The Project Management Body of Knowledge (PMBOK) opdeler projekter i fem faser. Selvom udtrykket ‘fase’ indebærer, at de udføres i kronologisk rækkefølge, kan de i praksis udføres i orden. For eksempel, når projektændringer opstår, fortsætter projektlederen tilbage til planlægningsfasen. Af denne grund kaldes de officielt procesgrupper.
procesgrupperne er:
- initiering. Projektet er godkendt, finansieret og defineret., Denne fase finder sted på organisationsniveau (dvs.over projektet). Organisationen definerer et forretningsbehov, som projektet er beregnet til at tilfredsstille.
- planlægning. Projektlederen udvikler en projektstyringsplan, der definerer, hvordan projektet skal udføres, hvem der skal udføre arbejdet, hvor lang tid det vil tage, og så videre. Projektledelsesplanen skal godkendes af projektsponsoren for at blive officiel, og ændringer skal godkendes igen i henhold til de ændringsstyringsprocesser, der er beskrevet deri.
- udførelse., Projektteamet kommer til at arbejde med at producere projektets leverancer.
- Overvågning & Controlling. Projektlederen sikrer, at arbejdet udføres i henhold til planen, og sporer afvigelser ved hjælp af optjent værdianalyse til tidsplan og omkostninger, ligesom overvågning af omfang, kommunikation, leverandører og enhver anden genstand, der er nødvendig for at sikre, at projektet går efter planen.
- lukning. Projektet skal være officielt lukket, endelige detaljer bestemmes, leverandører frigivet, og så videre.,
projekt initiering
denne fase omfatter det indledende arbejde, der er nødvendigt for at oprette og godkende projektet. I PMBOK indeholder den kun to processer:
- udvikle projektcharter
- Identificer interessenter
projektcharterets formål er at indarbejde projektet og godkende projektlederen. Det er udviklet af den udøvende organisation (dvs.over projektet), men det kan delegeres til projektlederen., Det indeholder de oplysninger, der er nødvendige for at udføre denne funktion, men kan også omfatte ting som:
- Omfanget erklæring
- Første projekt budgettet
- Primære interessenter
Når først projektet er blevet iværksat, projektleder provenu i planlægningsfasen.
projektplanlægning
denne fase undervurderes ofte. I PMBOK indeholder den alle 10 projekt videnområder. Projektsucces er normalt direkte relateret til mængden af planlægning, der er udført.,
det primære projektstyringsdokument, der oprettes i denne fase, kaldes en projektstyringsplan, og den indeholder følgende oplysninger:
- succesfaktorer. Definitionen af projektsucces er etableret. Dette inkluderer normalt tidsplan og budget, men ofte er der mange andre mindre faktorer, der ikke kan overses.
- anvendelsesområde erklæring. Det arbejde, der vil indgå i projektet, identificeres, og dets grænser etableres.
- leverancer. De produkter og / eller tjenester, som projektet vil producere, er angivet.
- tidsplan., Projektet er opdelt i opgaver. Tidslinjer for hver opgave bestemmes, og frister for hvert projekt, der kan leveres, bestemmes.
- Budget. De anslåede omkostninger for hver opgave bestemmes og rulles op til et samlet projektbudget.
- Human resource plan. Projektteamets roller og ansvar er identificeret, og metoden til erhvervelse for projektgruppemedlemmer er etableret.
- kvalitetsstyringsplan. Kvalitetsstandarderne for leverancerne er identificeret og kvalitetssikring og kontrol målinger etableret.
- risikostyringsplan., De vigtigste risici for projektets succesfaktorer (#1) bestemmes og analyseres for at sikre, at de kan styres.
- Indkøbsstyringsplan. De eksterne leverandør behov er etableret og metoder til erhvervelse og kontrol af eksterne leverandører etableret.
- Ændringsprocedurer. Dokumentation og metoder, hvormed ændringer i projektstyringsplanen vil blive håndteret.
projektledelsesplanen skal godkendes af projektsponsoren for at starte projektudførelsesfasen., Fra dette tidspunkt skal ændringer foretages gennem de projektændringskontrolmetoder, der er beskrevet i planen, som normalt bør omfatte en godkendelse fra projektsponsoren.
Projektudførelse
i denne fase foregår hovedparten af projektarbejdet. Projektlederen leder og leder projektarbejdet, og projektteamet udfører det. Projektleverancerne produceres og leveres til projektsponsoren (eller hvem de er produceret til). De to centrale projektledelsesdokumenter i denne fase er:
- projekt statusopdateringer., Projektlederen producerer regelmæssige statusopdateringer i henhold til kravene i projektstyringsplanen. Disse opdateringer omfatter generelt omkostninger og tidsplan status samt fremtidige fremskrivninger.
- Interessentkommunikation. Hver interessent skal generelt kommunikeres med på deres egne vilkår med oplysninger, der er specifikke for dem. Under projektgennemførelsen udføres denne meddelelse som beskrevet i projektstyringsplanen.
overvågning og styring
denne fase sker sideløbende og parallelt med projektets gennemførelsesfase., Projektlederen skal udføre tilstrækkelig overvågning og kontrol for at sikre, at projektets leverancer produceres til tiden, på budgettet og til tilstrækkelig kvalitet.
hovedparten af en projektleders tid i projektovervågningsfasen vil blive brugt på en proces kaldet optjent værdianalyse. I dette system beregner projektlederen projektstatus ud fra to standpunkter: tidsplan og omkostninger. Det kan gøres til enhver tid og kan give dig fremragende avanceret advarsel om, at projektet kommer på afveje.,
variablerne beregnet ved denne metode er:
- planlagt værdi (PV), er det budgetterede beløb for hver opgave på det specificerede analysepunkt (normalt i dag).
- optjent værdi (EV), er det faktiske færdiggørelsesbeløb for hver opgave i forhold til opgavebudgettet.
- faktiske omkostninger (AC), er de faktiske udgifter for hver opgave.
- Cost varians (CV) er det beløb, som projektet i en omkostningsoverskridelse eller underløb position. CV = EV-AC
- Cost Performance inde. (CPI) er det relative beløb, som projektet er over eller under budgettet. CPI = EV / AC.,
- Schedule Variance (SV) er det beløb, som projektet er bagud eller forud for planen. SV = EV – PV.
- Schedule Performance inde. (SPI) er det relative beløb, som projektet er foran eller bagud. SPI = EV / PV.
- Mere forhånd variabler omfatter Budget på Færdiggørelse (BAC), et Skøn ved Afslutning (EAC), Varians ved Afslutning (VAC), Anslår at Fuldføre (ETC), og for At Fuldføre Performance Index (TCPI). Hver af disse variabler er beskrevet i vores praktiske vejledning til optjent værdianalyse.,
optjent værdianalyse er øjeblikkelig, det vil sige, det vil give dig en projektstatus lige ved analysepunktet. Det er et “snapshot” af projektets tidsplan og budgetstatus til enhver tid.
hvis overvågningen af projektet resulterer i ændringer i projektstyringsplanen, implementeres de i planen skitserede ændringskontrolprocedurer. For små projekter kan dette være så simpelt som en” change log ” – formular.
Projektlukning
interessant nok er projektlukning den fase, der mest ignoreres (eller minimeres) af projektledere., Dette skyldes sandsynligvis, at projektbudgettet er væk eller for det meste væk. Eller måske vil vi bare gå videre. Men uanset hvorfor er projektets afslutningsfase ekstremt synlig for virksomhedsledere og kan have stor indflydelse på projektledernes karriere.
lukning af projektet har en projektledelse, der kan leveres: en endelig rapport. Denne rapport bør indeholde følgende dele:
- formel lukning. Kontrakter er afsluttet, og projektet er erklæret komplet.
- finansiering. Projektets endelige budget bekræftes, og overskydende finansiering frigives til generelle indtægter.,
- Indkøb. Projektets leverandør kontrakter er afsluttet og færdiggørelse certifikater udstedt.
- endelige detaljer. Dokumentation af faktisk udført arbejde, As-built tegninger, eller andre detaljer, der skal arkiveres væk til fremtidig reference.
- passiver. Garantier, forsikringsdækning og obligationer skal etableres og aftales.
- frigivelse af ressourcer. Projektteamet, udstyret og andre ressourcer skal returneres til deres retmæssige sted.
- erfaringer. Dokumentation af erfaringer under projektet kan være uvurderlig for fremtidige projekter.,