que vous hébergiez 20 ou 200 invités à l’extérieur de la ville, réserver des blocs de chambres d’hôtel pour votre est certainement une étape importante dans votre processus de planification-surtout si Fondamentalement, vous pourrez réserver un bloc (ou un groupe) de chambres pour vos invités de mariage dans le même hôtel. Personne d’autre ne peut réserver ces chambres pendant qu’elles sont en attente pour votre événement., C’est vraiment gagnant-gagnant—vos invités n’auront pas à rechercher sans cesse où séjourner pour votre mariage (et recevront souvent un tarif réduit), et vous adorerez la commodité d’avoir tous vos proches dans le même un ou deux hôtels. Voici tout ce que vous devez savoir sur la réservation de blocs de chambres d’hôtel pour votre mariage, de la mise en route au moment de la communication avec vos invités.
devriez-vous bloquer des chambres d’hôtel pour votre mariage?
Si vous accueillez plus de 20 invités à l’extérieur de la ville, nous vous recommandons de bloquer les chambres d’hôtel pour votre mariage., En bloquant les chambres d’hôtel, vous promettez essentiellement de remplir les chambres pour le délai convenu (souvent la veille et la nuit de votre mariage). La plupart des hôtels ont un minimum de 10 chambres pour réserver un bloc de chambres, vous voudrez donc vous assurer qu’au moins 10 groupes d’invités séjourneront dans un hôtel pour votre week-end de mariage. De nombreux hôtels offriront également à vos invités un tarif réduit pour la réservation dans le bloc de chambres.
Comment trouvez-vous des hôtels où vous pouvez réserver des blocs de chambres?,
Les Couples qui organisent un mariage plus petit (150 invités ou moins) n’ont probablement besoin que de réserver des blocs de chambres dans un hôtel. Ceux qui organisent des mariages plus importants peuvent réserver des blocs de chambres dans deux hôtels ou plus à des prix différents, en s’assurant que l’un, sinon les deux, est abordable pour vos clients soucieux de leur budget. Si vous vous mariez dans un hôtel ou un autre lieu de mariage qui dispose d’un hébergement, parlez au responsable du lieu de réserver un bloc de chambres pour vos invités de mariage—et donnez à ceux qui réservent tôt un tarif réduit.,
Si vous vous mariez ailleurs, recherchez des hôtels près de votre lieu de rendez—vous et appelez-les pour en savoir plus sur leurs tarifs et leurs politiques de blocage des chambres-Il existe également des services de blocage des chambres en ligne qui peuvent faire une partie de ce travail pour vous. Une fois que vous avez réduit la liste, vous pouvez visiter ces hôtels en personne assurez-vous que les chambres et les installations sont à votre goût. Il existe également des services de blocs de chambres en ligne, comme HotelPlanner, qui peuvent vous aider à vous connecter avec des hôtels à proximité de votre lieu de rendez-vous et qui font une grande partie du travail pour vous en termes de réservation de blocs de chambres.,
quelles sont les choses les plus importantes à rechercher dans un hôtel où vous réserverez des blocs de chambres?
Si possible, vous voudrez essayer de visiter quelques hôtels en personne dans le cadre de votre processus de planification de mariage. Pendant votre séjour, assurez-vous de rechercher et de poser des questions sur les détails suivants:
- À quelle distance cet hôtel se trouve-t-il de votre lieu de mariage? La distance de marche est idéale, mais si ce n’est pas possible, une courte promenade en voiture ou en navette fonctionne également.
- Quel est le prix, et l’hôtel propose-t-il un tarif de groupe réduit?
- combien de chambres dispose l’hôtel?, Est-ce suffisant pour votre nombre d’invités?
- Comment fonctionne le processus de blocage des chambres d’hôtel pour les mariages?
- L’hôtel a-t-il des disponibilités pour notre week-end de mariage?
- Quelle est la situation de stationnement?
- L’hôtel peut-il assurer le transport vers et depuis votre lieu de rendez-vous?
- l’hôtel a-t-il de l’espace pour votre dîner de répétition, votre brunch après le mariage ou d’autres événements?
- à quoi ressemblent les chambres? Sont-ils propres et bien aménagés?
- l’hôtel Peut distribuer des sacs de bienvenue à vos invités, ou les laisser dans votre chambre?,
- quels autres avantages et commodités cet hôtel offre-t-il qui sont importants pour vous et vos invités? Y a-t-il du WiFi, une piscine, des restaurants, des navettes aéroport, etc.?
Quelle est la différence entre les blocs de courtoisie et les blocs contractuels?
Au fur et à mesure que vous faites des recherches sur les hôtels, vous entendez peut—être les Termes « courtoisie” et « sous contrat” ballottés-mais que signifient-ils? Eh bien, tout dépend du nombre de chambres que vous devez réserver., Un bloc de chambres de courtoisie est un groupe de chambres qui sont conservées pour vos invités pendant une période de temps définie—vous pouvez ou non avoir à signer un contrat et vous n’avez pas à déposer un dépôt pour réserver ces chambres. Après une date limite prédéterminée, les salles seront rendues publiques. Les blocs de courtoisie sont souvent réservés aux petits groupes de moins de 30 chambres.
Si vous espérez réserver plus de 30 chambres dans un seul hôtel pour votre mariage, vous vous retrouverez probablement avec un bloc de chambres sous contrat., Cela signifie que vous signerez un contrat et déposerez un acompte garantissant que les membres de votre famille et vos amis réserveront un certain nombre de chambres pour un certain nombre de nuits. Si vous n’êtes pas à la hauteur, vous risquez de perdre votre dépôt et/ou d’être facturé pour les chambres non réservées—c’est pourquoi nous vous recommandons de commencer par un petit nombre de chambres et d’ajouter plus de chambres si nécessaire.
que signifie toute cette langue dans un contrat de bloc de chambre d’hôtel?
avant de signer un contrat pour bloquer des chambres d’hôtel pour votre mariage, assurez—vous de lire attentivement les Termes-et de poser des questions sur les phrases que vous ne comprenez pas., L’une des expressions les plus utilisées dans les contrats de bloc de chambre d’hôtel est le taux d’attrition ou la clause d’attrition. Cela fait référence au pourcentage de chambres dans le bloc réservé que vous promettez de remplir, généralement entre 70 et 90%. Si vous ne remplissez pas ce pourcentage de chambres, vous serez facturé. Vous pouvez également voir l’expression « clause de retrait admissible » qui fait référence au pourcentage de pièces qui peuvent être laissées non remplies. Surtout pendant la période de COVID, vous voudrez savoir s’il y a des pénalités pour un report ou une annulation.
Quand devez-vous bloquer les chambres d’hôtel pour un mariage?,
Nous vous recommandons de bloquer les chambres d’hôtel pour votre mariage peu de temps après la réservation de votre lieu, au moins six mois avant votre mariage. Si vous vous mariez pendant une période chargée de l’année dans votre lieu de mariage et que vous êtes particulièrement préoccupé par le remplissage des hôtels, il n’est pas rare que les couples réservent des blocs de chambres neuf mois (ou plus!) avant le grand jour.
quand et comment devriez-vous informer vos invités de vos blocs de chambres?
Un bloc de salle de mariage n’est pas utile à moins que vos invités ne le sachent., Par conséquent, vous devez absolument inclure les détails du bloc de chambre sur votre site Web de mariage avant que votre save-the-date ne s’éteigne. De cette façon, lorsque les invités consultent votre site Web de mariage après avoir reçu votre save-the-date, ils verront tous les détails sur les blocs de chambre. Vous pouvez également envoyer un e-mail à vos invités de l’extérieur de la ville directement pour fournir des informations sur le bloc de chambre, si vous craignez qu’ils ne consultent pas votre site Web de mariage. Si votre bloc de chambre a une date limite, n’ayez pas peur d’envoyer des rappels par e-mail à l’approche de cette date., Vos invités ne voudront pas perdre sur ce tarif de groupe réduit s’ils peuvent l’aider!
Que Faire si vous devez reporter ou annuler votre mariage en raison de COVID ou pour d’autres raisons?
cela dépend si vous avez un bloc de courtoisie ou un bloc de chambre contracté. Pour un bloc de chambres de courtoisie, puisqu’il n’y a pas eu de contrat signé ou de coût associé à la réservation des blocs de chambres, le simple report ou l’annulation ne devrait pas poser de problème. Cependant, si vous avez un bloc de chambre sous contrat, un report ou une annulation peut être un peu plus compliqué., Assurez—vous de lire attentivement votre contrat avant de signer-essayez de négocier une date limite. Si vous annulez votre mariage avant la date limite, vous n’aurez pas à payer de pénalité. Et si vous avez réservé votre bloc de chambre via un service comme HotelPlanner, ils peuvent gérer un report ou une annulation pour vous (bonus majeur).