En request for information (RFI), der er en utrolig nyttigt dokument.
Når RFI ‘er er korrekt udformet, giver RFI’ er virksomheder mulighed for at indsamle letfordøjelige oplysninger om potentielle leverandører. De fremmer også konkurrence blandt leverandører, afklarer potentielle nye løsninger og gør det muligt for virksomheder at tage betydelige skridt hen imod at opnå den mest omkostningseffektive løsning af højeste kvalitet, der er tilgængelig.
men de fleste virksomheder får processen forkert., Uanset om det er dårlig forskning, dårligt skrevet dokumentation eller ineffektiv opfølgning, fører enkle fejl ofte til mindre end optimale resultater.
Tip: Læs op på RFP respons.
så hvis du er klar til at sende en RFI, eller hvis du er ivrig efter at strømline din virksomheds nuværende processer, har vi dig dækket.
Vi vil skitsere de vigtigste trin til udformning af kraftfulde RFI ‘ er, definere nøgleord og fortælle dig nøjagtigt, hvordan du gør dine eksisterende formelle processer så effektive som muligt.,
en anmodning om information er et dokument, der beder om oplysninger fra leverandører om deres produkter og / eller tjenester. Det er et foreløbigt dokument, der normalt sendes tidligt i købsprocessen, med det formål at indsamle generelle oplysninger om en sælgers evne til at imødekomme en virksomheds behov og løse unikke problemer.
Generelt en RFI bruges til at filtrere potentielle kandidater (især inden for byggeri, IT og reklame), før du sender en mere specifik request for proposal (RFP), eller request for quotation (RFQ).
en RFI følger generelt et standardformat., Afsenderens mål er at evaluere, hvilke potentielle leverandører der er levedygtige. Som sådan kræves en vis grad af specificitet i svar fra leverandører. Detaljerede forslag eller citater leveres dog ikke på dette tidspunkt.
at sende en RFI har en række fordele.
for det første giver det virksomheder mulighed for at reducere puljen af potentielle leverandører markant – hvilket vil føre til besparelser i både tid og penge på senere stadier, når detaljerede forslag skal evalueres.,
for det andet, fordi svarene sendes i et standardformat, er svar på en RFI yderst nyttige til sammenligning.
endelig kan en RFI tilskynde til konkurrence blandt leverandører, især når den deles på en offentlig platform, der inviterer et stort antal svar.TIP: Lær om den bedste RFP-soft .are, der kan hjælpe med at administrere dine RFI -, RFP-og RF. – processer i 2019.
RFI vs. RF.vs. RFP
den grundlæggende forskel mellem en RFI, en RF. og en RFP er det detaljeringsniveau, som hver indeholder., RFI’ er, RF. ‘er og RFP’ er sendes også på forskellige stadier af købsprocessen, med RF. ‘er eller RFP’ er sendt, når et firma har en verificeret liste over potentielle leverandører og er klar til at købe.
en RFI repræsenterer den tidligste fase af købsprocessen. Dets primære formål er at indsamle oplysninger. I flere tilfælde end ikke udgør en RFI et indledende skridt, der er taget, før en anmodning om forslag eller tilbud sendes, og budprocessen åbnes.et tilskudstildelende organ kan f.eks. sende en RFI til at filtrere en liste over modtagere, som det har til hensigt at anmode om tilskudsforslag.,
Her er en hurtig gennemgang af de vigtigste forskelle:
Request for information (RFI)
En anmodning om generelle oplysninger om en sælger er evnen til at levere et produkt eller service – med en unik behov af den anmodende virksomhed taget i betragtning.
anmodning om tilbud (RF.)
anmodning om et specifikt tilbud på et standardiseret sæt produkter. I en anmodning om tilbud, en virksomhed vil give en vare-for-vare opdeling af de nøjagtige tjenester eller produkter, det kræver sammen med tidslinjer for levering., En anmodning om tilbud svarer til en anmodning om bud (RFT), der inviterer til bud på et projekt.
re .uest for proposal (RFP)
opfordring til et dybtgående forslag til et bestemt projekt. En RFP adskiller sig fra en RF.i den forstand, at den søger specifikke løsninger til et ikke-standardproblem, ofte et bredt projekt, snarere end et tilbud på et bestemt sæt produkter, der vil have de samme specifikationer (eller meget lignende) uanset leverandør. I dette tilfælde kan leverandører være store virksomheder eller enkeltpersoner, som i tilfælde af en anmodning om freelance-forslag.,
en RF., for eksempel, kan bruges til at anmode om et tilbud på et bestemt antal servere og desktops som en del af et IT-system. En RFP vil på den anden side blive brugt til et mere generelt projekt, såsom en outsourcet løsning til kundeservice.RFI, RFP, og RF….hvad er en RFT? Lær mere om en anmodning om bud!
Hvordan ser en god RFI ud?
Så hvad ser en god RFI ud?
Når et firma sender en RFI, er det med et meget specifikt mål for øje: at evaluere leverandører så hurtigt og effektivt som muligt.,
Til dette formål, en solid RFI vil næsten altid have følgende seks egenskaber:
Anmoder om oplysninger, der skal gives i et standardiseret format
En godt udformet RFI vil give klare oplysninger om, hvordan svarene skal være formateret. Fortrinsvis inkluderes en skabelon, der svarer til specifikationerne for de ønskede oplysninger.
indeholder klare retningslinjer for svar
sammen med et klart format for svar gives der også yderligere oplysninger om, hvordan man svarer., Disse retningslinjer inkluderer en tidsramme eller frist for indsendelse, vejledning om, hvordan leverandører kan søge yderligere afklaring, og detaljer om, hvordan man inkluderer ikke-væsentlige oplysninger – såsom hvornår en leverandør måske har en ny løsning, der kan være bedre egnet til virksomhedens behov.
inkluderer ikke alt for detaljerede produkt/serviceanmodninger
Husk, at en RFI bruges til at erhverve generel information. Hvis et firma beder om specifik produktprissætning uden at bruge den korrekte RF. – skabelon, vil det føre til spildt tid for både afsender og modtager.,
Forsøg ikke at fusionere separate formål på dette stadium. Det er vigtigt at huske, at RFI ‘ er er beregnet til komparative formål, ikke til at træffe en endelig købsbeslutning.
overvejer modtageren
Husk, at en leverandør skal udtømme ressourcer for at forberede et svar. At gøre det så let som muligt for modtagerne at samle og sende de nødvendige oplysninger vil øge både kvaliteten og mængden af svar.
baseret på en gennemprøvet skabelon
RFI ‘ er bør baseres på skabeloner, der fungerede godt i fortiden.,
Cloud forslag software giver analytics og oprettelse af dokumenter nødvendige værktøjer til at integrere effektive skabeloner i din eksisterende software og opbygge et intelligent forslag workflow.
(kilde: PandaDoc)
udnytter opfølgning af bedste praksis
forskning viser, at e-mails bedst sendes sent om morgenen på hverdage, og opfølgende e-mails skal sendes med regelmæssighed næsten umiddelbart efter den første e-mail. Følg bedste praksis for at sikre hurtige svar.
hvordan man skriver en RFI
RFI ‘ er har en tendens til at have en lignende struktur, tæt knyttet til et forslagsformat., Mens hver RFI er unik-baseret på afsenderens unikke behov – vil forståelsen af dette grundlæggende format give dig en god jordforbindelse i at skabe effektive RFI ‘ er.
Omfatte følgende fire elementer i din RFI:
Oversigt
Her redegøre for, hvad du søger, generelt, sammen med nogle indledende oplysninger om din virksomhed.
oversigten bør ikke være længere end et par afsnit. Efter at have læst det, bør leverandører forstå, at dokumentet er en RFI, ved hvem du er, og være klar over, hvilke leverancer du har brug for.,
detaljer om nødvendige tjenester
i dette afsnit skal du uddybe mere detaljeret om de produkter og / eller tjenester, du har brug for. Angiv eksplicit eventuelle nøjagtige specifikationer – såsom generel prisfastsættelse, leveringstidslinjer, personalekrav osv. – som er passende på nuværende tidspunkt.
du ønsker ikke at være alt for detaljeret, men du skal give tilstrækkelig information til, at sælgeren kan give et omfattende svar i overensstemmelse med dine informationskrav, så du kan foretage en robust sammenligning.,
vejledning i, hvordan man reagerer
det er vigtigt at medtage detaljer om, hvordan en modtager skal reagere.
Medtag retningslinjer for det format, som modtagerne skal bruge eller, endnu bedre, en foruddefineret skabelon. Medtag også fristen for svar her.
afklaringspunkter
eventuelle yderligere detaljer, der ikke passer ind i andre sektioner, skal placeres her.
Du kan inkludere oplysninger om løsninger, du ikke leder efter – såsom lignende, men uønskede alternativer, præferencer for personale, bevis for tidligere erfaringer (casestudier) og så videre., Du kan også medtage oplysninger om din evalueringsproces.
RFI ‘er i byggebranchen
RFI’ er i byggebranchen har to funktioner.
på den ene side flere RFI ‘ er – til arbejdskraft, byggematerialer, arkitektydelser mv. – sendes forud for arbejdet begynder, med henblik på at måle de anslåede projektomkostninger og vælge leverandører.
På den anden side er det almindeligt, at RFI ‘ er bruges i hele konstruktionen, da der opstår nye krav, og der opstår uklarheder i eksisterende planer.
RFI ‘ er er afgørende byggedokumenter., For eksempel sendes de ofte til eksisterende entreprenører for at søge afklaring om materialer, design, SPECIFIKATIONER osv. Der er standardiserede formater til anmodning om denne form for information, som gør det muligt for alle parter at koordinere let.
RFI ‘ er i reklame
valg af en reklametjeneste, især til et større projekt, kan være skræmmende. Der er masser af agenturer, hver med sin egen etos og design styrker. Derudover tager det normalt lang tid at evaluere fulde reklameforslag. Dette gør filtrering af kandidater i de tidlige stadier meget vigtige.,da reklamebureauer er tæt på linje med deres kunders mærker, bør RFI’ er til reklame indeholde flere detaljer om afsenderen end andre brancher.
På samme måde, fordi reklametjenester har tendens til at være ret “åbne”, er det ofte hensigtsmæssigt at stille mere generelle spørgsmål – om kultur, tidligere erfaringer, generel tilgang osv. – og søge casestudier af de seneste projekter. Rich media-lignende videoer og billeder – har også en plads i reklame RFI ‘ er.,
RFIs i IT-sektoren
RFIs er især nyttigt for IT-sektor, fordi virksomheder ofte kræver en nuanceret og skræddersyede løsninger i længere perioder af tid. Disse løsninger er grundlæggende for en virksomheds funktion og repræsenterer altid en betydelig investering, så udvælgelsesprocessen er afgørende.
RFI ‘ er er fremragende måder at indlede kontakt med nye leverandører på., Evalueringsprocessen vil sandsynligvis involvere adskillige trin i senere faser-involverer personlige demonstrationer og detaljerede nedbrud på punkt for punkt-så disse forretningsmæssige krav bør gøres klart i RFI.
da IT-løsninger ligger til grund for adskillige inter – departmentale processer, bør en RFI for IT-sektoren være klar over alle de mange resultater, der kræves-såsom at køre lønningsliste, styre HR, integrere med eksisterende tech osv. – at sikre, at en leverandør kan møde dem.,
at bringe det hele sammen
brugt korrekt, RFI ‘ er er uhyre gavnlige for at spare tid og penge. De giver dig mulighed for hurtigt at evaluere snesevis-hvis ikke hundreder – af leverandører, få den bedst mulige pris, og danne nye relationshipsin-.in-forhold.
fokus på underliggende processer er den virkelige nøgle til succes med RFI ‘ er. Implementeringen af dokumenterede skrivestrategier er vigtig. Brugen af teknologi, der giver dig mulighed for at spore, teste og forbedre dine RFI-processer, er absolut kritisk.
men tag ikke vores ord for det, lad resultaterne tale for sig selv!,
klar til at lære mere om de forskellige forslagsprocesser? Lær om den bedste indkøbssoft .are i 2019 fra real-user Revie .s.