una solución fácil para los impuestos organizados de EE.UU.: categorías de gastos comerciales

asesoramiento fiscal

Cuando llega la temporada de impuestos cada año, ¿pasa horas clasificando recibos u organizando categorías de gastos porque se han agrupado en una agrupación de catchall?

Los gastos comerciales pueden ser confusos para los autónomos y los nuevos propietarios de pequeñas empresas porque muchos recursos fiscales son bastante vagos con sus definiciones. Incluso podrían usar ejemplos oscuros irrelevantes para su negocio.,

para evitar confusiones, debe configurar categorías de gastos para su negocio en función de las categorías ofrecidas por su organismo fiscal local o las que son comunes a otros en su industria. Las categorías de gastos le permiten ordenar y clasificar fácilmente los gastos a medida que gasta dinero, lo que le ahorra mucho tiempo al evitar las horas de clasificar cajas de recibos.

en la publicación de hoy, discutiremos los conceptos básicos de los gastos deducibles y cómo puede usar FreshBooks para facilitar la categorización.

¿Qué es un gasto deducible?,

si se puede atribuir a un negocio con la intención de obtener un beneficio (en lugar de un pasatiempo), el gasto es lo más probable, al menos parcialmente deducible. En los Estados Unidos, el IRS especifica que para ser deducibles, los gastos deben «ser ordinarios y necesarios. Un gasto ordinario es uno que es común y aceptado en su comercio o negocio. Un gasto necesario es uno que es útil y apropiado para su comercio o negocio.»

jerga aparte, esto simplemente significa que los gastos ordinarios son cosas que otros propietarios de negocios en su industria suelen comprar., Por ejemplo, un contable normalmente compraría programas informáticos, suministros de oficina y publicidad. Probablemente ya estás contando estas cosas como gastos.

los gastos necesarios se definirían mejor como los costos necesarios para que su negocio tenga éxito. Esto incluye cosas como viajes de negocios o herramientas para el trabajo. Un contable podría ser capaz de pagar millones de dólares para anunciarse durante el Super Bowl y categorizarlo como un gasto normal, pero ¿es necesario un anuncio tan caro? Lo más probable es que un auditor del IRS diga que no.,

categorías de gastos que encontrarás en FreshBooks

Aquí hay una lista de categorías de gastos comúnmente utilizadas. Estos pueden no ser todos directamente aplicables a su negocio, y es posible que tenga algunas de sus propias categorías específicas, pero esta lista es bastante exhaustiva para los propietarios de pequeñas empresas.,De5c14664″> entretenimiento

gastos de oficina & franqueo (incluyendo: hardware, suministros de oficina, embalaje y franqueo)

Otros gastos (incluyendo: comisiones bancarias, comisiones y salarios)

Personal

Servicios Profesionales

alquiler & lease

supplies

travel (including: airfare and lodging)

drawing the line between assets and deducible expenses

ocasionalmente puede gastar dinero en algo en su negocio que parece un gasto, pero en realidad está comprando un activo.,

mobiliario y equipo

usted puede comprar computadoras, muebles, Impresoras u otros tipos de equipo para su negocio. Se espera que estos artículos duren más de un año, por lo que son activos, no gastos. En lugar de contabilizar el costo de los muebles y equipos, usted «capitalizaría» la compra como un activo en su balance, luego cancelaría el costo como un gasto de depreciación durante la vida útil del activo.

La capitalización y la depreciación son complejas., Puede consultar la publicación 946 del IRS para obtener más información, pero es posible que desee consultar con un contador o contable para asegurarse de que está siguiendo las reglas.

¡configure las categorías de gastos en FreshBooks!

configurar categorías de gastos en FreshBooks puede ayudarlo a identificar y organizar rápidamente los gastos comerciales durante todo el año. Esto también hará que los informes de tiempo de impuestos sean muy fáciles.,

sin mencionar la tranquilidad que proviene de saber a dónde van todo su dinero y ganancias—lo cual es ideal para profundizar en la salud financiera de su negocio.

en FreshBooks, las categorías se pueden configurar fácilmente cada vez que registre un nuevo gasto. Entonces, ¿cómo los preparas?,

1. en su cuenta de FreshBooks, vaya a la pestaña gastos
2. haga clic en nuevo gasto
3. Cuando aparezca el formulario de gastos, haga clic en Elegir una categoría
4. elija la categoría apropiada del menú desplegable, (sus recibos aparecerán codificados por colores según la categoría elegida)
5. registre el resto de su gasto

Recuerde guardar la documentación de todos sus gastos comerciales, independientemente del monto. Si alguna vez es auditado, es su responsabilidad justificar todas las entradas y deducciones en su declaración de impuestos., Las entradas en el software de contabilidad de su pequeña empresa e incluso los estados de cuenta bancarios no son suficientes. Debe mantener recibos y otros registros para documentar las compras y ventas de su negocio.

generalmente, el IRS requiere que usted mantenga registros para respaldar sus ingresos y deducciones durante tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración. Sin embargo, pueden extender el estatuto de limitaciones a siete años si creen que usted no reportó todos los ingresos que debería haber reportado, y su ingreso no reportado es más del 25% del ingreso bruto que se muestra en su declaración.,

esto es del archivo FreshBooks y fue publicado originalmente en marzo de 2016.