esta publicación se publicó originalmente el 12 de mayo de 2015 y se actualizó con nueva información el 12 de septiembre de 2017.
ese informe semanal de estado del proyecto es el alma del flujo de comunicación de un proyecto creativo.
Aquí es donde establece expectativas, Asigna tareas, reporta el progreso, reconoce problemas y acuerda plazos. Independientemente de su industria o alcance del proyecto, usted debe tener esta comunicación semanal vital en cada proyecto creativo. Haga esto, y poco, si es que algo, puede pasar por las grietas.,
pero no todos los informes de estado se crean por igual. Tampoco todas las organizaciones tienen la misma «plantilla»de informe de estado del proyecto. Además, no todos los clientes quieren ver – y quieren que sus equipos vean – la misma información de estado.
¿Cómo hacer frente a estos requisitos complejos y aún así comunicarse de manera efectiva? ¿Qué implica crear un informe de estado de proyecto convincente?
compartiré mis opiniones sobre la creación de informes de proyectos creativos efectivos en este artículo.,
El propósito de un informe de estado del proyecto
en su corazón, un informe de estado del proyecto es un dispositivo de comunicación.
y como hemos dicho anteriormente, la comunicación es el requisito más importante para la gestión de proyectos.
el propósito de un informe de estado del proyecto, por lo tanto, es comunicar el estado actual del proyecto a todas las partes interesadas (clientes, patrocinadores, su propio equipo). Aquí es donde le dices a todas las partes interesadas cómo se está llevando a cabo el proyecto, qué hitos se han logrado y qué problemas se enfrentan.,
si tu objetivo es ser eficaz y transparente, un informe de estado detallado es una de las armas más poderosas de tu arsenal.
si bien los beneficios de los informes de estado del proyecto son muchos, los que debe conocer son:
- Transparencia: los informes de estado del proyecto incluyen actualizaciones detalladas sobre los hitos logrados y pendientes. También les alerta sobre cualquier problema actual o futuro. Esto mejora la transparencia y genera confianza.
- Identificar y evitar riesgos: la gestión de Riesgos es una parte crítica de la gestión integrada de proyectos., Un informe de estado generalmente incluye una descripción detallada de los problemas y riesgos abiertos. Esto puede ayudarle a identificar y evitar riesgos tempranamente.
- mejor administración de recursos: el informe de estado le ayuda a realizar un seguimiento del progreso de diferentes recursos. Esto puede ayudarle a cambiar los recursos dentro y fuera del proyecto según sea necesario. Por ejemplo, si el progreso es lento porque el equipo de diseño no tiene suficiente personal, puede traer diseñadores adicionales para mejorar el ritmo.
- salud del proyecto: el informe de estado ofrece una visión general de alto nivel de la salud del proyecto., Le dirá a usted (y a las partes interesadas) si hay demasiados problemas abiertos o demasiados hitos perdidos. Si la salud es mala, puede tomar medidas para corregir el curso temprano.
- Responsabilidad: El Informe de estado le dice a todos exactamente qué parte del proyecto falta y qué debe lograrse en el futuro. Esto ayuda a que tu equipo sea responsable.
- arrastre de alcance / presupuesto: este informe aclarará si el proyecto está fuera de presupuesto o si hay demasiadas solicitudes de cambio abiertas que conducen a un arrastre de alcance, vital para un PM efectivo.,
Más allá de estos, el informe de estado del proyecto también crea un rastro de papel de problemas y preocupaciones abiertas. Esto puede ser muy útil en caso de conflictos futuros.
para resumir, un informe de estado del proyecto le da mayor claridad, mejora el seguimiento y crea un registro del progreso del proyecto. Como una de sus herramientas más importantes, debe tomarse todo el tiempo y esfuerzo necesario para que sea lo más útil posible.,
componentes de un informe de estado del proyecto creativo
El propósito de un informe de estado del proyecto es hacer un seguimiento del progreso y proporcionar claridad sobre los problemas potenciales. Por lo tanto, debe tener los siguientes componentes:
I. progreso de la tarea
Esta sección del informe tiene como objetivo proporcionar a los interesados una visión general del progreso del proyecto mediante el seguimiento de las tareas terminadas, abiertas y futuras.
debe tener tres componentes:
lo que se ha logrado
esto es bastante básico; rastrea las tareas terminadas, i. e., lo que se ha logrado en el proyecto hasta ahora.
Por lo general, esto solo cubre el último período de presentación de informes. Sin embargo, he visto situaciones en las que la administración o los clientes querían que esto fuera un informe continuo de los principales logros clave con fechas.
de esa manera, los hitos del proyecto completados siempre están disponibles para que todos los vean, incluso si no está mirando un cronograma de proyecto maestro (que, sorprendentemente, muchos clientes odian ver porque les resulta difícil seguirlo o no lo entienden).,
qué está sucediendo en este momento
Esta parte del informe cubre qué actividades están en curso en este momento. Este suele ser un resumen de todas las tareas importantes activas en el calendario del proyecto. El resumen debe ser de alto nivel, no el nivel de tarea detallado como se informa en el calendario del proyecto maestro.
a menudo esta es la base para la mayor parte de la discusión que ocurrirá en la llamada de estado semanal o reunión con el equipo del proyecto y el cliente.
lo que viene
esta sección ofrece a las partes interesadas una visión general de las próximas tareas., Es particularmente útil porque ayuda a garantizar que nadie se sorprenda cuando una actividad está a punto de comenzar.
Me gusta mirar lo que viene, no solo en la próxima semana, sino en las próximas dos semanas. La gente necesita tiempo para prepararse mentalmente. Darles solo una ventana de una semana de lo que las tareas están a punto de comenzar no es suficiente tiempo para que estén listos para dirigir sus próximas tareas.
Un heads-up de dos semanas generalmente ayuda significativamente. Después de todo, mi objetivo es hacerlos productivos y exitosos, no tomarlos con la guardia baja y contribuir a su fracaso.
II., Problemas, riesgos y solicitudes de cambio
como dije anteriormente, una de las principales responsabilidades del informe de estado del proyecto es realizar un seguimiento de los problemas abiertos, los riesgos potenciales y las solicitudes de cambio. Tener una sección separada para hacer un seguimiento de estos ayuda mucho.
esto es lo que debe incluir en esta sección:
estado de los problemas actuales
cada proyecto tiene algunos problemas. Una lista de esas cuestiones pendientes, Cuál es el estado actual o el elemento de acción para cada cuestión, y a quién se asigna cada cuestión es una gran cosa para incluir en el informe de estado.,
lo mantiene delante de todos y hace que sea fácil incluirlo como un punto de discusión vital durante sus llamadas de estado semanales.
Open risks
Esta parte tiene dos componentes:
- alertar a las partes interesadas sobre cualquier riesgo abierto actual y el plan de gestión para tratarlos.
- dar a las partes interesadas una visión general del plan de gestión de riesgos para detectar y tratar los riesgos en general.
solicitudes de cambio
la gestión de solicitudes de cambio es una parte clave de las responsabilidades de un PM., Utilice esta sección para realizar un seguimiento de las solicitudes de cambio abiertas actuales. También destacar qué pasos deben tomar las partes interesadas para atender cada solicitud.
por ejemplo, si hay un cambio en el alcance del proyecto, es posible que desee que un stakeholder aumente el presupuesto del proyecto.
recuerde: su trabajo no es solo catalogar las preocupaciones, sino también dar orientación a las partes interesadas sobre cómo lidiar con ellas.
Historial de órdenes de cambio
la información de la orden de cambio es realmente solo para fines informativos., Sin embargo, es una buena idea incluir un resumen de estos en el informe de estado semanal para que el cliente esté al tanto de cómo y por qué el alcance (y el presupuesto) ha cambiado hasta ahora a lo largo de la vida del proyecto.
III. hitos & entregables
gráficos Gantt en Workamajig para el seguimiento de diferentes hitos
Aquí es donde se realiza el seguimiento de qué porcentaje del proyecto se ha completado y qué hitos has logrado hasta ahora., Junto con la sección de progreso de la tarea, esto dará a las partes interesadas una visión general de cómo está avanzando el proyecto.
esto es lo que debe incluir en esta sección:
hitos completados
Utilice esta sección para mostrar a las partes interesadas:
- cuánto (en Porcentaje) de cada hito se ha completado hasta ahora
- hitos actuales
- hitos terminados
- próximos hitos
intente usar un formato visual (como un gráfico de Gantt) para mejorar la comprensión.,
fechas de inicio/finalización
para cada hito importante, incluya:
- fechas de inicio/finalización planificadas
- fechas de inicio/finalización reales
esto le dirá a la gente lo rápido (o lento) que ha estado con el progreso del proyecto hasta ahora.
IV. Salud financiera
En esta sección, informe sobre la salud financiera del proyecto, es decir, cuánto del presupuesto se ha consumido, y si estás en la pista para mantener el ritmo con el presupuesto de las expectativas.
Esta sección no es obligatoria, por supuesto., Algunos clientes prefieren no divulgar el presupuesto y la salud financiera del proyecto a todos. En ese caso, puede eliminar esta sección por completo u ofrecer una descripción general de alto nivel con detalles mínimos. Deje informes detallados para la vista análisis financiero.
cómo crear una plantilla de informe de estado del proyecto
dado que debe enviar el informe semanalmente/quincenalmente / mensualmente, obviamente desea una plantilla de informe de estado del proyecto para facilitar las cosas.,
Estos son algunos consejos que debe seguir al crear su plantilla:
crear una visión general Ejecutiva detallada
sus partes interesadas están ocupadas. Si bien algunos de ellos explorarán todo el informe, la mayoría prefiere obtener una visión general rápida de las principales preocupaciones de un vistazo.
por lo tanto, comience su informe con una descripción ejecutiva detallada.
esto es lo que debe incluir en esta descripción general:
- identificadores de proyecto: coloque la información más obvia (el nombre del proyecto, la fecha y el nombre del administrador del proyecto) en la parte superior del informe.,
- Resumen del proyecto: un breve resumen de los principales problemas, riesgos e hitos. Incluya cualquier cosa que requiera la atención urgente del stakeholder.
- salud del proyecto: la salud actual de diferentes partes de los componentes del proyecto (progreso de la tarea, hitos, riesgos, etc.).
Use la visualización cuando sea posible
la visualización hace que los informes complejos sean mucho más fáciles de leer para los ejecutivos con poco tiempo. Siempre que sea posible, utilice una estructura visual para compartir información, especialmente en la sección Descripción general ejecutiva.,
por ejemplo, puede usar el color verde para mostrar que un componente está en buen estado, el rojo para algo que necesita atención.
si vas a adoptar este enfoque, asegúrate de establecer convenciones para los datos visuales. Debe estar claro para todos lo que implican los colores» amarillo «o» rojo». Las partes interesadas deben saber qué tipo de datos se representarán en qué formato (gráfico de Gantt para el progreso de la tarea, gráficos de porcentaje para hitos, etc.).
algo de esto puede ser obvio para usted (como los códigos de color para project health), pero siempre es mejor ser obvio que asumir nada.,
usar la misma plantilla
la coherencia es clave para la claridad al reportar información. Utilice la misma plantilla en todos los informes de estado para asegurarse de que las partes interesadas no se confundan.
tenga en cuenta que esto limitará su flexibilidad. No podrá realizar cambios sobre la marcha si desea reportar nueva información.
por lo tanto, asegúrese de que su primera plantilla tenga espacio para toda la información que desee reportar en el futuro. Es mejor informar de más que de menos.,
Use software de gestión de proyectos
informe del estado del proyecto en Workamajig
el software de gestión de proyectos creativo como Workamajig hace que los informes sean mucho más fáciles. El software PM puede rastrear el estado de los diferentes hitos y el progreso de las tareas automáticamente. Herramientas como Workamajig también se alinean con el calendario y el presupuesto de su proyecto para darle a usted (y a sus partes interesadas) una visión clara de la salud financiera del proyecto.
La mayoría de las herramientas de PM también tienen herramientas de informes integradas para ayudarlo a crear informes de actividad y estado del proyecto rápidamente., Puede exportar estos informes como archivos PDF para compartirlos con los clientes.
conclusión
El Informe de estado del proyecto creativo es una de las herramientas de comunicación más vitales a su disposición. Enviarás informes semanalmente, quincenalmente o mensualmente. Comprender el propósito de un informe de estado y todos los componentes incluidos en él hará que los informes sean mucho más fáciles.
Ahora que ha leído esto, ¿en qué se diferencia de sus prácticas estándar de informes de proyectos? ¿Qué elementos que he enumerado anteriormente no considera vitales?, ¿Y qué artículos incluyen semanalmente que he omitido o omitido mencionar?