The Case for Managing MRO Inventory (Español)

by MMH Staff · April 1, 2013

en un trabajo anterior, yo era el gerente de materiales en una planta de fabricación. Una «cuna de herramientas» era el depósito de suministros de oficina y suministros de seguridad; la mayor parte del inventario de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) estaba controlado por el Departamento de mantenimiento y se almacenaba en toda la planta. Mi grupo se propuso llevar las mejores prácticas en gestión de inventario a la cadena de suministro de MRO.,

Los sujetadores fueron la primera categoría de componentes MRO que abordamos. Seleccionamos un proveedor para que venga y reponga regularmente los sujetadores en un área central de almacenamiento. El proveedor inventariaba y almacenaba los contenedores y nos facturaba mensualmente. Este simple cambio de proceso eliminó la multitud de órdenes de compra y los costos asociados que habían sido típicos de la disposición anterior; también fue diseñado para garantizar que el personal de mantenimiento siempre supiera dónde obtener los sujetadores que necesitaban para sus tareas.,

sin embargo, hubo resistencia continua a la idea de que la función de gestión de materiales tomara el control de todo el suministro de MRO. El punto de inflexión se produjo cuando se permitió que se agotaran las existencias de conos de roscado de fundición, utilizados para controlar el flujo de metal fundido de un cucharón de horno, y el equipo de compras tuvo que abastecerse y acelerar el reabastecimiento un domingo. Quedó claro para todos que tenía más sentido comercial almacenar suministros de fundición en la cuna de herramientas. Poco después, se trasladaron suministros adicionales de conos de golpeteo a la cuna., No solo se realizó el mantenimiento central de MRO y se ordenó después de eso, sino que la limpieza del área de mantenimiento de la fundición mejoró porque ya no había patines de materiales sentados alrededor como «cosas de mantenimiento».»como lo demuestra este escenario, es posible racionalizar las prácticas de gestión del inventario de MRO y producir beneficios significativos para la organización como resultado. Este artículo abordará varios de los pasos básicos que las organizaciones pueden tomar para mejorar sus actividades de la cadena de suministro de MRO.,

inventario de MRO: la oportunidad

En primer lugar, seamos claros sobre lo que queremos decir con «suministros de MRO.»Estamos hablando de suministros consumidos en el proceso de producción, pero que no se convierten en parte del producto final o no son centrales para la producción vendible de la organización.,1 esa definición incluye artículos como componentes de reparación, fluidos de corte, lubricantes y herramientas, así como suministros de oficina, productos de limpieza y otros productos de limpieza, muebles, accesorios de iluminación, suministros de construcción, suministros de seguridad y otros consumibles que no están vinculados directamente a los productos o servicios básicos de la organización.

el gasto en inventario MRO puede ser muy sustancial. Solo dos ejemplos: la encuesta anual de rendimiento operativo de la Asociación Internacional de helicópteros muestra que entre el 40% y el 45% de los gastos están relacionados con el mantenimiento.,2 y en un proveedor automotriz de Primer Nivel, aproximadamente el 40 por ciento del gasto anual de adquisición es consumido por MRO materials. A medida que las empresas continúan luchando en el frente de costos, pocos ven la probabilidad de que el gasto de MRO caiga. Una encuesta reciente mostró que casi el 60 por ciento de los gerentes de la industria manufacturera encuestados esperan mantener sus niveles de gasto de MRO en 2013.

desafortunadamente, sin embargo, el suministro de MRO a menudo se pasa por alto como una responsabilidad de «inventario»; como consecuencia, rara vez se maneja con el rigor y la atención que debería ser., Es tanto más lamentable en 2013, y tanto más crucial para las organizaciones comprender y gestionar sus costos, dadas las muchas incertidumbres y la volatilidad de la economía mundial. Sin embargo, en mi experiencia, las actividades de suministro de MRO tienen poca responsabilidad directa, y son impulsadas con demasiada frecuencia por los desabastecimientos en lugar de por cualquier plan general de la cadena de suministro. Con frecuencia, he visto situaciones en las que el inventario de MRO se gasta y se encuentra en un área sin ningún sistema de localización identificable, identificación o historial de uso., Aunque cada vez hay más empresas que opinan que los suministros de MRO son verdaderos costos que pueden rastrearse y controlarse, es evidente que hay espacio para el control sistemático y métodos de manejo más eficientes.

MRO vs. gestión de inventario «Real»

la gestión de inventario tradicional—que abarca materias primas, componentes, trabajo en proceso (WIP) y
productos terminados—se controla y gestiona a niveles óptimos, proporcionando suficiente suministro para cubrir las necesidades actuales de producción y permitir las contingencias más probables., El inventario se verifica generalmente a través de un proceso conocido como Conteo de ciclos, utilizando el análisis de costos ABC. El inventario se recibe y se encuentra en un almacén o ubicación WIP y decrementa a medida que se utiliza. Cuando se utiliza un sistema de planificación de los recursos institucionales (ERP), el inventario puede reponerse mediante un aviso de reordenamiento a través de MRP o a través de un sistema de tipo kanban donde se notifica al proveedor o proveedor y se repone el inventario. Las listas de materiales se guardan para los productos finales; detallan la cantidad y los costos del inventario., Nunca hay un problema de que la alta gerencia haga un recorrido final por el sistema para acelerar el proceso; eso dañaría todo, desde el lavado posterior hasta la precisión del inventario y muchos otros indicadores clave de rendimiento.

Sin embargo, el inventario de MRO a menudo carece de la mayoría de estos controles o prácticas. Rara vez se mide en términos de inventario disponible, turnos, obsolescencia o uso. Por lo general, gira menos de una vez al año; las tasas de solicitud de llenado suelen ser inferiores al 80 por ciento.3 con frecuencia, muchos de los suministros necesarios para las tareas de MRO están en stock, pero simplemente no se pueden localizar., Otro déficit de rendimiento: muchos de los artículos necesarios para el mantenimiento o las reparaciones se obtienen con compras al contado que ignoran el precio en favor de la disponibilidad. Peor aún: la carga expedita también se convierte en un factor. También está el costo del tiempo de inactividad no planificado, a la espera de componentes de reparación que ya podrían estar en algún lugar de la instalación.

al mismo tiempo, existe el problema de desviar al personal de mantenimiento altamente remunerado de las reparaciones y las actividades de mantenimiento planificadas. Hacer que lleven a cabo el trabajo de gestión de materiales no es el mejor uso de sus habilidades y tiempo., He oído a más de un gerente de planta quejarse de que el personal de mantenimiento está sentado en una oficina hablando con los proveedores y, al mismo tiempo, gimiendo por el tiempo de inactividad del equipo.

también hay grandes diferencias en la gestión del flujo de caja cuando comparamos las prácticas tradicionales de gestión de inventario con lo que todavía es típico con MRO. No es raro que un gerente de mantenimiento intente «ahorrar dinero» comprando grandes cantidades de, por ejemplo, componentes de maquinaria para obtener la ruptura de precio., Pero eso generalmente significa un gran desembolso en efectivo para el inventario que se gasta cuando se recibe en lugar de estar en los libros, y que puede perderse o volverse obsoleto. En el lado de la producción, los profesionales de la cadena de suministro que enfrentan problemas de volumen similares se encargarán de las negociaciones permitidas para recibir los descuentos por volumen, pero generalmente dividirán las entregas en varias fechas, disminuyendo así el impacto en los gastos, reduciendo la cantidad de espacio en las estanterías requerido para el stock y permitiendo la cancelación de pedidos en caso de que los artículos ya no sean necesarios.,

erradicar el inventario «oculto»

otra práctica común de MRO es el uso de inventarios «ocultos» o «privados» de material que los individuos mantienen para asegurarse de que tienen los artículos cuando los necesitan. El material puede estar en cajas de herramientas, estantes o escondido en armarios de trabajo. Este inventario ardilled away tiene un costo considerable para la organización, desde el obvio exceso de inventario hasta las tarifas de flete aceleradas.,4

he participado en varias limpiezas de plantas donde se han reorganizado grandes áreas y se ha eliminado material porque el equipo para el que se compró ya no existe o más comúnmente, nadie recuerda por qué se compró el material en primer lugar. En las mismas instalaciones, he visto piezas aceleradas para un trabajo de reparación de emergencia, solo para que la persona de mantenimiento del segundo turno realice la reparación con las piezas ya en su caja de herramientas. Otro ejemplo: en una instalación automotriz de primer nivel, teníamos brocas de mecanizado que se almacenaban en un sistema honor., Un día, no había bits a mano y nada en orden. Mientras los compradores hacían llamadas frenéticas, la gente de operaciones hacía planes para extender el uso de los bits restantes. Se suponía que las operaciones sufrirían dentro de 12 horas. Como resultado, había suficiente stock en las cajas de herramientas de los operadores para ejecutar la operación durante más de 48 horas sin hacer ninguna de las gimnasia necesarias para extender la vida útil de cada broca.

hay un poco de «Complejo de Superman» en exhibición en tales circunstancias; el empleado salva el día porque tiene las partes correctas allí.,

cinco mejores prácticas en Gestión de MRO

entonces, ¿cuáles son las características de una buena gestión de inventario de MRO? En mi experiencia, hay cinco aspectos que constituyen la mejor práctica:

1. ubicación Central del inventario de MRO. Es invariablemente más eficiente almacenar los suministros de MRO en una ubicación central por instalación en lugar de mantenerlos en varios lugares no identificados. Es crucial tener sistemas informáticos para rastrear, administrar y controlar el inventario., Armado con datos de uso y costos de transacción, una organización puede «ajustar el tamaño» de su inventario de MRO De acuerdo con los estándares de desempeño de la cadena de suministro.5en un proveedor automotriz de primer nivel, trasladamos todos los artículos de mantenimiento a un área controlada. El inventario se catalogó, se asignaron números de parte y se ubicó en estantes que también se identificaron con un ID de ubicación. A continuación, el inventario se capitalizó, lo que aumentó el balance y permitió hacer un seguimiento adecuado de los costos de mantenimiento rutinario del equipo., El nuevo «almacén» contaba con personal experimentado de la cadena de suministro que había establecido relaciones con los proveedores y que entendía el concepto de asociarse con los proveedores para ayudar a reducir los costos. En los casos prácticos, se alentó a los proveedores a poseer y mantener el control del inventario y a enviar cantidades mínimas para cubrir las necesidades de inventario «según sea necesario». También hubo esfuerzos para controlar los costos mediante el uso de componentes de menor costo pero totalmente compatibles en lugar de las piezas «preferidas por el mantenimiento»., En conjunto, estas iniciativas sentaron las bases para un programa de mantenimiento preventivo; el programa incluyó la programación del tiempo de inactividad del equipo y el establecimiento de una lista de selección de artículos y suministros de reparación, asegurando que los costos de reparación del equipo se registrarían con precisión y la previsión presupuestaria mejoraría notablemente.
2. inventario de consignación controlada por el proveedor. Muchas organizaciones han utilizado con éxito a terceros para administrar el inventario de MRO.,6 los enfoques de inventario administrado por el proveedor (VMI), bien probados en la gestión general de la cadena de suministro, a menudo implican que el personal del proveedor esté en el sitio para administrar el inventario. Esto permite que el personal del cliente se centre en sus funciones principales, con la garantía de que el inventario de MRO está siendo administrado adecuadamente por un socio de confianza. Y significa que el proveedor, dada una mayor visibilidad de la demanda descendente, puede ser capaz de ofrecer descuentos por volumen a los que un representante de mantenimiento en el cliente no tendría acceso.,El enfoque VMI también puede reducir el papeleo y reducir el número de transacciones de inventario en el lado del cliente, ya que el cliente está pagando por el material a medida que se usa. La facturación se puede programar de forma semanal o mensual para agilizar el proceso de cuentas por pagar, reduciendo el número de órdenes de compra creadas y, por lo tanto, reduciendo los costos de transacción. Esos ahorros pueden ser impresionantes por sí mismos: las cifras de costos para procesar una orden de compra (PO) varían de $60 a 3 300, contando los costos de todo, desde los salarios del personal involucrado hasta los costos de las cuentas por pagar y los costos de comunicaciones.,7 asumamos una cifra de $150; una reducción del 50 por ciento en un volumen anual de 5,000 pedidos MRO sería de 3 375,000 solo en costos de PO.
3. Una base de datos precisa y actualizada. Este es otro elemento importante, junto con la estandarización de los procesos de almacenamiento, consumo y análisis para una mejor gestión. Cuando hay procesos de negocio estándar, facilita el desarrollo de una base de datos precisa y oportuna que, a su vez, permite a los equipos de mantenimiento/instalaciones planificar mejor las actividades de mantenimiento programadas y pronosticar los costos con mucha más precisión., Además, los plazos requeridos para un mantenimiento programado serán más precisos, lo que permitirá al personal de operaciones planificar mejor en torno a un tiempo de inactividad y no almacenar material porque los tiempos de inactividad siempre han sido más largos de lo prometido en el pasado. Los sujetadores son una de las categorías de piezas MRO para las que se puede desarrollar muy rápidamente una base de datos precisa. Muchos proveedores de sujetadores suministrarán el equipo de almacenamiento (Estantes, contenedores o estantes), etiquetarán las ubicaciones y contarán y almacenarán las ubicaciones. El cliente entonces tira de los artículos que se requieren., No hay ninguna transacción, y no hay necesidad de una solicitud o una orden de compra. El proveedor repone en un horario acordado y factura mensualmente o dos veces al mes en función del consumo. Esto reduce el número de órdenes de compra considerablemente y reduce significativamente el tiempo y la mano de obra asociados que entran en el proceso de inventario.
4. Conjunto de indicadores clave de rendimiento. Al igual que en cualquier proyecto o gestión de una operación, se deben establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir factores como el ahorro, los costos y la obsolescencia en un proyecto de MRO., Si algo es lo suficientemente importante como para rastrearlo, debe medirse, de modo que la alta dirección no solo pueda mantenerse informada del progreso del proyecto, sino que también pueda ver sus beneficios cuantificables. Algunas medidas a considerar podrían incluir días o meses de inventario disponible, el número de desabastecimientos, la relación entre pedidos urgentes y pedidos de reposición y las tasas de obsolescencia de las piezas. Medidas como estas deben ser rastreadas y publicadas para que los responsables puedan ver cómo se están desempeñando y están en condiciones de actuar para mejorar el desempeño., En el ejemplo de los artículos de fundición mencionados anteriormente, pudimos reducir el número de órdenes de compra de 5 500 y más de 10 a 12 por semana a cero al pronosticar el uso y ordenar en cantidades más pequeñas con entregas más frecuentes.Los datos deben incluirse en los informes mensuales o trimestrales a la administración. Si el rendimiento del inventario de MRO se refleja en su implementación y gestión por parte de los profesionales de la cadena de suministro, es probable que sus KPI sean puntos positivos en cualquier informe. Para empezar, por supuesto, puede haber datos que no sean halagadores para algunos departamentos., Sin embargo, los informes abiertos de esos datos atraerán la atención adecuada a los problemas y, con el tiempo, las mejoras en los datos se convertirán en algo positivo para toda la organización. La alternativa realmente no es viable: cuando un problema se oculta o se ignora, pronto se volverá aún más grave, potencialmente descarrilando carreras.
5. Educación sobre la cadena de suministro para el personal de MRO. A menudo, los esfuerzos de educación continua, como una serie de seminarios sobre gestión de inventario, permitirán a los involucrados en MRO comprender la importancia de adherirse a las mejores prácticas., La exposición a organizaciones de profesionales de la cadena de suministro como APICS o ISM puede ser de gran ayuda; compradores, planificadores y muchas otras categorías de profesionales de la cadena de suministro se benefician regularmente de los programas de educación continua ofrecidos por dichas organizaciones y de los programas de certificación que ejecutan. Hay otros beneficios de tales programas: los gerentes de la cadena de suministro indicaron que veían los programas de capacitación como signos del compromiso de las empresas con sus carreras.,8

Getting Started

no pretendo que la reorganización de las actividades de inventario de MRO sea un ejercicio de chasquido de los dedos, algo que es «uno y hecho» con un simple correo electrónico de la alta gerencia. Hay muchos imperativos culturales que sostienen el statu quo, no menos importante de los cuales son la defensa del territorio por parte de los gerentes y el arrastre de talón por los muchos que temen la pérdida del control y los muchos más que desconfían de cualquier forma diferente de hacer las cosas porque quieren pruebas de que la nueva forma será mucho mejor.

el cambio tiene que comenzar en alguna parte., El mejor lugar para comenzar es con datos que muestren cuán deficientes son las actividades de MRO en comparación con las normas de gestión de inventario. Puede ser una verdadera revelación para la alta gerencia revisar los gastos anuales de mantenimiento de piezas o ver los costos de flete acelerado cobrado al mantenimiento. Estos dos elementos por sí solos pueden ser suficientes para que la alta gerencia comience a hacer preguntas. Y con los altos ejecutivos comprometidos, el cambio real puede comenzar a suceder.,

como se señaló anteriormente, una de las áreas más fáciles para comenzar una revisión del inventario de MRO Es con sujetadores, componentes ubicuos y de bajo costo cuyos procesos principales de la cadena de suministro son muy maduros. Muchos proveedores líderes de sujetadores ofrecen programas VMI muy ventajosos. Una vez que estos procesos están en su lugar para los sujetadores, es un paso bastante fácil comenzar a mover otros suministros de mantenimiento simples en una cuna de herramientas o algún otro método de control de inventario. Otro método simple y práctico es el uso de máquinas expendedoras para dispensar suministros básicos., Las máquinas cuentan con un código que está ingresado (por ejemplo, número de orden de trabajo o número de empleado) o aceptan la identificación de los empleados cuando deslizan su tarjeta de identificación.

las eficiencias de MRO están a la vista. De hecho, lo han sido durante décadas. No se necesitan reuniones de alto nivel, programas de consultoría a gran escala ni equipos de tareas de gestión para justificar los ahorros que se pueden realizar. Espero que este artículo te da algunas de las ímpetu que la organización puede necesitar para conseguir sus MRO
la cadena de suministro de funcionamiento de su potencial.,

notas finales:

20 de noviembre de 2019