una factura es un documento que enumera los productos y servicios que una empresa proporciona a un cliente y establece una obligación por parte del cliente de pagar a la empresa por esos productos y servicios.
la facturación es crucial para las pequeñas empresas, ya que las facturas son los documentos comerciales que permiten a las empresas cobrar por sus servicios.
una forma popular de comenzar con las facturas es usar plantillas de facturas., Las plantillas de facturas le ahorran tiempo para que no tenga que repoblar la misma información cada vez que realice una factura. Si desea obtener un poco más avanzado, FreshBooks también hace que el software de facturación sea ridículamente fácil de usar.
Las facturas tienen un propósito importante tanto para la empresa que envía la factura como para el cliente que la recibe. Para las pequeñas empresas, una factura ayuda a acelerar el proceso de pago al dar a los clientes una notificación del pago que se debe. Para los clientes, las facturas proporcionan un registro organizado de un gasto con detalles detallados, y pueden ayudar con el mantenimiento de Registros.,
estos temas le ayudarán a entender qué es una factura para que pueda crear facturas de pequeñas empresas:
¿Cuál es la definición de factura?
¿para qué se utiliza una factura?
¿Qué es un ID de factura?
Cómo Asignar Números de Factura
¿Qué Hace una Factura parece?
¿Cuál es la definición de factura?
el término factura es definido por el Oxford English Dictionary como » una lista de bienes enviados o servicios prestados, con una declaración de la suma debida por estos; una factura.»
Las facturas son la columna vertebral del sistema de contabilidad para las pequeñas empresas., Una factura le indica a su cliente cuánto le debe, cuándo vence el pago y qué servicios proporcionó.
¿para qué se utiliza una factura?
Las facturas se utilizan como documento fuente para la contabilidad empresarial. Las facturas son útiles para registrar todas las transacciones de ventas que una empresa realiza con sus clientes., Las facturas son utilizadas por las empresas para una variedad de propósitos, incluyendo:
- para solicitar el pago oportuno de los clientes
- para realizar un seguimiento de las ventas
- para realizar un seguimiento del inventario, para las empresas que venden productos
- para pronosticar ventas futuras utilizando datos históricos
- para registrar ingresos comerciales para declaraciones de impuestos
¿qué es un ID de factura?,
un ID de factura, también conocido como número de factura, es un número único que se asigna a cada factura que genera una empresa. El número de factura es un elemento crucial de la factura, ya que permite a una empresa para identificar fácilmente y hacer referencia a las transacciones individuales con los clientes.
un ID de factura puede incluir tanto números como letras. Si bien la factura no necesita ser numerada secuencialmente, deberá establecer un sistema de identificación de factura coherente y asegurarse de no asignar un número de factura más de una vez.,
cómo asignar números de factura
Existen diferentes enfoques que las empresas pueden adoptar para asignar números de factura. Estos son algunos enfoques comunes para asignar números de factura:
secuencial
Esta es la forma más sencilla de asignar números de factura y es el método predeterminado adoptado por la mayoría de los software de facturación basados en la nube. Para asignar números de factura secuenciales, debe comenzar con cualquier número (generalmente 1)y asignar a cada factura el siguiente número de la secuencia., Por ejemplo:
factura # 001
factura #002
factura #003
Los números de factura secuenciales facilitan la coherencia y garantizan que nunca se asignen ID de factura duplicados.
cronológico
para asignar números de factura utilizando el método cronológico, ordenará todas las facturas por la fecha en que se generaron.Por lo tanto, la primera serie de números en el ID siempre se referirá a la fecha. Después de la fecha, su número de factura también incluirá números únicos asignados a esa factura. Puede utilizar cualquier formato de fecha que desee para los números de factura cronológicos., Por ejemplo, si se crea una factura el 30 de septiembre de 2018 y el número de factura único es 0022, puede asignar este número a la factura: 2018-09-30-0022.
por ID de cliente
algunas empresas asignan ID de cliente únicos a cada uno de sus clientes, y puede usar el ID de cliente para asignar números de factura. El proceso para asignar números de factura por ID de cliente es similar al proceso para la numeración cronológica. El ID de factura comenzará con el número de ID de cliente y luego seguirá un número único., Por ejemplo, si ha asignado a su cliente un número de ID de cliente de 490 y el número único que está utilizando ES 004, puede utilizar el enfoque de ID de cliente para asignar un número de factura de 490-004.
por ID de proyecto
si su empresa trabaja en varios proyectos a la vez y factura a los clientes por proyecto, es posible que desee asignar números de factura por ID de proyecto. Este método es común en la industria de la construcción., Para asignar números de factura por ID de proyecto, la primera parte de su número de factura se referirá al ID de proyecto y la segunda parte será un número secuencial para diferenciar entre las diferentes facturas emitidas para este proyecto específico. Por ejemplo, si estaba creando una factura para su proyecto 6221, podría asignar su primer número de factura para el proyecto como 6221-001.
¿qué aspecto tiene una factura?
una factura profesional se verá limpia, legible y sencilla al tiempo que proporciona todos los detalles sobre los servicios prestados y el pago requerido por el cliente., Una factura profesional siempre debe incluir:
- su información de contacto comercial
- la información de contacto de su cliente
- un ID de factura o número de factura
- una lista detallada de los servicios prestados
- la cantidad adeudada
¿está buscando consejos de diseño para ayudarlo a crear una factura de aspecto profesional ¿eso destaca?, Consulte esta guía para pequeñas empresas sobre cómo diseñar facturas.
¿Cómo puedo facturar a los clientes?
para facturar a sus clientes, debe crear y enviar una factura tan pronto como haya completado el trabajo en un proyecto. De esa manera, los detalles del trabajo estarán frescos en su mente y debe recibir el pago lo más rápido posible. Asegúrese de que su factura incluya todos los detalles que sus clientes necesitarán pagarle, incluido el nombre de su empresa, la fecha de vencimiento de la factura y el monto total adeudado.
¿Necesita más ayuda? Aquí tienes una guía completa sobre cómo hacer una factura para que te paguen más rápido.