EDI en formatos impresos
el siguiente gráfico muestra una orden de compra de muestra en formato impreso y cómo se vería una vez traducida a los formatos EDI ANSI y EDIFACT.
en el lenguaje EDI, un solo documento comercial, como una orden de compra, factura o aviso de envío anticipado, se denomina «conjunto de transacciones» o «mensaje».»Y, un conjunto de transacciones se compone de elementos de datos, segmentos y sobres.,
¿Qué es un Elemento de Datos?
los elementos de datos en un conjunto de transacciones EDI son los elementos individuales de información dentro del documento.
por ejemplo, dentro de muchos documentos, como la orden de compra y la factura, encontrará elementos de datos como ciudad, estado, país, Número de artículo, cantidad y precio.
Cada elemento de datos en un conjunto de transacciones se define en el estándar EDI por el tipo de datos que representa. Por ejemplo, sería importante distinguir los datos numéricos de los datos de texto o las fechas del calendario., La definición del elemento de datos describirá:
- Tipo de datos numéricos, alfanuméricos, de fecha u hora
- longitud mínima y máxima
- Valores de código, si corresponde, que deben observarse con un tipo particular de datos. Por ejemplo, si el elemento de datos es Costo unitario, también usaría un elemento de código de moneda para permitirle indicar qué moneda (por ejemplo, dólares estadounidenses o euros) se está utilizando en el campo Costo unitario
¿qué es un segmento?
un segmento en un conjunto de transacciones EDI es un grupo de elementos de datos similares.,
si estuviera completando información en una orden de compra, esperaría ver grupos de datos relacionados. Por ejemplo, mire el diagrama a continuación de una orden de compra en papel en la que solo se está pidiendo un artículo. Tenga en cuenta que hay cuatro secciones, cada una con un conjunto diferente de información:
En un documento EDI, cada sección se describe por un segmento en particular. A continuación se muestra el conjunto de segmentos EDI que describirían la orden de compra anterior cuando se utiliza el estándar ANSI., Cada segmento comienza con un ID de segmento (por ejemplo, ST, BEG, N1) que describe el tipo de elementos de datos que sigue. Los elementos dentro de cada segmento están separados por un separador de elementos de datos, en este caso el ‘*’.
para cada tipo de documento de negocio, la documentación estándar EDI define:
- Los segmentos que se pueden incluir y cuáles son obligatorios, opcionales y/o condicionales (i. e., debe incluirse solo si se incluye otro segmento o elemento)
- para cada segmento, los elementos que se pueden incluir – para cada pieza de información en un documento en papel hay un elemento EDI correspondiente. Estos elementos se definen en el diccionario de estándares y cada estándar tiene su propio diccionario
- La secuencia requerida de los segmentos y elementos
- cuántas veces se puede repetir un segmento
ahora, una vez que todos los segmentos se recopilan en una secuencia prescrita, forman un documento electrónico completo o conjunto de transacciones., A continuación, los conjuntos de transacciones deben colocarse en sobres en preparación para su transmisión a sus socios.
¿qué son los sobres EDI?
EDI document transmission utiliza un sistema de tres «sobres» para alojar sus conjuntos de transacciones: sobre de mensaje, sobre de grupo y sobre de intercambio.
al igual que los documentos comerciales en papel se envían en sobres y es posible enviar muchos documentos en un solo sobre, los documentos EDI se intercambian utilizando varios sobres.,
- Cada conjunto de transacciones se coloca en su Sobre individual
- Un grupo de conjuntos de transacciones – por ejemplo, un grupo de órdenes de compra – se coloca en un sobre de grupo. (La envolvente de grupo es obligatoria en ANSI y opcional en EDIFACT.)
- Todos los sobres de grupo que se envían de un remitente a un receptor se colocan en un sobre de intercambio
vea el diagrama a continuación:
stá formado por un par de segmentos que definen el principio y el final de la sección correspondiente., Utilizando el estándar EDIFACT como ejemplo, la envolvente de conjunto de transacciones utiliza los segmentos UNH y UNT, la envolvente de grupo utiliza los segmentos UNG y UNE y la envolvente de intercambio utiliza los segmentos UNA/UNB y UNZ. En cada caso, la» S «indica el» inicio «del sobre y la» E «indica el» final » del sobre. El siguiente diagrama ilustra los tres niveles de sobres que rodearían una sola orden de compra EDI.
