Productivity : 8 min read
Copper Staff
colaboradores de miembros del equipo de Copper
7 de septiembre de 2019
a menudo, los representantes de ventas envían correos electrónicos iguales o similares una y otra vez.
sin embargo, el tiempo dedicado a redactar estos no es el mejor uso de su tiempo.
Una de las mejores maneras de aumentar la productividad?, Reduzca la cantidad de tiempo dedicado a escribir correos electrónicos de ventas mediante el uso de respuestas enlatadas en Gmail.
Siga leyendo para averiguar:
- Qué son exactamente las respuestas enlatadas,
- cuándo y cómo debe usarlas,
- Cómo ahorrar tiempo configurando respuestas enlatadas en Gmail, y
- Cómo ahorrar aún más tiempo conectando Gmail a su CRM
comencemos por ver qué es esta característica de Gmail.
¿Qué son las conservas respuestas en Gmail?,
El» Laboratorio de respuestas enlatadas » en Gmail le permite crear y guardar varias plantillas de correo electrónico en su bandeja de entrada. Estos pueden ser enviados con solo un clic de un botón, o incluso enviados automáticamente. Como se puede imaginar, esto es un gran ahorro de tiempo.
No más copiar y pegar de correos electrónicos enviados previamente o perder el tiempo escribiendo la misma respuesta una y otra vez. Con las respuestas enlatadas, ahorrarás tiempo y serás más productivo.,
cuándo usar respuestas enlatadas:
Las respuestas enlatadas le ayudan a responder fácil y rápidamente a situaciones que ocurren con frecuencia. Hay muchas situaciones en las que esto podría ser útil:
- ¿aceptar solicitudes de empleo? Configure una respuesta enlatada para que los solicitantes sepan que ha recibido su solicitud y agradézcales su solicitud.
- Las respuestas enlatadas le permiten configurar diferentes firmas de correo electrónico para diferentes destinatarios.,
- Si programar reuniones te ocupa mucho tiempo, crea una plantilla con un enlace a tu software de programación de calendario y deja que los contactos elijan una hora que funcione.
- Cuando alguien envía un correo electrónico para obtener ayuda con tu servicio o producto, ten un correo electrónico listo para usar que les informe de que has recibido su mensaje y estás en él.
- Si recibe las mismas preguntas sobre recursos o consejos específicos, cree una respuesta enlatada en lugar de escribir un nuevo correo electrónico cada vez.
- Las respuestas enlatadas se pueden usar para enviar documentos de rutina o papeleo.,
Pro-tip:
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Cómo configurar respuestas prediseñadas en Gmail:
La mejor parte acerca de esta característica es que es simple para empezar. Te mostramos cómo configurar respuestas enlatadas en Gmail:
Paso 1: Activar respuestas enlatadas.
antes de que pueda crear una plantilla de respuesta enlatada, deberá activarla., En Gmail, haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y, a continuación, haz clic en Configuración.
una Vez que haya seleccionado los Ajustes, habrá una pestaña titulada Avanzado en el lado derecho. En esta pestaña hay una lista de características que puede habilitar o deshabilitar. Habilite las respuestas enlatadas.
asegúrese de guardar los cambios haciendo clic en la pestaña en la parte inferior de la página.,
Paso 2: Redactar un correo electrónico o crear su primera plantilla.
el siguiente paso: redactar un correo electrónico (un correo electrónico de ventas tal vez?) para servir como su primera plantilla de respuesta enlatada. Puedes elegir escribir algo nuevo, o si ya tienes una respuesta de un hilo anterior, puedes copiarla y pegarla.
Paso 3: Seleccione «respuestas enlatadas» en la esquina inferior derecha.,
después de que hayas terminado de escribir tu primera plantilla, haz clic en los tres puntos verticales en la esquina inferior derecha. Seleccione «respuestas enlatadas» y luego «nueva respuesta enlatada».»
Un cuadro emergente que le pide que nombre a su respuesta enlatada. Elige algo que te facilite recordar para qué sirve.
Y eso es todo! Ahora puede usar sus respuestas enlatadas para enviar correos electrónicos rápidos y eficientes.,
Cómo utilizar una respuesta enlatada en Gmail:
Ahora que sabes cómo crear una respuesta enlatada en Gmail, vamos a echar un vistazo a cómo poner las plantillas en acción.
Paso 1: Seleccione respuestas enlatadas en la esquina inferior derecha.
en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción hay tres puntos verticales. Haga clic en eso, seguido de » respuestas enlatadas.»Seleccione la respuesta enlatada que desea utilizar en» Insertar.,»
Paso 2: Seleccione el destinatario y enviar.
su respuesta enlatada se copiará y pegará automáticamente en su ventana de redacción. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar el destinatario y enviarlo.
también puedes usar respuestas enlatadas al responder a un correo electrónico.,
Cómo enviar mensajes enlatados como auto-respuestas:
Otra manera de tomar ventaja de las conservas de respuestas es para configurar respuestas automáticas. De esa manera, casi no hay trabajo manual involucrado.
Paso 1: Crear un nuevo filtro.
en Configuración, encontrarás una pestaña llamada » filtros y direcciones bloqueadas.»Haga clic en esto y seleccione» Crear un nuevo filtro » en el medio de la pantalla.,
Paso 2: Seleccione los criterios para un auto-respuesta.
aparecerá una nueva ventana donde puede seleccionar los criterios que desea para su respuesta automática enlatada. Esto incluye de quién es, palabras clave en la línea de asunto y las palabras reales en el correo electrónico.
Después de terminar de llenar esto, haga clic en «Crear filtro.,»En el siguiente cuadro, haga clic en la casilla de verificación «Enviar respuesta enlatada» y elija qué plantilla desea usar.
Paso 3: haga Clic en «Crear filtro» y listo!
haga Clic en «Crear filtro» y listo.
cada vez que alguien envía un correo electrónico con las palabras clave seleccionadas o desde la dirección de correo electrónico que eligió, obtendrá una respuesta automática! Tenga cuidado al seleccionar palabras clave. Si es demasiado amplio, terminarás enviando respuestas automáticas que podrían no aplicarse a ciertas personas.,
Ahorre aún más tiempo conectando plantillas de correo electrónico a su CRM.
si su CRM tiene una integración de Gmail tiene una integración de Gmail, puede llevar esto un paso más allá.
algunos equipos tienen cientos-o incluso miles-de clientes potenciales para contactar, y aquí es donde la capacidad de usar respuestas enlatadas realmente brilla.
en lugar de escribir correos electrónicos desde cero o copiar y pegar texto de diferentes archivos, simplemente elija los clientes potenciales o clientes que desea enviar por correo electrónico y seleccione una plantilla predefinida desde la derecha dentro de su vista de Gmail., (Más consejos de Gmail aquí.) Como este:
With Copper, you can edit email templates in Gmail instead of writing messages from scratch.
4 cosas a tener en cuenta cuando se utiliza conservas respuestas:
respuestas Enlatadas son una gran manera de ahorrar tiempo a la hora de gestionar su bandeja de entrada. Tenga en cuenta estos punteros y ahorrará tiempo con plantillas en poco tiempo:
- ¿sus plantillas están bien escritas, sin errores y formateadas para parecer profesionales?,
- asegúrese de que sus respuestas enlatadas sean muy específicas y tengan sentido para el destinatario, especialmente si está configurado como una respuesta automática.
- Estas son solo plantillas para empezar-las plantillas están pensadas para ser retocadas y siempre debes agregar un poco de información personalizada para que el destinatario se sienta valorado. Si bien las respuestas enlatadas pueden ser un gran ahorro de tiempo, hay situaciones en las que una respuesta completamente personalizada es mejor.
- Finalmente, asegúrese de revisar sus respuestas enlatadas de vez en cuando y analizar cómo reaccionan los clientes a ellas., Si descubres que no estás recibiendo la respuesta que quieres, es hora de actualizarlos y mejorarlos.
Si estás trabajando en ventas, enviar y responder correos electrónicos son solo parte del trabajo.
a menudo, los representantes de ventas envían correos electrónicos iguales o similares una y otra vez. Sin embargo, el tiempo dedicado a la redacción de estos no es el mejor uso de su tiempo. Una de las mejores formas de aumentar la productividad es reducir la cantidad de tiempo dedicado a escribir correos electrónicos de ventas mediante el uso de respuestas enlatadas en Gmail.
¿qué son las respuestas enlatadas en Gmail?,
El» Laboratorio de respuestas enlatadas » en Gmail le permite crear y guardar varias plantillas de correo electrónico en su bandeja de entrada. Estos pueden ser enviados con solo un clic de un botón, o incluso enviados automáticamente. Como se puede imaginar, esto es un gran ahorro de tiempo.
No más copiar y pegar de correos electrónicos enviados previamente o perder el tiempo escribiendo la misma respuesta una y otra vez. Con las respuestas enlatadas, ahorrarás tiempo y aumentarás la productividad.
cuándo usar respuestas enlatadas:
Las respuestas enlatadas le ayudan a responder fácil y rápidamente a situaciones similares., Hay muchas situaciones en las que esto podría ser útil:
- ¿aceptar solicitudes de empleo? Configure una respuesta enlatada para que los solicitantes sepan que ha recibido su solicitud y agradézcales su solicitud.
- Las respuestas enlatadas le permiten configurar diferentes firmas de correo electrónico para diferentes destinatarios.
- Si programar reuniones te ocupa mucho tiempo, crea una plantilla con un enlace a tu software de programación de calendario y deja que los contactos elijan una hora que funcione.,
- Cuando alguien envía un correo electrónico para obtener ayuda con tu servicio o producto, ten un correo electrónico listo para usar que les informe de que has recibido su mensaje y estás en él.
- Si recibe las mismas preguntas sobre recursos o consejos específicos, cree una respuesta enlatada en lugar de escribir un nuevo correo electrónico cada vez.
- Las respuestas enlatadas se pueden utilizar para enviar documentos de rutina o papeleo!
Pro-tip: aprende cómo prospectar de manera más efectiva con este webinar gratuito.
cómo configurar respuestas enlatadas en Gmail:
la mejor parte de esta función es que es fácil de empezar., Te mostramos cómo configurar respuestas enlatadas en Gmail:
Paso 1: Activar respuestas enlatadas.
antes de que pueda crear una plantilla de respuesta enlatada, deberá activarla. En Gmail, haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y, a continuación, haz clic en Configuración.
una Vez que haya seleccionado los Ajustes, habrá una pestaña titulada Avanzado en el lado derecho. En esta pestaña hay una lista de características que puede habilitar o deshabilitar. Habilite las respuestas enlatadas.,
asegúrese de guardar los cambios haciendo clic en la pestaña en la parte inferior de la página.
Paso 2: redacte un correo electrónico / cree su primera plantilla.
el siguiente paso: redacte un correo electrónico para que sirva como su primera plantilla de respuesta enlatada. Puedes elegir escribir algo nuevo, o si ya tienes una respuesta de un hilo anterior, puedes copiarla y pegarla.
Paso 3: Seleccione «respuestas enlatadas» en la esquina inferior derecha.,
después de que hayas terminado de escribir tu primera plantilla, haz clic en los tres puntos verticales en la esquina inferior derecha. Seleccione «respuestas enlatadas» y luego «nueva respuesta enlatada».»
Un cuadro emergente que le pide que nombre a su respuesta enlatada. Elige algo que te facilite recordar para qué sirve.
Y eso es todo! Ahora puede usar sus respuestas enlatadas para enviar correos electrónicos rápidos y eficientes.,
cómo usar una respuesta enlatada en Gmail:
ahora que sabes cómo crear una respuesta enlatada en Gmail, echemos un vistazo a cómo poner esas plantillas en acción.
Paso 1: Seleccione respuestas enlatadas en la esquina inferior derecha.
en la esquina inferior derecha de la ventana de redacción hay tres puntos verticales. Haga clic en eso, seguido de » respuestas enlatadas.»Seleccione la respuesta enlatada que desea utilizar en» Insertar.»
Paso 2: Seleccione el destinatario y enviar.,
su respuesta enlatada se copiará y pegará automáticamente en su ventana de redacción. Todo lo que tienes que hacer es seleccionar el destinatario y enviarlo.
también puedes usar respuestas enlatadas al responder a un correo electrónico.
cómo enviar respuestas enlatadas como respuestas automáticas:
otra forma de aprovechar las respuestas enlatadas es configurar respuestas automáticas. De esa manera, casi no hay trabajo manual involucrado.
Paso 1: Crear un nuevo filtro.
en Configuración, encontrarás una pestaña llamada » filtros y direcciones bloqueadas.,»Haga clic en esto y seleccione» Crear un nuevo filtro » en el medio de la pantalla.
Paso 2: Seleccione sus criterios para una respuesta automática.
aparecerá una nueva ventana donde puede seleccionar los criterios que desea para su respuesta automática enlatada. Esto incluye de quién es, palabras clave en la línea de asunto y las palabras reales en el correo electrónico.
Después de terminar de llenar esto, haga clic en «Crear filtro.,»En el siguiente cuadro, haga clic en la casilla de verificación «Enviar respuesta enlatada» y elija qué plantilla desea usar.
Paso 3: haga Clic en «Crear filtro» y listo!
haga Clic en «Crear filtro» y listo.
cada vez que alguien envía un correo electrónico con las palabras clave seleccionadas o desde la dirección de correo electrónico que eligió, obtendrá una respuesta automática! Tenga cuidado al seleccionar palabras clave. Si es demasiado amplio, terminarás enviando respuestas automáticas que podrían no aplicarse a ciertas personas.,
4 cosas a tener en cuenta al usar respuestas enlatadas:
Las respuestas enlatadas son una excelente manera de ahorrar tiempo cuando se trata de administrar su bandeja de entrada, pero hay algunas cosas a considerar antes de volverse loco por las plantillas.
- ¿sus plantillas están bien escritas, sin errores y formateadas para que parezcan profesionales?
- asegúrese de que sus respuestas enlatadas sean muy específicas y tengan sentido para el destinatario, especialmente si está configurado como una respuesta automática.,
- Estas son solo plantillas para empezar-las plantillas están pensadas para ser retocadas y siempre debes agregar un poco de información personalizada para que el destinatario se sienta valorado. Si bien las respuestas enlatadas pueden ahorrarle mucho tiempo, hay situaciones en las que se prefiere una respuesta completamente personalizada.
- Finalmente, asegúrese de revisar sus respuestas enlatadas de vez en cuando y analizar cómo reaccionan los clientes a ellas. Si descubres que no estás obteniendo la respuesta que deseas, tómate un tiempo para editarlas y mejorarlas.