dette indlæg blev oprindeligt offentliggjort den 12.maj 2015 og blev opdateret med nye oplysninger den 12. September 2017.
den ugentlige projektstatusrapport er livsnerven i kommunikationsstrømmen i et kreativt projekt.
det er her, du indstiller forventninger, tildeler opgaver, rapporterer fremskridt, anerkender problemer og er enige om tidsrammer. Uanset din branche eller projektomfang, skal du have denne vigtige ugentlige kommunikation på hvert kreativt projekt. Gør dette, og lidt – hvis noget – kan falde gennem revnerne.,
men ikke alle statusrapporter oprettes lige. Heller ikke alle organisationer har samme projekt statusrapport”skabelon”. Yderligere, ikke alle klienter ønsker at se – og ønsker, at deres teams skal se – de samme statusoplysninger.
hvordan håndterer du disse komplekse krav og kommunikerer stadig effektivt? Hvad går i at skabe en overbevisende projekt statusrapport?
Jeg vil dele mine meninger om at skabe effektive kreative projektrapporter i denne artikel.,
formålet med en Projektstatusrapport
i hjertet er en projektstatusrapport en kommunikationsenhed.
og som vi tidligere har sagt, er kommunikation det vigtigste krav til projektstyring.
formålet med en projektstatusrapport er derfor at kommunikere projektets aktuelle status til alle interessenter (Kunder, Sponsorer, dit eget team). Det er her, du fortæller alle interesserede parter, hvordan projektet holder op, hvilke milepæle der er opnået, og hvilke problemer du står over for.,
Hvis dit mål er at være effektiv og gennemsigtig, er en detaljeret statusrapport et af de mest kraftfulde våben i dit arsenal.
mens fordelene ved projektstatusrapporter er mange, er dem, du skal vide:
- gennemsigtighed: Projektstatusrapporter indeholder detaljerede opdateringer om gennemførte og verserende milepæle. Det advarer dem også om eventuelle aktuelle eller kommende problemer. Dette forbedrer gennemsigtigheden og skaber tillid.
- Identificer og undgå risici: risikostyring er en kritisk del af integreret projektstyring., En statusrapport indeholder typisk en detaljeret oversigt over åbne problemer og risici. Dette kan hjælpe dig med at identificere og undgå risici tidligt.
- bedre ressourcestyring: statusrapporten hjælper dig med at spore fremskridtene med forskellige ressourcer. Dette kan hjælpe dig med at skifte ressourcer ind / ud af projektet efter behov. For eksempel, hvis fremskridt er langsom, fordi designteamet er undermanned, kan du medbringe yderligere designere for at forbedre tempoet.
- projektsundhed: statusrapporten giver et overblik på højt niveau over projektets sundhed., Det vil fortælle dig (og interessenter), hvis der er for mange åbne problemer eller for mange savnede milepæle. Hvis sundheden er dårlig, kan du træffe foranstaltninger for at rette kurset tidligt.
- ansvarlighed: statusrapporten fortæller alle nøjagtigt, hvilken del af projektet der mangler, og hvad der skal opnås i fremtiden. Dette hjælper med at holde dit team ansvarligt.
- budget / omfang creep: denne rapport vil gøre det klart, om projektet er off-budget, eller hvis der er for mange åbne ændringsanmodninger, der fører til rækkevidde creep – vital for effektiv PM.,
ud over disse skaber projektstatusrapporten også et papirspor af åbne problemer og bekymringer. Dette kan komme meget praktisk i tilfælde af fremtidige konflikter.
for at opsummere det giver en projektstatusrapport dig større klarhed, forbedrer sporing og skaber en oversigt over projektets fremskridt. Som et af dine vigtigste værktøjer skal du tage al den tid og indsats, der er nødvendig for at gøre det så nyttigt som muligt.,
– Komponenter af et Kreativt Projekt Status Rapport
formålet med et projekt status rapport er at spore fremskridt og skabe klarhed om potentielle problemer. Det skal således have følgende komponenter:
I. Opgavefremgang
dette afsnit af rapporten er beregnet til at give interessenter et overblik over projektets fremskridt ved at spore færdige, åbne og fremtidige opgaver.
det skal have tre komponenter:
hvad der er opnået
Dette er ret grundlæggende; det sporer færdige opgaver, dvs., hvad der er opnået på projektet indtil videre.
normalt dækker dette kun den sidste rapporteringsperiode. Imidlertid, jeg har set situationer, hvor ledelse eller klienter ønskede, at dette skulle være en løbende rapportering af vigtige større resultater med datoer.
på den måde er afsluttede projektmiljøer altid tilgængelige for alle at se, selvom du ikke ser på en masterprojektplan (som overraskende nok mange kunder hader at se på, fordi de enten har svært ved at følge eller ikke forstår det).,
Hvad sker der lige nu
denne del af rapporten dækker hvilke aktiviteter der er i gang lige nu. Dette er normalt en oversigt over alle aktive vigtige opgaver på projektplanen. Resum .et skal være på et højt niveau, ikke det detaljerede opgaveniveau som rapporteret på masterprojektplanen.
ofte er dette grundlaget for det meste af diskussionen, der vil ske på det ugentlige statusopkald eller møde med projektteamet og klienten.
hvad der kommer op
dette afsnit giver interessenter et overblik over kommende opgaver., Det er især nyttigt, fordi det hjælper med at sikre, at ingen er overrasket, når en aktivitet er ved at starte.
Jeg kan godt lide at se på, hvad der kommer op, ikke kun i den næste uge, men i løbet af de næste to uger. Folk har brug for tid til mentalt at forberede sig. At give dem bare en uges vindue af hvilke opgaver er ved at starte er ikke tid nok for dem være klar til at lede deres kommende opgaver.
en to-ugers heads-up hjælper normalt betydeligt. Når alt kommer til alt er mit mål at gøre dem produktive og succesrige, ikke fange dem væk og bidrage til deres fiasko.
II., Spørgsmål, risici og ændringsanmodninger
som jeg sagde tidligere, er et af de største ansvarsområder i projektstatusrapporten at holde styr på åbne problemer, potentielle risici og ændringsanmodninger. At have et separat afsnit til at spore disse hjælper meget.
Her er hvad du skal medtage i dette afsnit:
aktuelle problemer status
hvert projekt har nogle problemer. En liste over de udestående spørgsmål, hvad den aktuelle status eller handling element er for hvert nummer, og hvem hvert nummer er tildelt er en stor ting at medtage på statusrapporten.,
det holder det foran alle og gør det nemt at medtage det som et vigtigt diskussionspunkt under dine ugentlige statusopkald.
åbne risici
denne del har to komponenter:
- advare interessenter om eventuelle aktuelle åbne risici og forvaltningsplanen for at håndtere dem.
- Give interessenterne et overblik over risikostyringsplanen for at spotte og håndtere risici generelt.
ændringsanmodninger
håndtering af ændringsanmodninger er en vigtig del af en PM ‘ s ansvar., Brug dette afsnit til at holde styr på aktuelle åbne ændringsanmodninger. Fremhæv også, hvilke skridt interessenter skal tage for at håndtere hver anmodning.
for eksempel, hvis der er en ændring af projektets omfang, kan du have en interessent til at øge projektets budget.
Husk: dit job er ikke kun at katalogisere bekymringer, men også at give interessenter vejledning i, hvordan man håndterer dem.
Skift ordrehistorik
oplysningerne om skift ordre er kun til orientering., Det er dog en god ide at medtage et resum.af disse på den ugentlige statusrapport, så kunden er opmærksom på, hvordan og hvorfor omfanget (og budgettet) har ændret sig hidtil i løbet af projektets levetid.
III. Milepæle & Resultater
Gantt-diagrammer i Workamajig til sporing af forskellige milepæle
Dette er, hvor du styr på, hvilken procentdel af projektet er blevet gennemført, og hvilke milepæle, du har udrettet indtil videre., Sammen med opgavefremgangsafsnittet vil dette give interessenter et overblik over, hvordan projektet går videre.
Her er hvad du bør medtage i dette afsnit:
Milepæle afsluttet
Brug dette afsnit til at vise interessenter:
- Hvor meget (i procent) for hver milepæl er afsluttet så langt
- Nuværende milepæle
- Færdig milepæle
- Kommende milepæle
Prøv at bruge et visuelt format (såsom et Gantt-diagram) for at forbedre forståelsen.,
Start/slut datoer
For hver milepæl, kan nævnes:
- Planlagte start/slut datoer
- Aktuelle start/slut datoer
Dette vil fortælle folk, hvor hurtigt (eller langsomt) du har været med projektets hidtidige resultater.
IV. finansiel sundhed
i dette afsnit rapporterer du om projektets økonomiske sundhed, dvs.hvor meget af budgettet der er brugt, og om du er på vej til at holde trit med budgetforventningerne.
dette afsnit er naturligvis ikke obligatorisk., Nogle kunder foretrækker ikke at videregive projektets budget og økonomiske sundhed til alle. I dette tilfælde kan du enten fjerne dette afsnit helt eller tilbyde et overblik på højt niveau med minimale detaljer. Forlad detaljeret rapportering til visningen af finansiel analyse.
Sådan oprettes en Projektstatusrapportskabelon
da du skal sende rapporten ugentligt/hver anden uge / månedligt, vil du naturligvis have en projektstatusrapportskabelon for at gøre tingene lettere.,
Her er nogle tip, du skal følge, når du opretter din skabelon:
Opret en detaljeret udøvende oversigt
dine interessenter er optaget. Mens nogle af dem vil grave gennem hele rapporten, de fleste foretrækker at få et hurtigt overblik over store bekymringer på et øjeblik.
start således din rapport med en detaljeret udøvende oversigt.
Her er hvad du bør medtage i denne oversigt:
- Projekt-identifikatorer: den mest indlysende oplysninger – projektets navn, dato og projektleder navn – på toppen af rapporten.,
- projektoversigt: en kort oversigt over de største problemer, risici og milepæle. Medtag alt, hvad der kræver interessentens presserende opmærksomhed.
- Projektsundhed: det aktuelle helbred for forskellige dele af projektets komponenter (opgavefremskridt, milepæle, risici osv.).
Brug Visualisering, Hvor det er Muligt
Visualisering gør komplekse rapporter, meget lettere at læse for tiden-strapped ledere. Hvor det er muligt, skal du bruge en visuel struktur til at dele information, især i executive-overview.,for eksempel kan du bruge grøn farve til at vise, at en komponent er ved godt helbred, rød for noget, der kræver opmærksomhed.
Hvis du vil anvende denne tilgang, skal du sørge for at etablere konventioner for visuelle data. Det skal være klart for alle, hvad “gule” eller “røde” farver indebærer. Interessenter bør vide, hvilken slags data der vil blive repræsenteret i hvilket format (Gantt-diagram for opgavefremgang, procentvise diagrammer for milepæle osv.). farvekoder til projektsundhed) , men det er altid bedre at være indlysende end at antage noget.,
brug den samme skabelon
konsistens er nøglen til klarhed ved rapportering af oplysninger. Brug den samme skabelon i alle statusrapporter for at sikre, at interessenter ikke bliver forvirrede.
Husk, at dette vil begrænse din fleksibilitet. Du kan ikke foretage ændringer undervejs, hvis du vil rapportere nye oplysninger.
Sørg derfor for, at din første skabelon har plads til alle de oplysninger, du måske vil rapportere i fremtiden. Det er bedre at overrapportere end at underrapportere.,
Bruge Project Management Software
Projekt status rapportering i Workamajig
Kreativt projekt management software, som Workamajig gør rapportering meget nemmere. PM soft .are kan spore status for forskellige milepæle og opgave fremskridt automatisk. Værktøjer som Workorkamajig også tilpasse sig dit projekt tidsplan og budget til at give dig (og dine interessenter) klar indsigt i projektets finansielle sundhed.de fleste PM-værktøjer har også indbyggede rapporteringsværktøjer, der hjælper dig med at oprette projektstatus og aktivitetsrapporter hurtigt., Du kan eksportere disse rapporter som PDF-filer til deling med klienter.
konklusion
statusrapporten for det kreative projekt er et af de mest vitale kommunikationsværktøjer, du har til rådighed. Du sender rapporter hver uge, hver anden uge eller månedligt. At forstå formålet med en statusrapport og alle de komponenter, der er inkluderet i den, vil gøre rapporteringen meget lettere.
nu hvor du har læst dette, Hvordan adskiller dette sig fra din standardprojektrapporteringspraksis? Hvilke ting, som jeg har nævnt ovenfor, anser du ikke for vigtige?, Og hvilke elementer inkluderer du ugentligt, som jeg har udeladt eller undladt at nævne?