confundido acerca de qué se trata el ciclo de vida de la gestión de proyectos? En esta guía completa del ciclo de vida de la gestión de proyectos, le daremos la información detallada con enlaces útiles para obtener más información sobre la gestión de las diferentes partes del proceso de gestión de proyectos.,
en este artículo, vamos a ver en detalle en qué consisten estas fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos, los pasos clave de la gestión de proyectos y cómo pueden ayudar a entregar un proyecto exitoso y bien administrado.
¿Cuál es el ciclo de vida de la gestión de proyectos?
el ciclo de vida de la gestión de proyectos es en realidad una forma muy falutin de describir la vida de un proyecto. Es cómo suceden los proyectos; cómo las fases de un proyecto conducen a un equipo desde el resumen hasta la entrega. Cada proyecto tiene un principio y un final; nace, madura y luego» muere » cuando se completa el ciclo de vida del proyecto.,
el PMI (Project Management Institute) ha definido estos cinco grupos de procesos que se unen para formar el ciclo de vida de la gestión de proyectos las fases del proyecto PMBOK son:
- iniciando
- planificando
- ejecutando
- monitorizando & controlando
- cerrando
el PMI tomó lo que es realmente sentido común y lo llamó el ciclo de vida de gestión de proyectos. La metodología PMI es el estándar de facto para la ejecución de proyectos que puede encontrar en su fascinante 589 paginado 5th edition Project Management Book of Knowledge (PMBOK)., Esa es una lectura muy larga, y para ser honesto, mortalmente aburrida, así que aquí hay una versión condensada del ciclo de vida de la gestión de proyectos que contiene todas las conclusiones importantes.
¿por qué es importante el ciclo del proyecto?
el ciclo de vida de gestión de proyectos describe el proceso de alto nivel de entrega de un proyecto y los pasos que toma para hacer que las cosas sucedan. Y si bien el ciclo de vida de la gestión de proyectos puede no sonar tan interesante, es importante porque el ciclo de vida de la gestión de proyectos es lo que nosotros, como gerentes de proyecto, lideramos y facilitamos.,
el quid de cualquier vida de proyecto es el mismo: definir los objetivos de un proyecto, crear un plan de proyecto para cumplir los objetivos, y luego hacer que las cosas sucedan para lograrlo. Diferentes gerentes de proyecto o agencias pueden usar términos ligeramente diferentes para describir las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos en varios proyectos, pero fundamentalmente, son más o menos los mismos.
el ciclo de vida de un proyecto siempre tiene que comenzar en alguna parte: el problema que necesita arreglarse necesita definirse (en PMBOK, esto se centra en la fase de inicio de un proyecto)., Una solución para solucionar ese problema y un enfoque para hacerlo entonces tiene que ser creado (planificación). Ese plan tiene que ser puesto en acción (ejecutándose) mientras se realiza un seguimiento para asegurarse de que hace lo que se supone que debe (controlando &). El proyecto se implementa, se evalúa el rendimiento y el proyecto termina (se cierra).
esa es la esencia del ciclo de vida de la gestión de proyectos, que se muestra en un diagrama simple del ciclo de vida del proyecto a continuación.,
las fases del ciclo de vida de la gestión de proyectos
El ciclo de vida de la gestión de proyectos
a continuación, entro en cada una de las etapas del ciclo de vida y explico lo que sucede en cada una de las 5 fases de la gestión de proyectos.
iniciar: definir lo que hay que hacer
iniciar, la primera fase del ciclo de vida de la gestión de proyectos, se trata de iniciar un proyecto con su equipo y con el cliente, consiguiendo su compromiso para iniciar el proyecto., Reúne toda la información disponible de manera sistemática para definir el alcance, el costo y los recursos del proyecto. El objetivo de la fase de iniciación es tomar un breve resumen de un proyecto y definirlo en términos de lo que necesita hacer y lograr para tener éxito.
que por lo general requiere identificar a los interesados en el proyecto y asegurarse de que todos comparten la misma percepción de lo que es el proyecto y están de acuerdo en el caso de negocio – el problema que el proyecto está tratando de resolver., También es durante la fase de inicio del proyecto que decide si es factible entregar el caso de negocio. Como gerente de proyecto, deberá realizar una investigación adecuada para determinar los objetivos del proyecto y luego proponer una solución para alcanzarlos. Una vez aprobado, se pasa a la siguiente fase del proyecto.
pasos clave de gestión de proyectos para iniciar un proyecto:
- Make a Project Charter – ¿Cuál es la visión, el objetivo y las metas de este proyecto?
- Identificar el alcance y los entregables de alto nivel: ¿Cuál es el producto o servicio que debe proporcionarse?,
- Realizar un estudio de viabilidad – ¿Cuál es el problema principal y sus posibles soluciones?
- Calcule el costo de alto nivel y cree un caso de Negocio: ¿cuáles son los costos y beneficios de la solución?
- Identificar a las partes interesadas – ¿quiénes son las personas a las que afecta este proyecto, cómo y cuáles son sus necesidades?
normalmente para las metodologías Prince2 o PMI, estas se resumen en un documento de iniciación del proyecto (PID), pero en una agencia, la información generalmente se captura en una declaración inicial de trabajo (SoW) que cubre solo la fase de iniciación.,
Fase de planificación: definir cómo hacer lo que se debe hacer
después de la aprobación para proceder desde el inicio, puede comenzar la planificación del proyecto. Esta es posiblemente la fase más crítica de la gestión de proyectos. Si se equivoca, perderá sus posibilidades de entregar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. La planificación es donde se define todo el trabajo a realizar y se crea la hoja de ruta que se sigue para el resto del proyecto para llegar allí., Es durante la fase de planificación que se determina cómo se va a realizar el proyecto y responder a las preguntas—¿Qué vamos a hacer exactamente, cómo vamos a hacerlo, cuándo vamos a hacerlo, y cómo vamos a saber cuando hemos terminado?
en este punto del ciclo de vida del proyecto, usted toma los objetivos de la y ampliar esos objetivos para decidir cómo alcanzarlos. Vale la pena seguir evaluando esos objetivos con tres criterios: ¿qué es posible, Qué es apasionado y qué es omnipresente?
- Possible-esfuérzate por algo que sea alcanzable. Pregúntese, ¿esta solución coincide con el presupuesto?, ¿Mi equipo tiene la capacidad de hacer esto? ¿Tenemos suficiente tiempo? Establecer metas poco realistas es prepararse para el fracaso.
- apasionados-los proyectos son difíciles, por lo que quieres un equipo que esté emocionalmente involucrado en el proyecto. Pregúntate, ¿es este un proyecto que puede apasionar a tu equipo? ¿Es algo que los puede unir para colaborar para lograr el mismo objetivo?, A pesar de que podría ser su trabajo hacer lo que les dices que hagan, nadie va a invertir en algo que no creen que valga la pena
- omnipresente – ¿tiene esto el potencial de convertirse en un éxito innovador? ¿Es esto algo que es una solución completa al problema que se le dio a usted o es realmente solo una solución temporal o parcial curita? ¿Tiene el potencial de mejorarse, desarrollarse y convertirse en una forma permanente de trabajar?
me gusta esta «lente de objetivos de 3 P», pero también puede estar familiarizado con el principio de establecer objetivos claros., Este es un marco útil para garantizar que las metas sean colaborativas, limitadas, apreciables y Refinables. Lea más sobre ellos, y sus beneficios sobre los objetivos inteligentes, aquí.
toda la planificación se alimenta en un plan de proyecto y, por lo general, en una declaración de trabajo que describe las actividades, las tareas, las dependencias y los marcos de tiempo, así como los costos, los tres componentes fundamentales del proceso de planificación. Además, es prudente desarrollar un plan de recursos, calidad, riesgo, criterios de aceptación, comunicación y adquisición.,crear un plan de aceptación – asignar criterios para lo que constituye «hecho» y «entregado»
una vez que haya planeado, ha sentado las bases para el resto de las fases de gestión del proyecto.
ejecución: hacer que un proyecto suceda
Esta es la parte del ciclo de vida de la gestión de proyectos donde finalmente puedes ejecutar tu increíble plan de proyecto: es donde la planificación se convierte en acción. Usted trae sus recursos a bordo, informarlos, establecer las reglas básicas, y presentarlos unos a otros. Después de eso, todo el mundo salta para realizar el trabajo identificado en el plan. Pan comido.,
como gerente de proyecto, usted cambia de hablar sobre un proyecto y crear documentación para obtener la luz verde para proceder con la ejecución del proyecto—tto liderar el equipo y administrarlos hacia la entrega. Pasará su tiempo en sesiones informativas, reuniones y revisiones para liderar el equipo y mantener el proyecto en el camino a medida que avanza a través del ciclo de vida de desarrollo del proyecto.,
monitoreo & controlling: keeping a project on track
Esta es una de las áreas más difíciles en el ciclo de gestión de proyectos., En paralelo con la ejecución del proyecto, como gerente de proyecto, usted reporta el desempeño, y monitorea y controla el proyecto. Eso significa monitorear la vida del proyecto para asegurarse de que el proyecto vaya de acuerdo con el plan, y si no lo está, controlarlo elaborando soluciones para volver a encarrilarlo. En realidad, un gerente de proyecto está monitoreando y controlando un proyecto de alguna manera a lo largo de todas las fases del ciclo de vida del proyecto.
primero, eso significa asegurarse de capturar los datos (generalmente derivados de las hojas de tiempo y las tareas completadas) para rastrear el progreso de manera efectiva contra el plan original., En segundo lugar, significa tomar los datos y comparar la finalización de la tarea, el gasto presupuestario y el cronograma asignado en el plan original. Al comparar el plan con los reales, puede establecer si está alcanzando los objetivos de cronograma, costo, calidad y métricas de éxito.
y cuando te das cuenta de que las cosas no van a planificarse (rara vez lo hacen), es averiguar las opciones para pivotar el proyecto para que aún ofrezca algo con lo que el cliente está satisfecho mientras cumple con el presupuesto, el cronograma y las restricciones de calidad. Pro-tip: por lo general, eso significa reducir el alcance!,eptance criteria
ciclo de vida de la gestión de proyectos: cierre de un proyecto.,
cierre: finalización de un proyecto
en esta fase final del ciclo de vida de la gestión de proyectos, su proyecto ha terminado esencialmente y su trabajo como gerente de proyecto en el proyecto llega a su fin. Pero el proyecto no ha terminado todavía – echa un vistazo a nuestro artículo sobre cómo gestionar un proyecto cuando se ha terminado. En este punto, antes de que todos se olviden, es útil celebrar una reunión después de la revisión del proyecto o post-mortem para discutir las fortalezas y debilidades o el proyecto y el equipo, lo que salió mal y lo que no salió tan bien, y cómo mejorar en el futuro., Esta puede ser una de las etapas más gratificantes de la gestión de proyectos, ya que es una gran oportunidad para reconocer y reconocer a los miembros valiosos del equipo y celebrar los éxitos.
pasos clave de gestión de proyectos para cerrar un proyecto:
- Análisis de rendimiento del proyecto: este es un vistazo general a qué tan bien se gestionó el proyecto y si las estimaciones iniciales de costos y beneficios fueron precisas. ¿Hubo riesgos imprevistos? ¿Qué cuestiones surgieron y qué tan bien se abordaron? ¿Se ha cambiado el plan del proyecto y cómo?,
- Análisis de equipo – ¿todos hicieron lo que se les asignó hacer? ¿Eran lo suficientemente apasionados y motivados? ¿Se mantuvieron concienzudos y responsables? ¿La comunicación dentro del equipo fue saludable y constructiva?
- Project Closure-documentar las tareas necesarias para llevar la vida del proyecto a un final oficial. Esto incluye cerrar acuerdos con proveedores, firmar contratos y entregar toda la documentación necesaria del proyecto.
- revisión posterior a la implementación-escriba un análisis formal de los éxitos y fracasos,y las lecciones aprendidas y sugerencias para el futuro., Al final de cada proyecto exitoso, aprenderá que siempre queda margen de mejora.
conclusión
el ciclo de vida del proyecto es simple, ¿verdad? ¡No, por supuesto que no! Como la mayoría de las cosas en la vida, los proyectos son complejos e implican un gran número de variables, junto con un montón de área gris. Su gestión del ciclo de vida en la práctica puede parecer totalmente diferente del sistema de otra agencia o gerente de proyecto. Aun así, muchos de los conceptos subyacentes que apoyan los pasos en la gestión de proyectos son los mismos.