bien que vous ayez peut—être entendu le terme « employé 1099”, c’est un terme erroné: un employé 1099 n’existe pas techniquement parce que les employés sont classés différemment des entrepreneurs indépendants-et ce sont les entrepreneurs qui utilisent le formulaire 1099.
1099 entrepreneurs peuvent souvent ajouter juste l’explosion supplémentaire de talent et de vitesse que vous recherchez. Comme les employés, cependant, les entrepreneurs indépendants viennent également avec une petite pile de paperasse.,
Une fois que vous avez trouvé le pigiste parfait pour votre projet, ne laissez pas la gamme vertigineuse de formulaires et de documents vous faire dérailler! Maintenant, vous devriez toujours demander à votre CPA une liste de contrôle de conformité complète, mais voici un aperçu de certaines des exigences et des meilleures pratiques que vous devriez garder à l’esprit lorsque vous embarquez le nouvel entrepreneur.,
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tout d’abord: obtenez votre impôt formulaires dans l’ordre
vous aurez probablement besoin de deux documents lorsque le temps de l’impôt roule autour: un W-9 et 1099-NEC. Nous avons inclus des liens vers les documents appropriés ci-dessous, mais vous devez également vous rendre sur le site Web de l’IRS pour vous assurer que vous disposez des dernières versions.,
Étape 1: Demandez à votre entrepreneur indépendant de remplir le formulaire W-9
lorsque l’Heure de l’impôt approche, le formulaire W-9 sera votre meilleur ami. Vous n’avez pas besoin de l’envoyer n’importe où, mais vous devez le conserver dans vos dossiers pendant au moins quatre ans. Demandez à votre entrepreneur de remplir ce formulaire Le Jour 1, afin que vous ne vous précipitiez pas plus tard.
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téléchargez simplement vos W-9 et nous déposerons et posterons les 1099 pour chaque entrepreneur.,
le formulaire W-9 (demande de numéro D’Identification du contribuable) commence facilement en vérifiant le nom et l’adresse de votre pigiste. Ensuite, la case 3 (en haut du formulaire) vous indiquera comment les activités de votre entrepreneur sont classées. Tant qu’ils n’exécutent pas un S corp ou un C corp et que vous ne payez pas par carte de crédit ou par une plate-forme de paiement tierce (comme PayPal), vous pouvez planifier le dépôt du formulaire 1099-NEC en janvier. (Plus de détails ci-dessous.) Passer à autre chose: la partie I couvre leur numéro D’Identification du contribuable (TIN), de sorte qu’ils ne peuvent pas esquiver L’IRS., La partie II vous aide également à confirmer qu’ils sont légalement autorisés à travailler aux États-Unis en tant que résident ou citoyen américain.
lorsque vous examinez le W-9 de l’entrepreneur, assurez-vous qu’il se souvient de s’exonérer de la retenue d’impôt; il devrait produire lui-même des impôts. Nous avons un poste entier dédié à la façon de remplir un W-9, que vous voudrez peut-être partager avec votre entrepreneur.
CONSEIL DE PRO: Si votre pigiste est un résident ou un citoyen international, collectez le formulaire W8-BEN à la place.,
Étape 2: Remplissez deux formulaires 1099-NEC (copier A et B)
marquez votre calendrier, car ce formulaire est livré avec une date limite. En janvier, regardez combien vous avez payé l’entrepreneur indépendant au cours de la dernière année. Si vous leur avez versé plus de 600 $au cours de la dernière année civile et que leur entité commerciale n’est pas une s corp ou une c corp, vous devrez produire un formulaire 1099-NEC.
Conseil de Pro: Si vous avez payé votre entrepreneur via une carte de crédit ou une plateforme de paiement (par exemple PayPal), vous n’aurez peut-être pas besoin de déposer un 1099-NEC. L’entité de règlement des paiements peut être tenue de déposer un 1099-K.,
Le 1099-NEC indique combien un entrepreneur indépendant a gagné (mais sans inclure les paiements effectués via des cartes de crédit ou des plates-formes de règlement tierces) tout en travaillant avec vous. Vous et votre entrepreneur en aurez besoin pour remplir vos impôts. Chaque 1099-NEC est livré avec une copie A et une copie B. vous déposerez la copie A auprès de l’IRS et enverrez la copie B à votre entrepreneur. Étant donné que le 1099-NEC ne fait pas partie du programme de dépôt combiné fédéral/état, vous devrez peut-être également fournir un 1099-NEC à votre état et/ou à l’état où votre entrepreneur réside ou travaille., Assurez-vous de vérifier auprès de votre CPA pour être sûr que vous êtes en conformité avec les lois au niveau de l’état.
La date limite est Janv. 31: assurez-vous d’envoyer le 1099-NEC à L’IRS et à votre entrepreneur avant le dernier jour de janvier. Si cela tombe un week-end, vous avez jusqu’au lundi suivant.
Si vous choisissez d’envoyer votre copie 1099-NEC A à l’IRS, assurez-vous d’inclure le formulaire 1096: résumé annuel et transmission des déclarations américaines. Ceci est une feuille de couverture pour les soumissions papier.,
pour déposer 1099s auprès de L’IRS par voie électronique via le système FIRE, vous aurez besoin d’un code de contrôle de L’émetteur (TCC), qui peut être demandé via le formulaire 4419. Il faut du temps pour traiter la paperasse, alors ne tardez pas sur ce formulaire 4419. Vous devez le soumettre au plus tard le 1er novembre de l’année avant de planifier le dépôt électronique de vos 1099. vous avez encore des questions sur le dépôt électronique? IRS Publication 1220 a des instructions détaillées sur la façon de produire vos 1099s pour l’année d’imposition 2020.
pour envoyer la copie B à votre entrepreneur, vous devrez obtenir son consentement écrit pour livrer le document par voie électronique., Assurez-vous de suivre ces exigences de l’IRS pour le consentement à la livraison électronique avant d’envoyer un courriel à un entrepreneur son/sa 1099-NEC. Sinon, vous aurez besoin de l’envoyer par la poste.
meilleures pratiques pour garder vos documents en ordre
dossiers, dossiers, dossiers. Une fois que vous avez cloué les exigences fiscales, il y a d’autres habitudes que vous devriez prendre pour garder votre relation avec l’entrepreneur va aussi bien que possible.
comme pour les autres activités commerciales, conservez tous les documents liés à votre travail avec un pigiste: contrats, factures, preuves de paiement, etc., Voici quelques astuces qui vous aideront à rester conforme (et sain).
demandez des factures à votre entrepreneur indépendant
ne payez votre entrepreneur 1099 qu’une fois qu’il a envoyé une facture à votre façon. Enregistrez chaque facture pour vos dossiers. Et n’acceptez aucun rapport de dépenses supplémentaire. Pourquoi? Parce qu’avec une grande liberté vient une grande responsabilité; les dépenses pour leur entreprise sont la responsabilité du pigiste.
outils pour vérifier:
- facture.,com pour payer et traiter les factures
- récolte pour le suivi du temps
- FreshBooks comptabilité des petites entreprises avec facturation
tomber amoureux de la paie moderne
ajoutez votre pigiste à la paie
attendez, je sais ce que vous allez demander: « L’ajout d’un pigiste à la paie ne peut-il pas brouiller les lignes entre les entrepreneurs et les employés? »Dans certains cas, les ajouter à la paie est OK., Selon la durée de votre relation dure, il peut être plus facile et plus efficace de les ajouter directement à la paie de votre entreprise.
garder les dossiers comme un patron
garder les dossiers organisés devient tellement plus facile si tout est partagé et stocké électroniquement. Il existe des applications dédiées aux factures et à la paie, mais qu’en est-il des autres documents tels que les contrats, les accords de non-divulgation et d’autres fichiers liés au travail?,
outils pour vérifier:
- HelloSign, une plate-forme esignature
- DocuSign, une autre plate-forme esignature
- Google Docs pour le partage et le stockage de documents
tenir des dossiers détaillés fait partie de l’entreprise, mais vous n’avez pas besoin de vous enterrer sous toute cette paperasse. En gardant une trace de vos « must-dos » et les délais, et en utilisant des outils numériques pour rationaliser les processus autant que possible, vous pouvez rester au top de toutes les exigences sans beaucoup de temps et d’efforts supplémentaires.,
Initialement publié le 26 juillet 2017.