un asistente virtual es un individuo que proporciona servicios administrativos a los clientes mientras trabaja desde una ubicación remota. Los asistentes virtuales a menudo son contratistas independientes y autónomos, aunque también puede trabajar con una agencia de asistentes virtuales., Además, muchos candidatos tienen algunos años de experiencia como asistente administrativo o gerente de oficina en un entorno de oficina profesional.
si está considerando contratar un asistente virtual, aquí está todo lo que necesita saber:
responsabilidades del Asistente Virtual
Una de las principales ventajas de contratar un asistente virtual es que las pequeñas empresas pueden seleccionar y pagar los servicios específicos que necesitan., Este nivel de flexibilidad puede ahorrar a los propietarios de negocios miles de dólares cada año, al tiempo que les brinda la oportunidad de expandir su contrato a medida que su negocio crece y requiere más servicios.,
algunas de las tareas y responsabilidades más comunes de un asistente virtual incluyen:
- Gestión de calendario/programación
- arreglos de viaje
- Organización de archivos
- monitoreo de correo electrónico
- Gestión de llamadas
- teneduría de libros y contabilidad
- Gestión de redes sociales
- Investigación de posibles clientes y asociaciones
- tareas de servicio al cliente
dependiendo de las necesidades del negocio, un asistente virtual puede operar como asistente ejecutivo, asistente administrativo o asistente personal.
¿necesitas un asistente virtual?,
- Para muchas pequeñas empresas, la idea de contratar y entregar ciertas tareas a un asistente virtual es desalentadora. Algunos propietarios de negocios pueden sentir que no tienen el presupuesto o el tiempo para presentar un asistente virtual a su empresa. Sin embargo, así como no puedes construir un imperio solo, no puedes manejar todos los aspectos de tu negocio solo.
Aquí hay algunas señales de que es hora de contratar a un asistente virtual:
- estás gastando demasiado tiempo en tareas repetitivas o serviles., Si está considerando contratar un asistente virtual, pero no está seguro de estar listo, comience a rastrear cuánto tiempo pasa manejando tareas pequeñas y serviles. Estas tareas pueden incluir responder correos electrónicos, administrar su calendario o reservar citas. Si pasas varias horas a la semana en tareas repetitivas, puede ser el momento de externalizarlas a un asistente virtual.
- No necesitas ayuda a tiempo completo, solo ayuda adicional. Si su negocio requiere un asistente de tiempo completo que administre varias tareas involucradas, no contrate un asistente virtual., Más bien, los asistentes virtuales son ideales para empresas que necesitan descargar una o dos tareas o proyectos específicos que no justifican la contratación de un empleado asalariado a tiempo completo.
- tienes el presupuesto para ello. Antes de contratar a un asistente virtual, prepare un análisis de costo-beneficio para determinar el valor de su tiempo frente al costo del tiempo dedicado a tareas específicas. Si tiene el presupuesto para contratar a un contratista a tiempo parcial y su análisis de costo-beneficio indica que obtendrá un tiempo valioso, busque un asistente virtual.,
contratar asistencia virtual de prueba es un buen primer paso para encontrar un trabajador que se adapte a la cultura de su pequeña empresa.
Cómo contratar un asistente virtual
Paso 1: documente sus procesos
antes de comenzar a buscar un asistente virtual, documente cada tarea, proyecto y proceso que desee entregar a un asistente. Siempre que sea posible, cree documentos de capacitación o procedimientos operativos estándar que los nuevos empleados o contratistas puedan usar para ponerse al día., Sea minucioso y asegúrese de incluir los resultados deseados que le gustaría lograr.
Paso 2: publique una descripción del trabajo
a continuación, cree una descripción del trabajo que sea clara, concisa y describa las tareas específicas que desea delegar. También debe incluir una lista de habilidades y herramientas que los candidatos deben tener o dominar, como Excel, G Suite, Zendesk, etc. Una vez que tenga una descripción del trabajo preparada, puede publicarla en un sitio web o directorio., Los lugares populares para encontrar un asistente virtual incluyen:
- Upwork
- Asistente Virtual Assistant
- QuickMonday
- Guru
Paso 3: revisar las solicitudes y realizar entrevistas
dependiendo del Sitio(s) en el que publique la descripción del trabajo, puede comenzar rápidamente a examinar cientos de aplicaciones. Para filtrar rápidamente a los solicitantes de poco esfuerzo, considere agregar una pregunta inusual o» huevo de Pascua » en su publicación de trabajo. Por ejemplo, en la parte inferior de la descripción, puede pedir a los solicitantes que incluyan el nombre de su libro favorito.,
una vez que comience la entrevista, asegúrese de hacer preguntas exhaustivas para determinar si son capaces de manejar las tareas que desea delegar.
Paso 4: contratar en una base de prueba
Una vez que haya encontrado un candidato fuerte, contrátelo en una base de prueba, si es posible. Esto le dará tiempo para ver cómo funcionan y si son o no un buen ajuste con su empresa. Si empiezas a trabajar con un asistente virtual que no funciona, lo mejor es cortar los lazos rápidamente y seguir adelante., Si usted encuentra a alguien que entiende sus necesidades y es un buen ajuste con su empresa, usted puede traerlos más en el redil.
CO— tiene como objetivo brindarle inspiración de los principales expertos respetados. Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión de negocios, debe consultar a un profesional que pueda asesorarlo en función de su situación individual.
¿Quieres leer más? Asegúrese de seguirnos en LinkedIn!