Si bien es posible que haya escuchado el término «empleado 1099», es un nombre inapropiado: un empleado 1099 técnicamente no existe porque los empleados se clasifican de manera diferente a los contratistas independientes, y son los contratistas los que usan el formulario 1099.
los contratistas de 1099 a menudo pueden agregar solo la explosión adicional de talento y velocidad que está buscando. Al igual que los empleados, sin embargo, los contratistas independientes también vienen con una pequeña pila de papeleo.,
una vez que hayas encontrado el freelancer perfecto para tu proyecto, ¡no dejes que la vertiginosa variedad de formularios y documentos te desvíe de tu curso! Ahora siempre debe pedirle a su CPA una lista de verificación de cumplimiento completa, pero aquí le damos un vistazo a algunos de los requisitos y las mejores prácticas que debe tener en cuenta al incorporar al nuevo contratista.,
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Primero: Obtener sus formularios de impuestos a fin de
probablemente necesitarás dos documentos cuando el tiempo de los impuestos alrededor de los rollos: un W-9 y 1099-NEC. Hemos incluido enlaces a los documentos apropiados a continuación, pero también debe visitar el sitio web del IRS para asegurarse de tener las últimas versiones.,
Paso 1: pídale a su contratista independiente que llene el Formulario W-9
Cuando llegue el momento de impuestos, el Formulario W-9 será su mejor amigo. No es necesario enviarlo a ninguna parte, pero se requiere que lo mantenga archivado durante un mínimo de cuatro años. Pídale a su contratista que complete este formulario el día 1, para que no esté luchando por él más tarde.
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simplemente cargue sus W-9S y nosotros archivaremos y enviaremos por correo los 1099s para cada contratista.,
El formulario W-9 (solicitud de Número de Identificación del contribuyente) comienza fácilmente verificando el nombre y la dirección de su freelancer. A continuación, el recuadro 3 (en la parte superior del formulario) le permitirá saber cómo se clasifica el negocio de su contratista. Siempre y cuando no estén ejecutando una corporación S o una corporación C y usted no esté pagando con tarjeta de crédito o una plataforma de pago de terceros (como PayPal), entonces puede planear presentar el formulario 1099-NEC en enero. (Más sobre eso abajo.) Continuando: la Parte I cubre su número de Identificación del contribuyente (TIN), para que no puedan esquivar al IRS., La Parte II también le ayuda a confirmar que están legalmente autorizados a trabajar en los EE.UU. como residente o ciudadano de los EE.UU.
Cuando revise el Formulario W-9 del contratista, asegúrese de que recuerde eximirse de la retención de impuestos; debe estar declarando impuestos por su cuenta. Tenemos una publicación completa dedicada a cómo llenar un W-9, que puede compartir con su contratista.
consejo profesional: si su freelancer es un residente o ciudadano internacional, recopile el formulario W8-BEN en su lugar.,
Paso 2: llene dos formularios 1099-NEC (Copia A y B)
Marque su calendario, porque este formulario viene con una fecha límite. En enero, mira cuánto le has pagado al contratista independiente durante el año pasado. Si les ha pagado más de 6 600 en el último año calendario y su entidad comercial no es S corp o C corp, deberá presentar un Formulario 1099-NEC.
Consejo Profesional: Si pagó a su contratista a través de una tarjeta de crédito o una plataforma de pago (por ejemplo, PayPal), es posible que no necesite presentar un 1099-NEC. La entidad de liquidación de pagos puede ser requerida para presentar un 1099-K.,
el 1099-NEC informa cuánto ganó un contratista independiente (pero sin incluir los pagos realizados a través de tarjetas de crédito o plataformas de liquidación de terceros) mientras trabajaba con usted. Tanto usted como su contratista lo necesitarán para llenar sus impuestos. Cada 1099-NEC viene con una copia a y una copia B. usted presentará la copia a con el IRS y enviará la copia B a su contratista. Debido a que el 1099-NEC no es parte del programa combinado de presentación Federal/estatal, es posible que también deba proporcionar un 1099-NEC a su estado y/o al estado donde reside o trabaja su contratista., Asegúrese de consultar con su CPA para asegurarse de que cumple con las leyes a nivel estatal.
la fecha límite es ENE. 31: asegúrese de enviar el 1099-NEC al IRS y a su contratista antes del último día de enero. Si eso sucede a caer en un fin de semana, tienes hasta el lunes siguiente.
si decide enviar por correo Su copia a de 1099-NEC al IRS, asegúrese de incluir el Formulario 1096: resumen anual y transmisión de declaraciones de Estados Unidos. Esta es una portada para presentaciones de documentos.,
para presentar 1099s con el IRS electrónicamente a través del sistema contra incendios, necesitará un código de Control Del Transmisor (TCC), que se puede solicitar a través del formulario 4419. Lleva tiempo procesar el papeleo, así que no se demore en ese formulario 4419. Usted tiene que presentarlo antes del 1 de noviembre del año antes de que usted planee presentar electrónicamente sus 1099s. ¿todavía tiene preguntas sobre la presentación electrónica? La publicación 1220 del IRS tiene instrucciones detalladas sobre cómo presentar sus 1099s para el año fiscal 2020.
para enviar por correo electrónico Copy B a su contratista, tendrá que obtener su consentimiento por escrito para entregar el documento electrónicamente., Asegúrese de seguir estos requisitos del IRS para el consentimiento a la entrega electrónica antes de enviar un correo electrónico a un contratista su 1099-NEC. De lo contrario, tendrás que enviarlo por correo.
mejores prácticas para mantener su papeleo en orden
Registros, Registros, Registros. Una vez que usted ha clavado abajo de los requisitos de impuestos, hay otros hábitos que usted debe recoger para mantener su relación con el contratista que va tan suavemente como sea posible.
al igual que con otras actividades comerciales, conserve todos los documentos relacionados con su trabajo con un freelancer: contratos, facturas, comprobantes de pago y más., Aquí hay algunos trucos del comercio que le ayudarán a mantenerse en cumplimiento (y cuerdo).
pídale facturas a su contratista independiente
solo pague a su contratista 1099 una vez que le haya enviado una factura. Guarde cada factura para sus registros. Y no acepte ningún informe de gastos adicionales. ¿Por qué? Porque con una gran libertad viene una gran responsabilidad; Los gastos de su negocio son responsabilidad del freelancer.
herramientas para comprobar:
- factura.,com a pagar y proceso de facturas
- Cosecha para el seguimiento del tiempo
- FreshBooks de pequeñas empresas y contabilidad facturación
la Caída en el amor con moderno de la nómina de pago
Añadir su freelancer de nóminas
Espere, yo sé lo que vas a pedir: «no se Puede agregar un freelancer de nómina desenfoque de las líneas entre los contratistas vs empleados?»En algunos casos, agregarlos a la nómina está bien., Dependiendo de cuánto tiempo durará su relación, puede ser más fácil y más eficiente agregarlos directamente a la nómina de su empresa.
mantener registros como un jefe
mantener registros organizados se vuelve mucho más fácil si todo se comparte y almacena electrónicamente. Hay aplicaciones dedicadas para facturas y nómina, pero ¿qué pasa con otros documentos como contratos, acuerdos de confidencialidad (NDA) y otros archivos relacionados con el trabajo?,
herramientas para comprobar:
- HelloSign, una plataforma de firma electrónica
- DocuSign, otra plataforma de firma electrónica
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mantener registros detallados es parte de ser propietario de un negocio, pero no necesita enterrarse bajo todo ese papeleo. Al realizar un seguimiento de sus «necesidades» y plazos, y usar herramientas digitales para optimizar los procesos tanto como sea posible, puede estar al tanto de todos los requisitos sin mucho tiempo y esfuerzo adicionales.,
publicado originalmente el 26 de julio de 2017.