un assistant virtuel est une personne qui fournit des services administratifs aux clients tout en travaillant à distance. Les assistants virtuels sont souvent des entrepreneurs indépendants et indépendants, bien que vous puissiez également travailler avec une agence d’assistants virtuels., De plus, de nombreux candidats ont quelques années d’expérience en tant qu’assistant administratif ou gestionnaire de bureau dans un cadre professionnel de bureau.
Si vous envisagez d’embaucher un assistant virtuel, voici tout ce que vous devez savoir:
Virtual assistant responsabilités
l’Un des principaux avantages de l’embauche d’un assistant virtuel est les petites entreprises peuvent sélectionner et de payer pour les services spécifiques dont ils ont besoin., Ce niveau de flexibilité peut permettre aux propriétaires d’entreprise d’économiser des milliers de dollars chaque année, tout en leur donnant la possibilité d’étendre leur contrat à mesure que leur entreprise se développe et nécessite plus de services.,
certaines des tâches et responsabilités les plus courantes d’un assistant virtuel comprennent:
- Gestion du calendrier/des horaires
- organisation des voyages
- organisation des fichiers
- surveillance des e-mails
- Gestion des appels
- Comptabilité et comptabilité
- Gestion des médias sociaux
- vérification des clients potentiels et des partenariats
- selon les besoins de l’entreprise, un assistant virtuel peut fonctionner comme assistant exécutif, assistant administratif ou assistant personnel.
avez-vous besoin d’un assistant virtuel?,
- Pour de nombreuses petites entreprises, l’idée d’embaucher et de confier certaines tâches à un assistant virtuel est décourageante. Certains propriétaires d’entreprise peuvent penser qu’ils n’ont pas le budget ou le temps de présenter un assistant virtuel à leur entreprise. Cependant, tout comme vous ne pouvez pas construire un empire seul, vous ne pouvez pas gérer tous les aspects de votre entreprise seule.
Voici quelques signes qu’il est temps d’embaucher un assistant virtuel:
- Vous passez trop de temps sur des tâches répétitives ou des tâches subalternes., Si vous envisagez d’embaucher un assistant virtuel, mais que vous n’êtes pas sûr d’être prêt, commencez à suivre le temps que vous passez à gérer de petites tâches subalternes. Ces tâches peuvent inclure la réponse aux e-mails, la gestion de votre calendrier ou la réservation de rendez-vous. Si vous passez plusieurs heures chaque semaine sur des tâches répétitives, il est peut-être temps de les externaliser à un assistant virtuel.
- Vous n’avez pas besoin d’aide à temps plein, juste d’une aide supplémentaire. Si votre entreprise a besoin d’un assistant à temps plein qui gère plusieurs tâches impliquées, n’embauchez pas d’assistant virtuel., Au contraire, les assistants virtuels sont idéaux pour les entreprises qui ont besoin de décharger une ou deux tâches ou projets spécifiques qui ne justifient pas l’embauche d’un employé salarié à temps plein.
- Vous avez le budget pour cela. Avant d’embaucher un assistant virtuel, préparez une analyse coûts-avantages pour déterminer la valeur de votre temps par rapport au coût du temps passé à travailler sur des tâches spécifiques. Si vous avez le budget pour embaucher un entrepreneur à temps partiel et que votre analyse coûts-avantages indique que vous gagnerez un temps précieux, recherchez un assistant virtuel.,
L’embauche d’une aide virtuelle sur une base d’essai est une bonne première étape pour trouver un travailleur qui correspond à la culture de votre petite entreprise.
comment embaucher un assistant virtuel
Étape 1: documentez vos processus
avant de commencer à chercher un assistant virtuel, documentez chaque tâche, projet et processus que vous souhaitez confier à un assistant. Dans la mesure du possible, Créez des documents de formation ou de procédure opérationnelle standard que les nouveaux employés ou entrepreneurs peuvent utiliser pour se mettre à jour., Être minutieux et veillez à inclure tous les résultats souhaités que vous souhaitez atteindre.
Étape 2: Après une description de poste
Ensuite, créer une description de poste claire, concise et précise les tâches à déléguer. Vous devez également inclure une liste de compétences et d’outils que les candidats doivent posséder ou maîtriser, tels Qu’Excel, G Suite, Zendesk, etc. Une fois que vous avez une description de poste préparée, vous pouvez la publier sur un site web ou un répertoire., Les endroits populaires pour trouver un assistant virtuel incluent:
- Upwork
- Assistant virtuel Assistant
- Quicklonday
- Guru
Étape 3: examiner les candidatures et mener des entretiens
selon le site(s) sur lequel vous publiez la description de poste, vous pouvez rapidement commencer à passer au crible des centaines Pour filtrer rapidement les candidats à faible effort, envisagez d’ajouter une question inhabituelle ou un « œuf de Pâques” dans votre offre d’emploi. Par exemple, au bas de la description, on pourrait demander aux candidats d’inclure le nom de leur livre préféré.,
Une fois que vous commencez à interviewer, assurez-vous de poser des questions d’entrevue approfondies pour vérifier s’ils sont capables de gérer les tâches que vous souhaitez déléguer.
Étape 4: embaucher à l’essai
Une fois que vous avez trouvé un candidat solide, embauchez-le à l’essai, si possible. Cela vous donnera le temps de voir comment ils fonctionnent et s’ils correspondent ou non à votre entreprise. Si vous commencez à travailler avec un assistant virtuel qui ne fonctionne pas, il est préférable de couper les liens rapidement et se déplacer., Si vous trouvez quelqu’un qui comprend vos besoins et est un bon ajustement avec votre entreprise, vous pouvez les amener plus dans le giron.
CO— vise à vous inspirer de grands experts respectés. Cependant, avant de prendre une décision d’affaires, vous devriez consulter un professionnel qui peut vous conseiller en fonction de votre situation individuelle.
Envie d’en lire plus? N’oubliez pas de nous suivre sur LinkedIn!
Publié le 04 juin 2020