentiels sont viables. En tant que tel, un certain degré de spécificité est requis dans les réponses des fournisseurs. Toutefois, les propositions ou devis détaillés ne sont pas fournis à ce stade.
L’envoi d’une DDR présente de nombreux avantages.
Tout d’abord, il permet aux entreprises de réduire considérablement le bassin de fournisseurs potentiels – ce qui se traduira par des économies de temps et d’argent à des stades ultérieurs lorsque des propositions détaillées doivent être évaluées.,
deuxièmement, parce que les réponses sont envoyées dans un format standard, les réponses à une DDR sont extrêmement utiles pour la comparaison.
enfin, une DDR peut encourager la concurrence entre les fournisseurs, surtout lorsqu’elle est partagée sur une plateforme publique qui invite un grand nombre de réponses.
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RFI vs. RFQ vs. RFP
la différence fondamentale entre une RFI, une RFQ et une RFP est le niveau de détail que chacune comprend., De plus, les DF, les DF et les DF sont envoyés à différentes étapes du processus d’achat, les DF ou les DF étant envoyés lorsqu’une entreprise a une liste restreinte vérifiée de fournisseurs potentiels et est prête à acheter.
une DDR représente la première étape du processus d’achat. Son objectif principal est de collecter des informations. Dans la plupart des cas, une DDR constitue une étape préliminaire avant l’envoi d’une demande de proposition ou d’un devis et l’ouverture du processus d’appel d’offres.
par exemple, un organisme d’attribution de subventions peut envoyer une DDR pour filtrer une liste de bénéficiaires à qui il a l’intention de demander des propositions de subventions.,
Voici un aperçu rapide des principales différences:
demande d’information (DDR)
Une demande d’Informations générales sur la capacité d’un fournisseur à fournir un produit ou un service – avec tous les besoins uniques de l’entreprise demandeuse pris en compte.
Demande de devis (RFQ)
Sollicitation pour un devis spécifique pour un ensemble normalisé de produits. Dans une demande de devis, une entreprise fournira une ventilation article par article des services ou produits exacts dont elle a besoin ainsi que des délais de livraison., Un appel d’offres est similaire à un appel d’offres (RFT), qui invite à soumissionner sur un projet.
demande de proposition (DP)
appel d’offres pour une proposition approfondie pour un projet particulier. Une DP diffère d’une RFQ dans le sens où elle cherche des solutions spécifiques à un problème non standard, souvent un projet large, plutôt qu’un devis pour un ensemble défini de produits qui auront les mêmes spécifications (ou très similaires) quel que soit le fournisseur. Dans ce cas, les fournisseurs peuvent être de grandes entreprises ou des particuliers, comme dans le cas d’une demande de freelance propositions.,
Une demande de devis, par exemple, peut être utilisée pour demander un devis pour un nombre spécifique de serveurs et de postes de travail dans le cadre d’un système informatique. Une DP, par contre, serait utilisée pour un projet plus général, comme une solution externalisée pour le service à la clientèle.
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à quoi ressemble une bonne RFI?
alors, à quoi ressemble une bonne RFI?
lorsqu’une entreprise envoie une DDR, c’est avec un objectif bien précis en tête: évaluer les fournisseurs le plus rapidement et efficacement possible.,
à cette fin, une DDR solide aura presque toujours les six qualités suivantes:
demande que les informations soient données dans un format standard
Une DDR bien conçue fournira des détails clairs sur la façon dont les réponses doivent être formatées. De préférence, un modèle correspondant aux spécificités des informations demandées sera inclus.
fournit des lignes directrices claires pour les réponses
en plus d’un format clair pour les réponses, des détails supplémentaires sont également fournis sur la façon de répondre., Ces lignes directrices comprennent un calendrier ou une date limite pour la soumission, des conseils sur la façon dont les fournisseurs peuvent demander des éclaircissements supplémentaires, et des détails sur la façon d’inclure toute information non essentielle-comme quand un fournisseur pourrait avoir une nouvelle solution qui pourrait mieux répondre aux besoins de l’entreprise.
n’inclut pas les demandes de produits/services trop détaillées
N’oubliez pas qu’une DDR est utilisée pour obtenir des renseignements généraux. Si une entreprise demande un prix de produit spécifique sans utiliser le modèle de demande de devis approprié, cela entraînera une perte de temps pour l’expéditeur et le destinataire.,
N’essayez pas de fusionner des objectifs distincts à ce stade. Il est essentiel de se rappeler que les DFI sont destinées à des fins comparatives, pas pour prendre une décision finale d’achat.
considère le destinataire
gardez à l’esprit qu’un fournisseur doit épuiser les ressources pour préparer une réponse. Rendre aussi facile que possible pour les destinataires de rassembler et d’envoyer les informations nécessaires améliorera la qualité et la quantité des réponses.
basé sur un modèle éprouvé
Les RFI devraient être basées sur des modèles qui fonctionnaient bien dans le passé.,
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(Source: PandaDoc)
tire parti des meilleures pratiques de suivi
La recherche montre que les e-mails sont mieux envoyés tard le matin en semaine et que les e-mails de suivi doivent être envoyés avec régularité presque immédiatement après le premier e-mail. Suivez les meilleures pratiques pour assurer des réponses rapides.
comment écrire une DDR
Les DDR ont tendance à avoir une structure similaire, étroitement liée à un format de proposition., Bien que chaque RFI soit unique – en fonction des besoins uniques de l’expéditeur – la compréhension de ce format de base vous donnera une bonne base pour élaborer des RFI efficaces.
incluez les quatre éléments suivants dans votre DDR:
aperçu
ici, décrivez ce que vous recherchez en termes généraux, ainsi que quelques informations introductives sur votre entreprise.
l’aperçu ne devrait pas être plus long que quelques paragraphes. Après l’avoir lu, les fournisseurs doivent comprendre que le document est une DDR, savoir qui vous êtes et être clair sur les livrables dont vous avez besoin.,
Détails des services requis
Dans cette section, vous devez élaborer plus en détail sur les produits et/ou services dont vous avez besoin. Indiquez explicitement toutes les spécifications exactes – telles que les prix généraux, les délais de livraison, les exigences en matière de personnel, etc. – qui sont appropriés à ce stade.
Vous ne voulez pas être trop détaillé, mais vous devez donner suffisamment d’informations pour que le fournisseur fournisse une réponse complète en ligne avec vos besoins d’information, vous permettant de faire une comparaison robuste.,
conseils sur la façon de répondre
Il est important d’inclure des détails sur la façon dont un bénéficiaire doit répondre.
inclure des lignes directrices sur le format que les destinataires devraient utiliser ou, mieux encore, un modèle pré-conçu. Incluez également la date limite pour les réponses ici.
points de clarification
tout autre détail qui ne rentre pas dans d’autres sections doit être mis ici.
Vous pouvez inclure des informations sur les solutions que vous ne recherchez pas – telles que des alternatives similaires, mais indésirables, des préférences pour le personnel, des preuves d’expériences passées (études de cas), etc., Vous pouvez également inclure des informations sur votre processus d’évaluation.
Ddr dans l’industrie de la construction
Ddr dans l’industrie de la construction ont deux fonctions.
d’une part, plusieurs RFI – pour le travail, les matériaux de construction, les services d’architecte, etc. – sont envoyés avant le début des travaux, afin d’évaluer les coûts estimés du projet et de choisir les fournisseurs.
d’autre part, il est courant que les DDR soient utilisées tout au long de la construction à mesure que de nouvelles exigences apparaissent et que des ambiguïtés apparaissent dans les plans existants.
Les RFI sont des documents de construction cruciaux., Par exemple, ils sont souvent envoyés aux entrepreneurs existants pour obtenir des éclaircissements sur les matériaux, les conceptions, les spécifications, etc. Il existe des formats normalisés pour demander ce type d’information, ce qui permet à toutes les parties de se coordonner facilement.
RFI dans la publicité
la sélection d’un service de publicité, en particulier pour un projet de plus grande envergure, peut être intimidante. Il y a beaucoup d’agences, chacune avec sa propre philosophie et ses propres forces de conception. De plus, les propositions publicitaires complètes prennent généralement beaucoup de temps à évaluer. Cela rend le filtrage des candidats dans les premiers stades très important.,
étant donné que les agences de publicité sont étroitement alignées sur les marques de leurs clients, les DDR pour la publicité devraient inclure plus de détails sur l’expéditeur que les autres industries.
de même, parce que les services publicitaires ont tendance à être assez « ouverts », il est souvent approprié de poser des questions plus générales – sur la culture, les expériences passées, l’approche générale, etc. pour chercher des études de cas de projets récents. Les médias riches-comme les vidéos et les images – ont également leur place dans les RFI publicitaires.,
RFI dans le secteur informatique
Les RFI sont particulièrement utiles pour le secteur informatique car les entreprises ont souvent besoin de solutions nuancées et personnalisées pendant de longues périodes. Ces solutions sont fondamentales pour le fonctionnement d’une entreprise et représentent invariablement un investissement important, de sorte que le processus de sélection est crucial.
Les RFI sont d’excellents moyens d’entrer en contact avec de nouveaux fournisseurs., Le processus d’évaluation comportera probablement de nombreuses étapes à des stades ultérieurs-impliquant des démonstrations en personne et des ventilations détaillées article par article-de sorte que ces exigences opérationnelles devraient être clairement énoncées dans la DDR.
de plus, parce que les solutions informatiques sont à la base de nombreux processus interministériels, une DDR pour le secteur informatique devrait être claire sur tous les résultats multiples requis-tels que la gestion de la paie, la gestion des ressources humaines, l’intégration avec les technologies existantes, etc. – pour s’assurer qu’un fournisseur peut les rencontrer.,
tout réunir
utilisées correctement, les RFI sont extrêmement bénéfiques pour économiser du temps et de l’argent. Ils vous permettent d’évaluer rapidement des dizaines – voire des centaines – de fournisseurs, obtenir le meilleur prix possible, et de former de nouvelles relations gagnant-gagnant.
Se Concentrer sur les processus sous-jacents est la véritable clé du succès avec les DDR. La mise en œuvre de stratégies d’écriture éprouvées est essentielle. L’utilisation d’une technologie qui vous permet de suivre, de tester et d’améliorer vos processus de RFI est absolument essentielle.
mais ne nous croyez pas sur parole, laissez les résultats parler d’eux-mêmes!,
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