una solicitud de información (RFI) es un documento increíblemente útil.
Cuando se elaboran correctamente, las RFI permiten a las empresas recopilar información fácilmente digerible sobre proveedores potenciales. También fomentan la competencia entre los proveedores, aclaran posibles nuevas soluciones y permiten a las empresas tomar medidas significativas para lograr la solución más rentable y de la más alta calidad disponible.
pero la mayoría de las empresas se equivocan en el proceso., Ya se trate de una investigación deficiente, documentación mal escrita o seguimiento ineficaz, los errores simples a menudo conducen a resultados menos que óptimos.
Consejo: Lea sobre la respuesta a la solicitud de propuestas.
por lo tanto, si se está preparando para enviar una RFI, o si está ansioso por agilizar los procesos actuales de su empresa, lo tenemos cubierto.
vamos a esbozar los pasos más importantes para elaborar RFIs potentes, definir términos clave y decirle exactamente cómo hacer que sus procesos formales existentes sean lo más eficientes posible.,
una solicitud de información es un documento que solicita información a los proveedores sobre sus productos y / o servicios. Es un documento preliminar, generalmente enviado al principio del proceso de compra, con el propósito de recopilar información general sobre la capacidad de un proveedor para satisfacer las necesidades de una empresa y resolver problemas únicos.
en términos generales, una RFI se utiliza para filtrar candidatos potenciales (especialmente en las áreas de construcción, ti y publicidad) antes de enviar una solicitud de propuesta (RFP) o una solicitud de cotización (RFQ) más específicas.
una RFI generalmente sigue un formato estándar., El objetivo del remitente es evaluar qué proveedores potenciales son viables. Como tal, se requiere un cierto grado de especificidad en las respuestas de los proveedores. Sin embargo, por el momento no se proporcionan propuestas detalladas ni cotizaciones.
enviar una RFI tiene una serie de beneficios.
en primer lugar, permite a las empresas reducir significativamente el grupo de proveedores potenciales, lo que redundará en un ahorro de tiempo y dinero en etapas posteriores cuando sea necesario evaluar propuestas detalladas.,
en segundo lugar, debido a que las respuestas se envían en un formato estándar, las respuestas a una RFI son extremadamente útiles para la comparación.
finalmente, una RFI puede fomentar la competencia entre proveedores, especialmente cuando se comparte en una plataforma pública que invita a un gran número de respuestas.
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RFI vs. RFQ vs. RFP
la diferencia fundamental entre una RFI, una RFQ y una RFP es el nivel de detalle que cada una incluye., Además, las RFI, RFQ y RFP se envían en diferentes etapas del proceso de compra, con RFQ o RFP enviadas cuando una empresa tiene una lista verificada de proveedores potenciales y está lista para comprar.
una RFI representa la etapa más temprana del proceso de compra. Su propósito principal es recopilar información. En la mayoría de los casos, una RFI constituye un paso preliminar tomado antes de que se envíe una solicitud de propuesta o cotización y se abra el proceso de licitación.
por ejemplo, un organismo de concesión de subvenciones podría enviar una solicitud de financiación para filtrar una lista de beneficiarios a los que se propone solicitar propuestas de subvenciones.,
Aquí hay un resumen rápido de las diferencias clave:
solicitud de información (RFI)
una solicitud de Información general sobre la capacidad de un proveedor para suministrar un producto o servicio, teniendo en cuenta las necesidades únicas de la empresa solicitante.
Solicitud de cotización (RFQ)
Solicitud para una cotización específica para un conjunto estandarizado de productos. En una solicitud de cotización, una empresa proporcionará un desglose artículo por artículo de los Servicios o productos exactos que requiere junto con los plazos de entrega., Una solicitud de cotización es similar a una solicitud de licitación (RFT), que invita a licitar en un proyecto.
solicitud de propuesta (RFP)
solicitud de una propuesta en profundidad para un proyecto en particular. Una RFP difiere de una RFQ en el sentido de que busca soluciones específicas para un problema no estándar, a menudo un proyecto amplio, en lugar de una cotización Para un conjunto definido de productos que tendrán las mismas especificaciones (o muy similares) independientemente del proveedor. En este caso, los proveedores pueden ser grandes empresas o particulares, como en el caso de una solicitud de propuestas freelance.,
una RFQ, por ejemplo, se puede usar para solicitar un presupuesto para un número específico de servidores y escritorios como parte de un sistema de TI. Una RFP, por otro lado, se utilizaría para un proyecto más general, como una solución externalizada para el servicio al cliente.
relacionados: RFI, RFP y RFQ…¿qué es una RFT? Más información sobre una solicitud de licitación!
¿cómo se ve una buena RFI?
entonces, ¿cómo se ve una buena RFI?
Cuando una empresa envía una RFI, es con un objetivo muy específico en mente: evaluar a los proveedores de la manera más rápida y eficiente posible.,
con este fin, una RFI sólida casi siempre tendrá las siguientes seis cualidades:
pide que la información se proporcione en un formato estándar
una RFI bien elaborada proporcionará detalles claros sobre cómo se deben formatear las respuestas. Preferiblemente, se incluirá una plantilla que corresponda a los detalles de la información que se solicita.
proporciona directrices claras para las respuestas
junto con un formato claro para las respuestas, también se proporcionan más detalles sobre cómo responder., Estas pautas incluyen un plazo o fecha límite para la presentación, orientación sobre cómo los proveedores pueden buscar más aclaraciones y detalles sobre cómo incluir cualquier información no esencial, como cuando un proveedor podría tener una nueva solución que podría ajustarse mejor a las necesidades de la empresa.
no incluye solicitudes de productos/servicios excesivamente detalladas
recuerde que una RFI se utiliza para adquirir información general. Si una empresa solicita precios de productos específicos sin usar la plantilla de RFQ correcta, se perderá tiempo tanto para el remitente como para el destinatario.,
no intente fusionar propósitos separados en esta etapa. Es esencial recordar que las RFI están destinadas a fines comparativos, no para tomar una decisión final de compra.
considera al destinatario
tenga en cuenta que un proveedor tiene que agotar los recursos para preparar una respuesta. Hacer que sea lo más fácil posible para los destinatarios recopilar y enviar la información necesaria aumentará tanto la calidad como la cantidad de respuestas.
basado en una plantilla probada
Las RFI deben basarse en plantillas que funcionaron bien en el pasado.,
Cloud proposal software proporciona las herramientas de análisis y creación de documentos necesarias para integrar plantillas efectivas en su software existente y crear un flujo de trabajo de propuesta inteligente.
(fuente: PandaDoc)
Aprovecha las mejores prácticas de seguimiento
La investigación muestra que los correos electrónicos se envían mejor tarde por la mañana en días laborables y los correos electrónicos de seguimiento deben enviarse con regularidad casi inmediatamente después del primer correo electrónico. Siga las mejores prácticas para garantizar respuestas rápidas.
Cómo escribir una RFI
Las RFI tienden a tener una estructura similar, estrechamente relacionada con un formato de propuesta., Si bien cada RFI es única, basada en las necesidades únicas del remitente, comprender este formato básico le dará una buena base para elaborar RFI efectivas.
incluya los siguientes cuatro elementos en su RFI:
visión general
aquí, describa lo que está buscando en términos generales, junto con alguna información introductoria sobre su empresa.
el resumen no debe ser más largo que unos pocos párrafos. Después de leerlo, los proveedores deben entender que el documento es una RFI, saber quién es usted y tener claro qué entregables necesita.,
detalles de los servicios requeridos
en esta sección, debe detallar los productos y / o servicios que necesita. Indique explícitamente cualquier especificación exacta – como precios generales,plazos de entrega, requisitos de personal, etc. – que son apropiados en esta etapa.
no desea ser demasiado detallado, pero debe proporcionar suficiente información para que el proveedor proporcione una respuesta completa en línea con sus requisitos de información, lo que le permite hacer una comparación sólida.,
guía sobre cómo responder
es importante incluir detalles sobre cómo debe responder un destinatario.
incluir directrices sobre el formato que los destinatarios deben utilizar o, mejor aún, una plantilla pre-hecha. También, incluya la fecha límite para las respuestas aquí.
puntos de aclaración
cualquier otro detalle que no encaje en otras secciones debe ser puesto aquí.
puede incluir información sobre soluciones que no está buscando, como alternativas similares pero no deseadas, preferencias para el personal, evidencia de experiencias pasadas (estudios de casos), etc., También puede incluir información sobre su proceso de evaluación.
las RFI en la industria de la construcción
Las RFI en la industria de la construcción cumplen dos funciones.
por un lado, múltiples RFIs – para mano de obra, materiales de construcción, servicios de arquitectos, etc. – se envían antes del inicio del trabajo, con el fin de medir los costos estimados del proyecto y elegir proveedores.
por otro lado, es común que las RFI se utilicen a lo largo de la construcción a medida que surgen nuevos requisitos y se encuentran ambigüedades en los planos existentes.
Las RFI son documentos de construcción cruciales., Por ejemplo, a menudo se envían a contratistas existentes para obtener aclaraciones sobre materiales, diseños, especificaciones, etc. Existen formatos estandarizados para solicitar este tipo de información, que permiten a todas las partes coordinarse fácilmente.
RFI en publicidad
Seleccionar un servicio de publicidad, especialmente para un proyecto más grande, puede ser desalentador. Hay muchas agencias, cada una con su propio espíritu y fortalezas de diseño. Además, las propuestas publicitarias completas suelen tardar mucho tiempo en evaluarse. Esto hace que filtrar candidatos en las primeras etapas sea muy importante.,
debido a que las agencias de publicidad están estrechamente alineadas con las marcas de sus clientes, las RFI para publicidad deben incluir más detalles sobre el remitente que otras industrias.
del mismo modo, debido a que los servicios de publicidad tienden a ser bastante «abiertos», a menudo es apropiado hacer preguntas más generales: sobre cultura, experiencias pasadas, enfoque general, etc. – y buscar estudios de casos de proyectos recientes. Los medios enriquecidos, como videos e imágenes, también tienen un lugar en las solicitudes de información publicitarias.,
las RFI en el sector de TI
Las RFI son particularmente útiles para el sector de ti porque las empresas a menudo requieren soluciones matizadas y personalizadas durante largos períodos de tiempo. Estas soluciones son fundamentales para el funcionamiento de una empresa e invariablemente representan una inversión considerable, por lo que el proceso de selección es crucial.
Las RFI son excelentes formas de iniciar el contacto con nuevos proveedores., Es probable que el proceso de evaluación implique numerosos pasos en etapas posteriores, que incluyan demostraciones en persona y desgloses detallados artículo por artículo, por lo que estos requisitos comerciales deben quedar claros en la solicitud de información.
Además, debido a que las soluciones de TI son muchos procesos interdepartamentales, una RFI para el sector de TI debe ser clara sobre todos los múltiples resultados requeridos, como la gestión de nóminas, la gestión de recursos humanos, la integración con la tecnología existente, etc. – para asegurar que un proveedor pueda atenderlos.,
uniéndolo todo
utilizado correctamente, las RFI son inmensamente beneficiosas para ahorrar tiempo y dinero. Le permiten evaluar rápidamente a docenas, si no cientos, de proveedores, obtener el mejor precio posible y formar nuevas relaciones de beneficio mutuo.
centrarse en los procesos subyacentes es la verdadera clave del éxito con las RFI. La implementación de estrategias de escritura comprobadas es esencial. El uso de tecnología que le permita rastrear, probar y mejorar sus procesos de RFI es absolutamente crítico.
pero no te fíes de nuestra palabra, ¡deja que los resultados hablen por sí mismos!,
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