en virtuel assistent er en person, der leverer administrative tjenester til klienter, mens de arbejder fra en fjernplacering. Virtuelle assistenter er ofte uafhængige, selvstændige entreprenører, selvom du også kan arbejde med et virtuelt assistentbureau., Derudover har mange kandidater et par års erfaring som administrativ assistent eller kontorchef i en professionel kontorindstilling.
Hvis du overvejer at ansætte en virtuel assistent, her er alt, hvad du behøver at vide:
Virtuel assistent ansvar
En af de store fordele ved at leje en virtuel assistent er små virksomheder, der kan vælge og betale for de specifikke tjenester, de har brug for., Dette niveau af fleksibilitet kan spare virksomhedsejere tusindvis af dollars hvert år, samtidig med at give dem mulighed for at udvide deres kontrakt som deres virksomhed vokser og kræver flere tjenester.,
Nogle af de mest almindelige opgaver og ansvar i en virtuel assistent omfatter:
- Kalender/skema forvaltning
- rejsearrangementer
- Fil organisation
- e-Mail-overvågning
- Opkald management
- Bogføring og regnskab
- Sociale medier
- Kontrol potentielle kunder og partnerskaber
- Kundeservice opgaver
Afhængigt af behov i erhvervslivet, en virtuel assistent kan fungere som executive assistant, administrative assistant eller personlig assistent.
har du brug for en virtuel assistent?,
- for mange små virksomheder er tanken om at ansætte og aflevere visse opgaver til en virtuel assistent skræmmende. Nogle virksomhedsejere føler måske, at de ikke har budgettet eller tiden til at introducere en virtuel assistent til deres firma. Men ligesom du ikke kan opbygge et imperium alene, kan du ikke håndtere alle aspekter af din virksomhed alene.
Her er nogle tegn på, at det er tid til at ansætte en virtuel assistent:
- du bruger for meget tid på gentagne eller underordnede opgaver., Hvis du overvejer at ansætte en virtuel assistent, men ikke er sikker på, at du er klar, skal du begynde at spore, hvor meget tid du bruger på at håndtere små, underordnede opgaver. Disse opgaver kan omfatte besvarelse af e-mails, styring af din kalender eller bookingaftaler. Hvis du bruger flere timer hver uge på gentagne opgaver, kan det være tid til at outsource dem til en virtuel assistent.
- du behøver ikke heltids hjælp, Bare yderligere hjælp. Hvis din virksomhed kræver en fuldtidsassistent, der administrerer flere involverede opgaver, skal du ikke ansætte en virtuel assistent., Snarere er virtuelle assistenter ideelle til virksomheder, der har brug for at aflaste en eller to specifikke opgaver eller projekter, der ikke retfærdiggør ansættelse af en fuldtidsansat medarbejder.
- du har budgettet til det. Før du ansætter en virtuel assistent, skal du udarbejde en cost-benefit-analyse for at bestemme værdien af din tid i forhold til omkostningerne ved brugt tid på at arbejde på specifikke opgaver. Hvis du har budgettet til at ansætte en deltidsentreprenør, og din cost-benefit-analyse indikerer, at du får værdifuld tid tilbage, skal du kigge efter en virtuel assistent.,
ansættelse af virtuel assistance på forsøgsbasis er et godt første skridt til at finde en arbejdstager, der passer til din lille virksomheds kultur.
Hvordan at leje en virtuel assistent
Trin 1: Dokument dine processer
Før du begynder på udkig efter en virtuel assistent, dokumentere hver opgave, projekt-og proces, du ønsker at aflevere til en assistent. Hvor det er muligt, oprette uddannelse eller standard drift procedure dokumenter, som nye medarbejdere eller entreprenører kan bruge til at komme op i fart., Vær grundig og sørg for at medtage eventuelle ønskede resultater, du gerne vil opnå.
Trin 2: Opret en jobbeskrivelse
Opret derefter en jobbeskrivelse, der er klar, kortfattet og skitserer de specifikke opgaver, du gerne vil delegere. Du bør også medtage en liste over færdigheder og værktøjer, som kandidater skal have eller være dygtige til, såsom e .cel, G Suite, .endesk osv. Når du har en forberedt jobbeskrivelse, kan du sende den på et websiteebsted eller en mappe., Populære steder at finde en virtuel assistent er:
- Upwork
- Virtuel Assistent Assistent
- QuickMonday
- Guru
Trin 3: Gennemgang af ansøgninger og gennemføre interviews
Afhængigt af hjemmeside(r), du sender jobbet beskrivelse på, kan du hurtigt starte sigtning gennem hundredvis af ansøgninger. For at filtrere ansøgere med lav indsats hurtigt, skal du overveje at tilføje et usædvanligt spørgsmål eller” påskeæg ” i din jobannonce. For eksempel i bunden af beskrivelsen kan du bede ansøgere om at inkludere navnet på deres yndlingsbog.,
Når du begynder at interviewe, sørg for, at du spørger grundig interview spørgsmål for at fastslå, hvorvidt de er i stand til at håndtere de opgaver, du ønsker at uddelegere.
Trin 4: leje på prøvebasis
Når du har fundet en stærk kandidat, skal du ansætte dem på prøvebasis, hvis det er muligt. Dette giver dig tid til at se, hvordan de fungerer, og om de passer godt sammen med din virksomhed eller ej. Hvis du begynder at arbejde med en virtuel assistent, der ikke træner, er det bedst at skære bånd hurtigt og gå videre., Hvis du finder nogen, der forstår dine behov og passer godt sammen med din virksomhed, kan du bringe dem mere ind i folden.
sigter mod at give dig inspiration fra førende respekterede eksperter. Før du træffer en forretningsbeslutning, skal du dog konsultere en professionel, der kan rådgive dig baseret på din individuelle situation.
vil du læse mere? Sørg for at følge os på LinkedIn!