¿qué es una factura proforma? Todo lo que necesita saber

la facturación puede no ser la tarea más emocionante en el día a día de su negocio, pero su importancia es innegable: mantiene el flujo de caja que ingresa a su negocio. Comprender los diferentes tipos de facturas es, por lo tanto, clave para el desarrollo de buenas prácticas comerciales en su empresa. Aquí hay una introducción rápida a la factura proforma y cómo debe usarlas en su negocio.,

en este artículo, aprenderá:

• Qué es una factura proforma

• Cómo se diferencia una factura proforma de una factura o cotización

• Cuándo debe usar una factura proforma

• Cómo crear mejor una factura proforma

facturas de una manera u otra, ya sea emitiéndolas ellos mismos o recibiéndolas de proveedores. La facturación es, después de todo, una parte esencial de la gestión de un negocio, lo que le permite recibir el pago a tiempo, realizar un seguimiento de sus ganancias y gastos, y preparar sus libros para el día de impuestos., ¿Pero qué pasa con las facturas proforma?

¿qué es una factura proforma?

es posible que esté familiarizado con el término ‘factura proforma’, especialmente si es un propietario de un negocio que ya es experto en el mundo de las facturas., Pero para aquellos de ustedes que aún se están rascando la cabeza, una factura proforma es esencialmente una factura de venta provisional que envía a su cliente antes de entregar sus bienes o servicios.

normalmente contiene una fecha de emisión, una descripción de lo que se vende, y la cantidad total a pagar, así como los impuestos o tasas que se pueden incurrir entre el momento de la emisión y cuando se realiza la entrega. Proporcionando una estimación tan precisa como sea posible, el objetivo de una factura proforma es evitar exponer a su cliente a cargos o aranceles imprevistos.,

al igual que una factura, una factura proforma es un acuerdo comercial vinculante. Lo que diferencia a los dos, sin embargo, es que las condiciones de venta de una factura proforma todavía se pueden cambiar. Esto significa que solo se aplica a las ventas que aún no se han completado.

tampoco tienen un número de factura único y secuencial, algo que se requiere en todas las facturas legales – y deben estar claramente etiquetados como proforma. Fundamentalmente, una factura proforma no tiene valor fiscal y no contiene un medio de pago, por lo que no debe incluirse en sus registros contables.,

¿Cuál es la diferencia entre una factura, una factura proforma y un presupuesto?

en la superficie, las facturas proforma y las cotizaciones tienen bastante en común. Ambos se utilizan en gran medida de la misma manera, ambos proporcionan información sobre una venta y tampoco son documentos legales por derecho propio. Donde difieren es en su propósito.

cotización

una cotización es una estimación de costos para un artículo o servicio que su cliente ha expresado interés en comprar., Es considerablemente menos formal que una factura proforma y generalmente se envía durante las primeras etapas del proceso de venta. Tampoco necesariamente incluye información detallada sobre los artículos o servicios que se ofrecen, sino que proporciona una idea aproximada de la cantidad y el precio.

Es importante destacar que una cita no es un documento con ningún tipo de obligación o expectativa detrás de ella. Al igual que una factura proforma, no tiene ningún valor financiero y la venta puede ser aceptada por el cliente o puede cancelarse fácilmente sin consecuencias.,

factura Proforma

Una factura proforma es también enviado a un cliente antes de su entrega de los productos o de sus servicios prestados, pero se considera más vinculante que una cita – aunque no es jurídicamente vinculante, como una factura completa.

se proporcionan más detalles, y hay margen de maniobra en términos de negociación antes de realizar cualquier pago.

factura

Las facturas se envían cuando los bienes se han vendido o prestado servicios y el pago es ahora debido., El documento es un acuerdo vinculante, y el cliente tiene la obligación de pagar el precio indicado. Y a diferencia de las facturas proforma, puede usar facturas para reclamar el IVA.

así que, en resumen, debe emitir una factura proforma para crear una venta potencial y una factura cuando se finalice esa venta.

¿cuándo debe enviar una factura proforma?

Hay dos razones principales por las que su empresa puede necesitar crear una factura de venta provisional antes de la venta real., Ya sea que desee declarar una estimación del costo final del artículo o servicio que está proporcionando, o que desea enviar internacionalmente.

estimación de costos

las facturas Proforma sirven como una especie de acuerdo de buena fe entre usted y su cliente.

son una línea de base para una venta, un desglose de los artículos con una indicación precisa de la cantidad total adeudada, pero no está solicitando el pago.,

Esto hace que una factura proforma sea la opción ideal cuando una venta aún no se ha finalizado o los bienes o servicios aún están en negociación, ya que proporciona un formato que puede ajustarse más tarde si es necesario.

envío internacional

dado que a menudo incluyen detalles sobre el envío, el embalaje, el peso y las tarifas de entrega, las facturas proforma se utilizan a menudo en la industria del envío internacional. Ayudan a declarar el valor de un artículo para que pueda pasar por la aduana rápidamente y ser entregado a su cliente a tiempo.,

¿Qué debe una factura proforma parece?

no hay requisitos específicos con respecto a la estructura de una factura proforma. Pero es más fácil y seguro que se asemeje lo más posible a la estructura de las facturas finalizadas que cree.,

como resultado, las plantillas de factura proforma generalmente incluyen:

• una fecha de emisión

• detalles de contacto tanto para el comprador como para el vendedor

• detalles de los bienes o Servicios proporcionados y sus precios acordados

• la cantidad total adeudada

si todavía está creando sus propias facturas manualmente, es bastante fácil adaptar su plantilla de factura para satisfacer las necesidades de una factura proforma.,

solo recuerde etiquetar correctamente la factura como ‘proforma’ y asegúrese de que no contenga ningún número de factura, ya que esto cambiará lo que es un documento informal en uno vinculante. Tampoco se requiere una fecha de vencimiento del pago y la fecha exacta de entrega.

¿cómo se crea una factura proforma?

mientras que Word y Excel ofrecen plantillas de facturas, toman tiempo y atención meticulosa a los detalles para completarlas correctamente. Es más, puede encontrar complicaciones a lo largo del proceso de ventas si ingresa datos numéricos incorrectamente en sus facturas.,

el software de facturación es la opción más segura para cualquier negocio que busque pagos completos y rápidos, así como una contabilidad rápida y fácil.

y aunque es una frase común hoy en día y rara vez literal, en el caso de algunos software de facturación realmente se necesita ‘solo unos pocos clics’ para crear una factura completa. Sin tediosa actualización o doble comprobación de números de factura. Es automático e instantáneo.

SumUp Invoices proporciona plantillas de facturas fáciles de usar que se pueden usar para crear y enviar facturas en menos de un minuto. Y con todo automatizado, sus facturas están garantizadas para ser irreprochables.,

esto es esencial en última instancia en el funcionamiento de un negocio, ya que la emisión de facturas sin errores aumenta su profesionalidad, facilita el proceso de pago y mantiene sus libros en excelente forma.