El Cuerpo de conocimiento de gestión de proyectos (PMBOK) divide los proyectos en cinco fases. Aunque el término «fase» implica que se llevan a cabo en orden cronológico, en la práctica pueden realizarse fuera de orden. Por ejemplo, cuando se producen cambios en el proyecto, el director del proyecto regresaría a la fase de planificación. Por esta razón se llaman oficialmente grupos de procesos.
Los grupos de procesos son:
- Iniciar. El proyecto está autorizado, financiado y definido., Esta fase ocurre a nivel organizacional (es decir, por encima del proyecto). La organización define una necesidad comercial que el proyecto está destinado a satisfacer.
- Planificación. El gerente del proyecto desarrolla un plan de gestión del proyecto, que define cómo se llevará a cabo el proyecto, quién hará el trabajo, Cuánto tiempo tomará, y así sucesivamente. El plan de gestión del proyecto debe ser aprobado por el patrocinador del proyecto para convertirse en oficial, y los cambios deben volver a aprobarse de acuerdo con los procesos de gestión del cambio descritos en él.
- Ejecución., El equipo del proyecto se pone a trabajar produciendo los entregables del proyecto.
- Monitoring & Controlling. El gerente del proyecto se asegura de que el trabajo se lleve a cabo de acuerdo con el plan, y rastrea las desviaciones utilizando el análisis del valor ganado para el cronograma y el costo, así como el monitoreo del alcance, las comunicaciones, los proveedores y cualquier otro elemento necesario para garantizar que el proyecto vaya de acuerdo con el plan.
- Cierre. El proyecto debe ser oficialmente cerrado, los detalles finales determinados, los proveedores liberados, y así sucesivamente.,
inicio del proyecto
esta fase incluye el trabajo inicial necesario para crear y autorizar el proyecto. En el PMBOK solo contiene dos procesos:
- Desarrollar la carta del proyecto
- Identificar a los interesados
el propósito de la carta del proyecto es incorporar el proyecto y autorizar al gerente del proyecto. Es desarrollado por la organización ejecutante (es decir, por encima del proyecto), pero se puede delegar al gerente del proyecto., Contiene cualquier información necesaria para realizar esta función, pero también puede incluir cosas como:
- Declaración de alcance
- asignación presupuestaria inicial del proyecto
- interesados directos
Una vez que el proyecto se ha iniciado, el gerente del proyecto procede a la fase de planificación.
planificación del proyecto
con frecuencia se subestima esta fase. En el PMBOK, contiene las 10 áreas de conocimiento del proyecto. El éxito del proyecto suele estar directamente relacionado con la cantidad de planificación que se ha realizado.,
el documento principal de gestión de proyectos creado durante esta fase se denomina plan de gestión de proyectos y contiene la siguiente información:
- Factores de éxito. Se establece la definición del éxito del proyecto. Esto generalmente incluye el horario y el presupuesto, pero a menudo hay muchos otros factores más pequeños que no se pueden pasar por alto.
- Declaración de alcance. Se identifica el trabajo que formará parte del proyecto y se establecen sus límites.
- entregables. Se enumeran los productos y/o servicios que el proyecto producirá.
- Programar., El proyecto se divide en tareas. Se determinan los plazos de cada tarea y los plazos de entrega de cada proyecto.
- presupuesto. El costo estimado de cada tarea se determina y se incluye en un presupuesto general del proyecto.
- plan de recursos Humanos. Se identifican las funciones y responsabilidades del equipo del proyecto y se establece el método de adquisición para los miembros del equipo del proyecto.
- Plan de gestión de calidad. Se identifican los estándares de calidad para los entregables y se establecen métricas de control y garantía de calidad.
- Plan de gestión de riesgos., Los riesgos más importantes para los factores de éxito del proyecto (#1) se determinan y analizan para garantizar que puedan gestionarse.
- Plan de gestión de adquisiciones. Se determinan las necesidades de los proveedores externos y se establecen métodos para la adquisición y el control de los proveedores externos.
- cambiar procedimientos. La documentación y los métodos por los cuales se manejarán los cambios en el plan de gestión del proyecto.
el plan de gestión del proyecto debe ser aprobado por el patrocinador del proyecto para iniciar la fase de ejecución del proyecto., A partir de este punto, los cambios deben hacerse a través de los métodos de control de cambios del proyecto descritos en el plan, que normalmente deben incluir una nueva aprobación por parte del patrocinador del proyecto.
ejecución del proyecto
en esta fase se lleva a cabo la mayor parte del trabajo del proyecto. El director del proyecto dirige y gestiona el trabajo del proyecto, y el equipo del proyecto lo lleva a cabo. Los entregables del proyecto se producen y se entregan al patrocinador del proyecto (o para quien se producen). Los dos documentos clave de gestión del proyecto durante esta fase son:
- actualizaciones del estado del proyecto., El director del proyecto produce actualizaciones periódicas de estado de acuerdo con los requisitos del plan de gestión del proyecto. Estas actualizaciones generalmente incluyen el estado del costo y el calendario, así como las proyecciones futuras.
- comunicaciones con las partes interesadas. Por lo general, cada parte interesada debe ser comunicada en sus propios términos con información específica para ellos. Durante la ejecución del proyecto, esta comunicación se realiza como se describe en el plan de gestión del proyecto.
monitoreo y control
esta fase ocurre simultáneamente y paralelamente a la fase de ejecución del proyecto., El gerente del proyecto debe realizar un seguimiento y control suficientes para garantizar que los entregables del proyecto se produzcan a tiempo, dentro del presupuesto y con la calidad suficiente.
la mayor parte del tiempo de un gerente de proyecto en la fase de monitoreo del proyecto se gastará en un proceso llamado análisis de Valor Ganado. En este sistema, el gerente de proyecto calcula el estado del proyecto desde dos puntos de vista: cronograma y costo. Se puede hacer en cualquier momento y puede darle una excelente advertencia avanzada de que el proyecto se extravía.,
las variables calculadas en este método son:
- Valor planificado (PV), es la cantidad presupuestada para cada tarea en el punto de análisis especificado (generalmente hoy).
- Valor Ganado (EV), es la cantidad real de finalización de cada tarea en relación con el presupuesto de tareas.
- Costo real (AC), es el gasto real para cada tarea.
- variación de costo (CV) es la cantidad que el proyecto en una posición de sobrecoste o infrautilización. CV = EV-AC
- El Índice de rendimiento de costos (IPC) es la cantidad relativa que el proyecto está por encima o por debajo del presupuesto. IPC = EV / AC.,
- variación de programación (SV) es la cantidad que el proyecto está atrasado o adelantado a la programación. SV = EV-PV.
- Schedule Performance Index (SPI) es la cantidad relativa que el proyecto está adelantado o atrasado. SPI = EV / PV.
- Las variables más avanzadas incluyen el presupuesto al finalizar (BAC), la estimación al completar (EAC), la variación al completar (VAC), la estimación para completar (ETC) y el índice de desempeño para completar (TCPI). Cada una de estas variables se describe en nuestra guía práctica para el análisis del valor ganado.,
el análisis del valor ganado es instantáneo, es decir, le dará un estado del proyecto justo en el punto de análisis. Es una «instantánea» del calendario del proyecto y el estado del presupuesto en un momento dado.
si el monitoreo del proyecto da lugar a cambios en el plan de gestión del proyecto, se implementan los procedimientos de control de cambios descritos en el plan. Para proyectos pequeños esto podría ser tan simple como un formulario de» registro de cambios».
cierre de proyecto
curiosamente, el cierre de proyecto es la fase que más ignoran (o minimizan) los gerentes de proyecto., Esto es probablemente porque el presupuesto del proyecto se ha ido, o en su mayoría se ha ido. O tal vez sólo queremos seguir adelante. Pero independientemente de por qué, la fase de cierre del proyecto es extremadamente visible para los ejecutivos corporativos y puede tener un gran impacto en las carreras de los gerentes de proyecto.
el cierre del proyecto tiene un entregable de gestión de proyectos: un informe final. Este informe debe tener las siguientes partes:
- cierre Formal. Los contratos se finalizan y el proyecto se declara terminado.
- Financiación. Se confirma el presupuesto final del proyecto y se libera el exceso de fondos en ingresos generales.,
- adquisiciones. Se finalizan los contratos con los proveedores del proyecto y se expiden certificados de terminación.
- Detalles Finales. Documentación del trabajo real realizado, planos como construidos u otros detalles que deben archivarse para referencia futura.
- responsabilidades. Las garantías, la cobertura de seguros y los bonos deben establecerse y acordarse.
- liberación de recursos. El equipo del proyecto, el equipo y otros recursos deben ser devueltos a su lugar legítimo.
- lecciones aprendidas. La documentación de las lecciones aprendidas durante el proyecto puede ser invaluable para proyectos futuros.,