année bissextile 2020: ce Qu’une période de paye supplémentaire signifie pour votre paie (et comment notre liste de contrôle peut vous aider)

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liste de contrôle de la paie

points clés:

• en tant qu’année bissextile, 2020 augmente les chances d’une période de paie supplémentaire, mais ce changement n’est pas exclusif aux années bissextiles! Le nombre de périodes de paie que vous avez peut en fait varier chaque année en fonction de la date et de la fréquence de paie.
• vous avez 4 options pour gérer une période de paie supplémentaire
• selon votre décision, la période de paie supplémentaire peut également affecter les déductions, les paiements de salaire spéciaux et les retenues d’impôt sur le revenu.,
• notre liste de contrôle vous aidera à garder une trace de tout ce qui est affecté par une période de paie supplémentaire, que ce soit une année bissextile ou non.

L’année bissextile 2020 ajoute un jour de paie supplémentaire à l’année et augmente les chances d’une période de paie supplémentaire, faisant passer le nombre de 26 à 27 pour les salariés payés deux fois par semaine (ou de 52 à 53 pour les salariés payés chaque semaine).

bien que les années bissextiles augmentent la probabilité d’une période de paye supplémentaire, le nombre de périodes que vous avez peut en fait fluctuer chaque année en fonction de votre date et de votre fréquence de paye., Dans toute année qui n’est pas une année bissextile, il y a toujours un jour de la semaine qui se produit 53 fois, au lieu de la normale 52. Si votre date de paie tombe à ce jour, vous aurez une période de paie supplémentaire.
pour cette raison, vous devez compter le nombre de périodes de paie que vous aurez chaque année, qu’il s’agisse d’une année bissextile ou non. Si vous avez une période supplémentaire, vous pouvez choisir d’ajuster les chèques de paie et les déductions des employés. Voir notre tableau ci-dessous pour le nombre de jours en 2019, 2020 et 2021 pour vous aider à planifier en conséquence.

Qui Est concerné?,

Une période de paye supplémentaire peut affecter les employés salariés payés une fois par semaine ou deux fois par semaine. En 2020, il y a 53 mercredis et 53 jeudis. Par conséquent, les employés salariés hebdomadaires ou bihebdomadaires payés à l’un ou l’autre de ces jours connaîtront une période de paye supplémentaire.

Les salariés payés mensuellement ou semestriellement et les salariés payés à l’heure ne sont pas concernés.

quelles sont vos Options?

Si vous vous retrouvez avec une période de paie, vous avez quelques options pour votre paie:

Option 1: Ne pas faire de changements. Donnez aux employés leurs montants de salaire habituels à chaque période., Ils recevront des salaires légèrement plus élevés que la normale à la fin de l’année. 86% des employeurs choisissent cette option, malgré le coût supplémentaire qu’elle entraîne pour leurs organisations.

Si vous choisissez cette option, informez vos employés que leur « augmentation” est due à la période de paye supplémentaire et que les salaires reviendront à la normale l’année suivante.

exemple: Mary est une employée salariée payée deux fois par semaine. Au cours d’une année régulière, elle reçoit 26 chèques de paie de 1 538,46 each chacun, totalisant 40 000$. En une année avec une période de paie supplémentaire, elle reçoit 27 chèques de paie de 1 538,36$, ce qui lui donne un salaire total de 41 538$.,46 en fin d’année, légèrement supérieur à la normale.

Option 2: diviser les salaires par 27 ou 53 (au lieu des 26 ou 52 habituels) pour tenir compte de la période de paye supplémentaire. Gardez à l’esprit que le choix de cette option peut mettre une pression sur vos employés. Même si leurs salaires annuels resteront les mêmes que les années avec 26 ou 52 périodes de paie, ils recevront des chèques de paie individuels plus petits, ce qui peut affecter leur capacité à couvrir les factures et autres dépenses régulières.

exemple: Mary reçoit normalement 26 chèques de paie de 1 538$.,46 chacun, mais au cours d’une année avec une période de paye supplémentaire, elle reçoit 27 chèques de paie de 1 481,48 each chacun. Chaque chèque de paie diminue de 56,98$, mais son salaire reste le même à 40 000$.

Option 3: diviser les salaires par un multiplicateur plus précis, soit 26,0893 pour les employés bihebdomadaires ou 52,1786 pour les employés hebdomadaires. Les salaires fluctueront légèrement d’une année à l’autre, mais vous n’aurez pas à modifier vos calculs de 26 à 27 (ou de 52 à 53) chaque année en fonction du nombre de périodes de paie. Au lieu de cela, vous pouvez utiliser 26.0893 ou 52.1786 chaque année, peu importe le nombre de périodes de paie.,

exemple: chaque fois qu’il y a 26 périodes de paie, Mary reçoit 26 chèques de paie de 1 533,20 each chacun. Cela représente un salaire total de 39 863,09$, légèrement inférieur à son salaire de base de 40 000$. Au cours des années avec 27 périodes de paie, elle reçoit 27 chèques de paie de 1 533,20 each chacun, ce qui donne un salaire total de 41 396,40$, légèrement supérieur à sa base.

Remarque: les années où le salaire de base n’est pas atteint, vous devrez quand même payer la différence. Dans le cas de Mary, elle est en deçà de son salaire de base de 136,91 whenever chaque fois qu’il y a 26 périodes de paye., Son employeur devra ajouter ce montant à son dernier chèque de paie afin qu’elle atteigne 40 000 $d’ici la fin de l’année.

Option 4: Modifiez la date ou la fréquence de votre paye. Si vous payez les employés semestriellement ou mensuellement, au lieu d’être hebdomadaire ou bihebdomadaire, vous aurez 24 ou 12 périodes de paie. Les employés recevront moins fréquemment des chèques de paie plus importants, mais leur salaire total restera inchangé et vous n’aurez pas à faire face à une période de paie supplémentaire.

exemple: si sa fréquence de rémunération est changée en semi-mensuelle, Mary reçoit son salaire annuel de 40 000 $en 24 chèques de paie de 1 666,67 each chacun.,

alternativement, envisagez de changer la date de paye de votre organisation pour éviter des périodes de paye supplémentaires. En 2020, par exemple, il y a 53 mercredis, mais seulement 52 vendredis. Si votre date de paie est le mercredi, vous aurez une période de paie supplémentaire, mais si vous changez la date de paie au vendredi, vous n’aurez pas de période de paie supplémentaire.

quelle que soit l’option que vous choisissez, expliquez clairement aux employés les changements que vous apportez à leurs chèques de paie et pourquoi vous les apportez. Alors que vous pourriez être tenté de choisir l’option la plus rentable (et il n’y a rien de mal à cela!,), vous devriez également considérer comment votre décision affectera vos employés. Des chèques de paie plus petits et des perturbations des calendriers de paie établis pourraient réduire le moral de votre organisation.

Qu’est-ce Qu’une période de paye supplémentaire affecte?

que vous continuiez les paiements comme d’habitude ou que vous fassiez un changement, une période de paye supplémentaire peut avoir une incidence sur d’autres facteurs liés à votre paie. Vérifiez ces éléments et la façon dont ils sont calculés chaque année pour vous assurer que les déductions et les paiements de salaire spéciaux sont exacts pour votre nombre de périodes de paie.

• déductions du Régime de santé.,
  dans la plupart des cas, les retenues d’avantages sociaux de vos employés sont calculées sur 26 ou 52 périodes de paie. Dans les années 27 ou 53, ces déductions devront être recalculées ou bloquées au cours de la période de paye supplémentaire. Par exemple, si vos cotisations aux avantages sociaux des employés sont planifiées toutes les deux semaines, vous pourriez déduire trop si vous ne bloquez pas les retenues pendant la période de paye supplémentaire. Toutefois, si vos déductions au titre des avantages sociaux sont prélevées deux fois par mois, vous n’aurez pas à apporter de changements pendant une période de paye supplémentaire.
• salaires Spéciaux.,
  certains salaires spéciaux sont également basés sur 26 ou 52 périodes de paie et devront être recalculés dans les années avec une période supplémentaire. Un exemple est les pensions alimentaires pour enfants qui sont financées directement à partir des salaires des employés.
• retenue D’impôt sur le revenu.
  L’IRS ne nécessite pas de modifications à la retenue d’impôt sur le revenu lorsqu’il y a des périodes de paie supplémentaires, mais vous devez toujours vous assurer que les calculs sont ajustés de manière appropriée. Si vous ne le faites pas, vous pourriez ne pas retenir suffisamment d’impôt fédéral sur le revenu., Assurez-vous de vérifier l’état et les impôts locaux sur le revenu aussi, car le potentiel de underwithholding peut être plus grand. Informez également vos employés qu’ils devraient ajuster leurs calculs pour la retenue d’impôt sur le revenu s’ils veulent retenir plus ou moins que le montant standard.
• cotisations de prestations.
  la période de paie supplémentaire peut également affecter le montant que vos employés contribuent à leurs 401 (k)s, comptes D’épargne-santé (HSAs) et comptes D’épargne flexibles (FSAs)., Si les employés souhaitent cotiser les montants maximaux, ils devront peut-être modifier le montant qu’ils déduisent de chaque chèque de paie pour atteindre ce nombre d’ici la fin de l’année.
• détails sur les salaires documentés dans les lettres d’offre, les contrats et les conventions collectives.
  avant de décider comment indemniser les employés dans une année avec une période de paie supplémentaire, examinez les lettres d’offre et autres documents concernant la rémunération. Les conventions collectives sont particulièrement spécifiques sur les périodes de paie et les salaires, alors vérifiez-les attentivement., Si ces documents indiquent uniquement un salaire annuel, vous pouvez choisir l’une des options ci-dessus pour atteindre ce montant. Toutefois, si les documents indiquent que les employés seront payés en chèques hebdomadaires ou bihebdomadaires de montants égaux, vous devez vous y conformer et choisir L’Option 1.
• pour les années bissextiles uniquement: un jour supplémentaire.
  Les années bissextiles ajoutent un jour supplémentaire à l’année civile, pas seulement une période de paie supplémentaire. Si l’un de vos calculs dépend du nombre de jours dans une année, assurez-vous de mettre à jour ce nombre dans vos formules de 365 à 366., Si vous utilisez un fournisseur de paie, assurez-vous qu’il a pris en compte le 29 février dans son système.

les périodes de paye supplémentaires sont plus fréquentes pendant les années bissextiles, mais elles peuvent survenir n’importe quelle année en fonction de la date et de la fréquence de la paye. Si vous avez une période de paye supplémentaire, réfléchissez à la façon dont vous voulez rémunérer les employés et n’oubliez pas de vérifier les autres facteurs qui peuvent accompagner les changements de paie.
Cliquez ici pour télécharger notre liste de contrôle de paie complète pour les années bissextiles et les périodes de paie supplémentaires, et contactez votre fournisseur de paie si vous avez des questions supplémentaires.,