Cet article a été initialement publié le 12 mai 2015 et a été mis à jour avec de nouvelles informations le 12 septembre 2017.
Ce rapport hebdomadaire sur l’état du projet est l’élément vital du flux de communication d’un projet créatif.
c’est là que vous définissez des attentes, assignez des tâches, signalez les progrès, reconnaissez les problèmes et convenez des délais. Quelle que soit votre industrie ou la portée de votre projet, vous devriez avoir cette communication hebdomadaire vitale sur chaque projet créatif. Pour ce faire, et peu – voire rien-peut tomber à travers les fissures.,
mais tous les rapports d’état ne sont pas créés de la même manière. Toutes les organisations n’ont pas non plus le même « modèle”de rapport sur l’état du projet. De plus, tous les clients ne veulent pas voir – et que leurs équipes voient – les mêmes informations d’état.
Comment faire face à ces exigences complexes tout en communiquant efficacement? Qu’est-ce qui entre dans la création d’un rapport d’état de projet convaincant?
je partagerai mes opinions sur la création de rapports de projets créatifs efficaces dans cet article.,
le but d’un rapport D’État de projet
en son cœur, un rapport d’état de projet est un dispositif de communication.
et comme nous l’avons dit précédemment, la communication est l’exigence la plus importante pour la gestion de projet.
le but d’un rapport sur l’état du projet est donc de communiquer l’état actuel du projet à toutes les parties prenantes (clients, commanditaires, votre propre équipe). C’est là que vous dites à toutes les parties intéressées comment le projet tient la route, quelles étapes ont été franchies et quels problèmes vous rencontrez.,
Si votre but est d’être efficace et transparente, un rapport d’état détaillé est l’une des armes les plus puissantes dans votre arsenal.
bien que les avantages des rapports d’état du projet soient nombreux, ceux que vous devez savoir sont les suivants:
- transparence: les rapports d’état du projet incluent des mises à jour détaillées sur les jalons accomplis et en attente. Elle alerte également à toutes les questions. Cela améliore la transparence et engendre la confiance.
- identifier et éviter les risques: la gestion des risques est un élément essentiel de la gestion de projet intégrée., Un rapport d’étape comprend généralement un aperçu détaillé des problèmes et des risques en suspens. Cela peut vous aider à identifier et à éviter les risques tôt.
- meilleure gestion des ressources: le rapport d’état vous aide à suivre la progression des différentes ressources. Cela peut vous aider à déplacer des ressources dans/hors du projet si nécessaire. Par exemple, si les progrès sont lents parce que l’équipe de conception est sous-équipée, vous pouvez faire appel à des concepteurs supplémentaires pour améliorer le rythme.
- santé du projet: le rapport d’étape offre un aperçu de haut niveau de la santé du projet., Il vous dira (et les parties prenantes) s’il y a trop de questions en suspens ou trop de jalons manqués. Si la santé est mauvaise, vous pouvez prendre des mesures pour corriger le cours tôt.
- responsabilité: Le rapport d’étape indique exactement à chacun quelle partie du projet manque et ce qui doit être accompli à l’avenir. Cela aide à garder votre équipe responsable.
- fluage budgétaire / portée: ce rapport indiquera clairement si le projet est hors budget ou s’il y a trop de demandes de changement ouvertes conduisant à un fluage de portée-vital pour une PM efficace.,
Au-delà de ces éléments, le rapport sur l’état d’avancement du projet crée également une piste papier de questions et de préoccupations en suspens. Cela peut être très utile en cas de conflits futurs.
Pour résumer, un projet de rapport d’état vous donne plus de clarté, améliore le suivi et crée un enregistrement de l’avancement du projet. Comme l’un de vos outils les plus importants, vous devriez prendre tout le temps et les efforts nécessaires pour le rendre aussi utile que possible.,
composantes d’un rapport D’État de projet créatif
le but d’un rapport d’état de projet est de suivre les progrès et de clarifier les problèmes potentiels. Il devrait donc comporter les éléments suivants:
I. avancement des tâches
Cette section du rapport vise à donner aux parties prenantes un aperçu de l’avancement du projet en suivant les tâches terminées, ouvertes et futures.
Il devrait avoir trois composants:
ce qui a été accompli
c’est assez basique; il suit les tâches terminées, c’est-à-dire, ce qui a été accompli sur le projet jusqu’à présent.
Habituellement, cela ne couvre que la dernière période de rapport. Cependant, j’ai vu des situations où la direction ou les clients voulaient que ce soit un rapport continu des principales réalisations avec des dates.
de cette façon, les jalons de projet terminés sont toujours disponibles pour tous, même si vous ne regardez pas un calendrier de projet principal (ce que, étonnamment, de nombreux clients détestent regarder parce qu’ils ont du mal à suivre ou ne le comprennent pas).,
la situation
Cette partie du rapport porte sur les activités qui sont en cours actuellement. Il s’agit généralement d’un résumé de toutes les tâches importantes actives sur le calendrier du projet. Le résumé devrait être d’un niveau élevé, et non pas le niveau de tâche détaillé tel qu’indiqué sur le calendrier de projet principal.
souvent, c’est la base de la plupart des discussions qui se dérouleront lors de l’appel d’état hebdomadaire ou de la réunion avec l’équipe du projet et le client.
ce qui se passe
Cette section donne aux parties prenantes un aperçu des tâches à venir., Il est particulièrement utile car il permet de s’assurer que personne n’est surpris quand une activité est sur le point de commencer.
j’aime regarder ce qui se passe, pas seulement la semaine prochaine, mais au cours des deux prochaines semaines. Les gens ont besoin de temps pour se préparer mentalement. Leur donner juste une fenêtre d’une semaine de ce que les tâches sont sur le point de commencer n’est pas assez de temps pour qu’ils soient prêts à mener leurs tâches à venir.
un heads-up de deux semaines aide généralement de manière significative. Après tout, mon objectif est de les rendre productifs et performants, pas de les prendre au dépourvu et de contribuer à leur échec.
II., Enjeux, risques et demandes de changement
Comme je l’ai dit plus tôt, l’une des principales responsabilités du rapport d’étape du projet est de suivre les questions en suspens, les risques potentiels et les demandes de changement. Avoir une section séparée pour suivre ces aide beaucoup.
Voici ce que vous devez inclure dans cette section:
état des problèmes actuels
chaque projet a des problèmes. Une liste de ces questions en suspens, Quel est l’état actuel ou l’élément d’action pour chaque question, et à qui chaque question est attribuée est une excellente chose à inclure dans le rapport d’état.,
il le garde devant tout le monde et le rend facile à inclure comme un point de discussion essentiel lors de vos appels d’état hebdomadaires.
risques ouverts
Cette partie comporte deux composantes:
- alerter les parties prenantes de tout risque ouvert actuel et du plan de gestion pour y faire face.
- donner aux parties prenantes un aperçu du plan de gestion des risques pour repérer et gérer les risques en général.
demandes de changement
La gestion des demandes de changement est un élément clé des responsabilités d’un PM., Utilisez cette section pour garder une trace des demandes de modification ouvertes actuelles. Soulignez également les mesures que les intervenants doivent prendre pour traiter chaque demande.
par exemple, si la portée du projet est modifiée, vous voudrez peut-être qu’une partie prenante augmente le budget du projet.
rappelez-vous: votre travail n’est pas seulement de cataloguer les préoccupations, mais aussi de donner des conseils aux parties prenantes sur la façon de les traiter.
Historique des commandes de modification
les informations de commande de modification sont uniquement à titre informatif., C’est une bonne idée cependant d’inclure un résumé de ceux-ci sur le rapport d’état hebdomadaire afin que le client soit conscient de comment et pourquoi la portée (et le budget) a changé jusqu’à présent au cours de la vie du projet.
III. jalons & livrables
diagrammes de Gantt dans Workamajig pour le suivi des différentes étapes
c’est là que vous suivez le pourcentage du projet a été terminé et quelles étapes vous avez accomplies jusqu’à présent., En plus de la section sur l’avancement des tâches, cela donnera aux parties prenantes un aperçu de la façon dont le projet se déroule.
Voici ce que vous devez inclure dans cette section:
jalons terminés
utilisez cette section pour montrer aux parties prenantes:
- combien (en pourcentage) de chaque jalon a été terminé jusqu’à présent
- jalons actuels
- jalons terminés
- jalons à venir
essayez d’utiliser un format visuel (tel qu’un diagramme de Gantt) pour améliorer la compréhension.,
dates de début/de fin
pour chaque étape majeure, incluez:
- dates de début/de fin prévues
- dates de début/de fin réelles
cela indiquera aux gens à quel point vous avez été rapide (ou lent) avec l’avancement du projet jusqu’à présent.
IV. santé financière
dans cette section, vous ferez état de la santé financière du projet, c’est-à-dire de la part du budget qui a été consommée et si vous êtes sur la bonne voie pour suivre les attentes budgétaires.
Cette section n’est pas obligatoire, bien sûr., Certains clients préfèrent ne pas divulguer le budget et la santé financière du projet à tout le monde. Dans ce cas, vous pouvez supprimer complètement cette section ou offrir un aperçu de haut niveau avec un minimum de détails. Laissez des rapports détaillés pour la vue analyse financière.
comment créer un modèle de rapport D’état de projet
étant donné que vous devez envoyer le rapport hebdomadaire/bi-hebdomadaire / mensuel, vous voulez évidemment un modèle de rapport d’état de projet pour faciliter les choses.,
Voici quelques conseils que vous devriez suivre lors de la création de votre modèle:
créer un aperçu exécutif détaillé
vos parties prenantes sont occupées. Alors que certains d’entre eux vont fouiller dans l’ensemble du rapport, la plupart préfèrent obtenir un aperçu rapide des principales préoccupations en un coup d’œil.
ainsi, commencez votre rapport avec un aperçu détaillé de l’exécutif.
Voici ce que vous devez inclure dans cet aperçu:
- identificateurs de projet: placez les informations les plus évidentes – le nom du projet, la date et le nom du gestionnaire de projet – en haut du rapport.,
- Résumé du projet: un bref résumé des principaux enjeux, risques et jalons. Inclure tout ce qui nécessite l’attention urgente de l’intervenant.
- santé du projet: la santé actuelle des différentes parties des composants du projet (avancement des tâches, jalons, risques, etc.).
utilisez la visualisation dans la mesure du Possible
La visualisation rend les rapports complexes beaucoup plus faciles à lire pour les cadres à court de temps. Dans la mesure du possible, utilisez une structure visuelle pour partager des informations, en particulier dans la section Vue d’ensemble de l’exécutif.,
Par exemple, vous pouvez utiliser la couleur verte pour indiquer qu’un composant est en bonne santé, rouge pour quelque chose qui a besoin d’attention.
Si vous allez adopter cette approche, assurez-vous d’établir des conventions pour les données visuelles. Il devrait être clair pour tout le monde ce que les couleurs « jaune” ou « rouge” impliquent. Les parties prenantes doivent savoir quel type de données seront représentées dans quel format (diagramme de Gantt pour l’avancement des tâches, graphiques en pourcentage pour les jalons, etc.).
certains de ces éléments peuvent être évidents pour vous (tels que les codes de couleur pour la santé du projet), mais il est toujours préférable d’être évident que de supposer quoi que ce soit.,
utiliser le même modèle
la cohérence est la clé de la clarté lors de la déclaration d’informations. Utilisez le même modèle dans tous les rapports d’État pour vous assurer que les parties prenantes ne se confondent pas.
gardez à l’esprit que cela limitera votre flexibilité. Vous ne pourrez pas apporter de modifications à la volée si vous souhaitez signaler de nouvelles informations.
Donc, assurez-vous que votre premier modèle a de la place pour toutes les informations que vous souhaitez rendre compte à l’avenir. Il est préférable de sur-déclarer que de sous-déclarer.,
utiliser un logiciel de gestion de projet
rapports sur L’état du projet dans Workamajig
un logiciel de gestion de projet créatif comme Workamajig facilite les rapports. Le logiciel PM peut suivre automatiquement l’état des différentes étapes et la progression des tâches. Des outils tels que Workamajig s’alignent également sur le calendrier et le budget de votre projet pour vous (et vos parties prenantes) donner un aperçu clair de la santé financière du projet.
la plupart des outils PM ont également des outils de reporting intégrés pour vous aider à créer rapidement des rapports d’état et d’activité de projet., Vous pouvez exporter ces rapports au format PDF pour les partager avec les clients.
Conclusion
le rapport d’étape du projet créatif est l’un des outils de communication les plus essentiels à votre disposition. Vous enverrez des rapports sur une base hebdomadaire, bi-hebdomadaire ou mensuelle. Comprendre le but d’un rapport de situation et tous les éléments qui y sont inclus facilitera grandement la production de rapports.
maintenant que vous avez lu ceci, en quoi cela diffère-t-il de vos pratiques de reporting de projet standard? Quels éléments que j’ai énumérés ci-dessus ne considérez-vous pas vitaux?, Et quels éléments incluez-vous chaque semaine que j’ai omis ou omis de mentionner?