año bisiesto 2020: lo que significa un período de pago adicional para su nómina (y cómo nuestra lista de verificación puede ayudar)

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puntos clave:

• como año bisiesto, 2020 aumenta la posibilidad de un período de pago adicional, pero este cambio no es exclusivo de los años bisiestos! El número de períodos de pago que tiene en realidad puede variar cada año dependiendo de la fecha de pago y la frecuencia.
• tiene 4 opciones cuando se trata de lidiar con un período de pago adicional
• dependiendo de su decisión, el período de pago adicional también puede afectar las deducciones, los pagos de salarios especiales y las retenciones de impuestos sobre la renta.,
• nuestra lista de verificación le ayudará a realizar un seguimiento de todo lo afectado por un período de pago adicional, ya sea un año bisiesto o no.

el año bisiesto 2020 agrega un día adicional de pago al año y aumenta la posibilidad de un período adicional de pago, lo que aumenta el número de 26 a 27 para los empleados asalariados pagados quincenalmente (o de 52 A 53 para los empleados asalariados pagados semanalmente).

mientras que los años bisiestos aumentan la probabilidad de un período de pago adicional, el número de períodos que tiene podría fluctuar cada año dependiendo de su fecha de pago y frecuencia., En cualquier año que no sea un año bisiesto, todavía hay un día de la semana que ocurre 53 veces, en lugar del normal 52. Si su fecha de pago cae en este día, tendrá un período de pago adicional.debido a esto, debe contar el número de períodos de pago que tendrá cada año, independientemente de si es un año bisiesto o no. Si tiene un período adicional, puede optar por ajustar los cheques de pago y las deducciones de los empleados. Consulte nuestra tabla a continuación para conocer la cantidad de días en 2019, 2020 y 2021 para ayudarlo a planificar en consecuencia.

¿Quién Está Afectado?,

Un período de pago adicional puede afectar a los empleados asalariados pagados semanalmente o quincenalmente. En 2020, hay 53 miércoles y 53 jueves. Como resultado, los empleados asalariados semanales o quincenales pagados en cualquiera de estos días experimentarán un período de pago adicional.

los empleados asalariados pagados mensualmente o semestralmente y los empleados pagados por hora no se ven afectados.

¿Cuáles son sus opciones?

si te encuentras con un período de pago adicional, tienes algunas opciones para tu nómina:

Opción 1: no hagas ningún cambio. Dé a los empleados sus montos de sueldo habituales en cada período., Recibirán salarios ligeramente más altos de lo normal al final del año. El 86% de los empleadores eligen esta opción, a pesar del costo adicional que conlleva para sus organizaciones.

Si elige esta opción, informe a sus empleados que su «aumento» se debe al período de pago adicional y los salarios volverán a la normalidad al año siguiente.

ejemplo: Mary es una empleada asalariada con sueldo quincenal. En un año, recibe 26 pagos de $1,538.46 cada uno, por un total de $40,000. En un año con un período de pago adicional, recibe 27 cheques de pago de 1 1,538.36, lo que le da un salario total de 4 41,538.,46 al final del año, ligeramente superior a lo normal.

Opción 2: dividir los salarios entre 27 o 53 (en lugar de los 26 o 52 habituales) para tener en cuenta el período de pago adicional. Tenga en cuenta que elegir esta opción puede poner una tensión en sus empleados. A pesar de que sus salarios anuales seguirán siendo los mismos que los años con 26 o 52 períodos de pago, recibirán cheques individuales más pequeños, lo que puede afectar su capacidad para cubrir facturas y otros gastos regulares.

ejemplo: Mary normalmente recibe 26 cheques de pago de 1 1,538.,46 cada uno, pero durante un año con un período de pago adicional, recibe 27 cheques de pago de 1 1,481.48 cada uno. Cada cheque de pago disminuye en 5 56.98, pero su salario sigue siendo el mismo en 4 40,000.

Opción 3: Divide los salarios por un multiplicador más preciso, ya sea 26.0893 para los empleados quincenales o 52.1786 para los empleados semanales. Los salarios fluctúan ligeramente de año en año, pero no tendrá que cambiar sus cálculos de 26 a 27 (o de 52 A 53) cada año dependiendo del número de períodos de pago. En su lugar, puede usar 26.0893 o 52.1786 cada año, sin importar el número de períodos de pago.,

Ejemplo: cada vez que hay 26 períodos de pago, Mary recibe 26 cheques de pago de 1 1,533.20 cada uno. Esto suma un salario total de 3 39,863.09, ligeramente inferior a su salario base de 4 40,000. En años con 27 períodos de pago, recibe 27 cheques de pago de 1 1,533.20 cada uno, lo que resulta en un salario total de 4 41,396.40, ligeramente más alto que su base.

algo a tener en cuenta: en los años en los que el salario base no se cumple, todavía tendrá que pagar la diferencia. En el caso de Mary, ella se queda corta de su salario base por 1 136.91 cada vez que hay 26 períodos de pago., Su empleador tendrá que agregar esta cantidad a su cheque de pago final para que llegue a 4 40,000 al final del año.

Opción 4: cambie su fecha de pago o frecuencia de pago. Si paga a los empleados semestralmente o mensualmente, en lugar de semanalmente o quincenalmente, tendrá 24 o 12 períodos de pago. Los empleados recibirán cheques de pago más grandes con menos frecuencia, pero su salario total permanecerá sin cambios y usted no tendrá que lidiar con un período de pago adicional.

ejemplo: si su frecuencia de pago se cambia a semestral, Mary recibe su salario anual de 4 40,000 en 24 cheques de pago de $1666.67 cada uno.,

alternativamente, considere cambiar la fecha de pago de su organización para evitar períodos de pago adicionales. En 2020, por ejemplo, hay 53 miércoles, pero solo 52 viernes. Si su fecha de pago es el miércoles, tendrá un período de pago adicional, pero si cambia la fecha de pago al viernes, no tendrá un período de pago adicional.

no importa qué opción elija, explique claramente a los empleados qué cambios está haciendo en sus cheques de pago y por qué los está haciendo. Si bien es posible que se sienta tentado a elegir la opción más rentable (¡y no hay nada de malo en eso!,), también debe considerar cómo su decisión afectará a sus empleados. Los cheques de pago más pequeños y las interrupciones en los horarios de pago establecidos podrían bajar la moral de su organización.

¿qué más afecta un período de pago adicional?

ya sea que continúe los pagos como de costumbre o realice un cambio, un período de pago adicional puede afectar otros factores relacionados con su nómina. Vuelva a verificar estos elementos y cómo se calculan cada año para asegurarse de que las deducciones y los pagos de salarios especiales sean precisos para su número de períodos de pago.

• deducciones del Plan de salud.,en la mayoría de los casos, las deducciones de beneficios de sus empleados se calculan sobre la base de 26 o 52 períodos de pago. En años con 27 o 53, estas deducciones tendrán que ser recalculadas o bloqueadas en el período de pago adicional. Por ejemplo, si sus contribuciones a los beneficios de los empleados se programan quincenalmente, podría deducir en exceso si no bloquea las deducciones durante el período de pago adicional. Sin embargo, si sus deducciones de beneficios para empleados se toman dos veces al mes, no tendrá que hacer ningún cambio por un período de pago adicional.
• pagos de salarios especiales.,Algunos pagos de salarios especiales también se basan en 26 o 52 períodos de pago y tendrán que ser recalculados en años con un período adicional. Un ejemplo son los pagos de manutención de los hijos que se financian directamente con los salarios de los empleados.
• retención del Impuesto sobre la renta.
  El IRS no requiere cambios en la retención de impuestos sobre la renta cuando hay períodos de pago adicionales, pero aún así debe asegurarse de que los cálculos se ajusten adecuadamente. Si no lo hace, es posible que no retenga suficiente impuesto federal sobre la renta., Asegúrese de revisar los impuestos estatales y locales sobre la renta también, ya que el potencial para la tenencia insuficiente puede ser mayor. También haga saber a sus empleados que deben ajustar sus cálculos para la retención del impuesto sobre la renta si quieren retener más o menos que la cantidad estándar.
• contribuciones de beneficios.el período de pago adicional también puede afectar cuánto contribuyen sus empleados a sus cuentas 401(k), cuentas de Ahorros para la salud (HSA) y cuentas de ahorros flexibles (FSA)., Si a los empleados les gusta contribuir con las cantidades máximas, es posible que tengan que cambiar la cantidad que deducen de cada cheque de pago para llegar a ese número al final del año.
• detalles salariales documentados en Cartas de oferta, contratos y Convenios Colectivos.antes de decidir cómo compensar a los empleados en un año con un período de pago adicional, revise las cartas de oferta y otros documentos relacionados con la compensación. Los acuerdos de negociación colectiva son especialmente específicos sobre los períodos de pago y los salarios, así que revíselos cuidadosamente., Si estos documentos solo indican un salario anual, puede elegir cualquiera de las opciones anteriores para alcanzar esa cantidad. Sin embargo, si los documentos indican que a los empleados se les pagará en cheques semanales o quincenales de cantidades iguales, debe cumplir y elegir la Opción 1.
• solo para años bisiestos: un día Extra.los años bisiestos agregan un día adicional al año calendario, no solo un período de pago adicional. Si alguno de sus cálculos dependen del número de días en un año, asegúrese de actualizar ese número en sus fórmulas de 365 366., Si utiliza un proveedor de nómina, asegúrese de que hayan contabilizado el 29 de febrero en su sistema.

los períodos de pago Extra son más frecuentes durante los años bisiestos, pero pueden ocurrir cualquier año dependiendo de la fecha de pago y la frecuencia. Si tiene un período de pago adicional, considere cómo desea compensar a los empleados y recuerde verificar los otros factores que pueden acompañar los cambios en la nómina.haga clic aquí para descargar nuestra lista de verificación de nómina completa para años bisiestos y períodos de pago adicionales, y comuníquese con su proveedor de nómina si tiene alguna pregunta adicional.,