Den Sag for Forvaltningen af MRO Beholdning

Ved at MMH Personale · April 1, 2013

I et tidligere job, jeg var materialer, der er manager i et produktionsanlæg. En” Værktøj krybbe ” var lageret for kontorartikler og sikkerhed forsyninger; hovedparten af vedligeholdelse, reparation, og operationer (MRO) beholdning blev kontrolleret af vedligeholdelsesafdelingen og blev fyldt over hele anlægget. Min gruppe satte sig for at bringe bedste praksis inden for lagerstyring til MRO-forsyningskæden.,

Fasteners var den første MRO-komponentkategori, som vi adresserede. Vi valgte en leverandør til at komme ind og regelmæssigt genopfylde fastgørelseselementerne i et centralt lagerområde. Leverandøren lagerførte og lagrede beholderne og fakturerede os månedligt. Denne enkle procesændring eliminerede mangfoldigheden af indkøbsordrer og de tilknyttede omkostninger, der havde været typiske for det foregående arrangement; det var også designet til at sikre, at vedligeholdelsespersonale altid vidste, hvor de skulle få de fastgørelsesdele, de havde brug for til deres opgaver.,

Der var imidlertid fortsat modstand mod ideen om, at materialestyringsfunktionen tog kontrol over al MRO-forsyning. Vendepunktet kom, da bestanden af støberi tapping kegler—bruges til at styre strømmen af smeltet metal fra en ovn slev—fik lov til at løbe ud og indkøb team måtte kilde og fremskynde genopfyldning på en søndag. Det blev klart for alle, at det gjorde mere forretningsmæssig mening at lagre støberiforsyninger i værktøjets krybbe. Kort efter blev yderligere forsyninger med tappekegler flyttet ind i krybben., Ikke kun blev MRO centralt vedligeholdt og bestilt efter det, men støberi vedligeholdelse områdets husholdning forbedret, fordi der ikke længere var skids af materialer sidder rundt som “vedligeholdelse ting.”
som dette scenario viser, er det muligt at strømline MRO-lagerstyringspraksis og give betydelige fordele for organisationen som følge heraf. Denne artikel vil behandle flere af de grundlæggende trin, som organisationer kan tage for at forbedre deres MRO supply chain-aktiviteter.,

MRO Inventory: muligheden

lad os først og fremmest være klar over, hvad vi mener med “MRO supplies.”Vi taler om forsyninger, der forbruges i produktionsprocessen, men som ikke bliver en del af slutproduktet eller ikke er centrale for organisationens salgbare output.,1, At definitionen omfatter elementer såsom reparation af komponenter, skæring væsker, smøremidler og værktøj samt kontorartikler, rengøring og andre janitorial produkter, møbler, belysning, inventar, bygning forsyninger, sikkerhed, forsyninger og andre forbrugsvarer, der ikke er bundet direkte til organisationens kerne-produkter eller-tjenester.

udgifterne til MRO-inventar kan være meget betydelige. Bare to eksempler: Helicopter Association Internationals årlige undersøgelse af driftsresultater viser, at 40 procent til 45 procent af udgifterne er vedligeholdelsesrelaterede.,2 og hos en Tier One billeverandør forbruges cirka 40 procent af de årlige indkøbsudgifter af MRO-materialer. Da virksomheder fortsætter med at kæmpe på omkostningsfronten, ser få sandsynligheden for, at MRO-udgifterne falder. En nylig undersøgelse viste, at næsten 60 procent af de undersøgte ledere i fremstillingsindustrien forventer at opretholde deres niveauer af MRO-Forbrug i 2013.

desværre overses MRO-forsyningen ofte som et “lager” – ansvar; som følge heraf håndteres det sjældent med den strenghed og opmærksomhed, det burde være., Det er desto mere beklageligt i 2013 og desto mere afgørende for organisationer at forstå og styre deres omkostninger i betragtning af de mange usikkerheder og volatiliteten i den globale økonomi. Men efter min erfaring har MRO-forsyningsaktiviteter ringe direkte ansvarlighed og drives for ofte af lager i stedet for til nogen overordnet forsyningskædeplan. Ofte har jeg set situationer, hvor MRO-inventar forbruges og sidder i et område uden noget identificerbart locator-system, ID eller en brugshistorik., Selv om flere virksomheder kommer til den opfattelse, at MRO-forsyninger er sande omkostninger, der kan spores og kontrolleres, er der klart plads til systematisk kontrol og mere effektive metoder til håndtering.

MRO vs. “Rigtige” Lagerstyring

Traditionelle lagerstyring—dækker råvarer, komponenter, i arbejde (WIP), og
færdigvarer—styres og forvaltes til optimale niveauer, der giver tilstrækkelig forsyning til at dække nuværende produktion behov og giver mulighed for de mest sandsynlige hændelser., Opgørelsen er generelt kontrolleres gennem en proces kendt som cyklus optælling, ved hjælp af ABC analyse koster. Opgørelsen er modtaget og placeret i et lager eller WIP placering og dekreteres som det bruges. Når et enterprise resource planning (ERP) system udnyttes, kan opgørelsen genopfyldes gennem en ombestilling advisement gennem MRP eller gennem en Kanban type system, hvor leverandøren eller sælgeren er anmeldt, og opgørelsen genopfyldes. Regninger af materialer opbevares for slutprodukterne; de beskriver mængden og omkostningerne ved opgørelsen., Der er aldrig et spørgsmål om, at den øverste ledelse gør et slutløb rundt i systemet for at fremskynde processen; det ville skade alt fra rygskylning til lagernøjagtighed og mange andre nøgleprestationsindikatorer.

imidlertid mangler MRO-inventar ofte de fleste af disse kontroller eller praksis. Det måles meget sjældent med hensyn til lager ved hånden, sving, forældelse eller brug. Det drejer sig generelt mindre end en gang om året; re .uest-to-fill satser er normalt mindre end 80 procent.3 ofte er mange af de forsyninger, der kræves til MRO-opgaver, faktisk på lager, men de kan bare ikke findes., En anden performance manko: mange af de elementer, der kræves til vedligeholdelse eller reparationer opnås med spot køber at ignorere pris til fordel for tilgængelighed. Endnu værre: Fremskyndet Fragt bliver også en faktor. Der er også omkostningerne ved uplanlagt nedetid, venter på reparationskomponenter, der måske allerede er et sted i anlægget.

samtidig er der spørgsmålet om at aflede højtbetalt vedligeholdelsespersonale fra reparationer og planlagte vedligeholdelsesaktiviteter. At få dem til at udføre materialestyringsarbejde er ikke den bedste brug af deres færdigheder og tid., Jeg har hørt mere end en plantechef klage over vedligeholdelsespersonale, der sidder på et kontor og taler med leverandører, og i samme åndedrag stønner om nedetid på udstyr.

Der er også store forskelle i styring af pengestrømme, når vi sammenligner traditionel lagerstyringspraksis med det, der stadig er typisk med MRO. Det er ikke ualmindeligt, at en vedligeholdelseschef forsøger at “spare penge” ved at købe større mængder af f.eks., Men det betyder generelt et stort kontantudlæg for lagerbeholdning, der forbruges, når det modtages, snarere end at være på bøgerne—og som kan gå tabt eller blive forældet. På produktionssiden, supply chain fagfolk, der står over for tilsvarende volumen spørgsmål vil håndtere forhandlinger lov til at modtage den mængde rabatter, men vil normalt opdele leveringer i flere datoer, og dermed mindske bekostning virkning, at reducere mængden af hylde plads, der kræves til lager, samt gør det muligt for aflysning i tilfælde af, at punkter ikke længere er nødvendig.,

udrydde den “skjulte” opgørelse

en anden almindelig MRO-praksis er brugen af “skjulte” eller “private” varebeholdninger af materiale, som enkeltpersoner opbevarer for at sikre, at de har varerne, når de har brug for dem. Materialet kan være i værktøjskasser, hylder eller skjult i arbejdsskabe. Denne s .uirreled væk opgørelse kommer til nogle betydelige omkostninger for organisationen—alt fra den åbenlyse overskydende opgørelse til Fremskyndet Fragt gebyrer.,4

Jeg har deltaget i flere anlæg oprydning, hvor store områder er blevet reorganiseret og materiale er blevet bortskaffet fordi det udstyr, det blev købt for ikke længere eksisterer eller mere almindeligt, ingen husker, hvorfor materialet blev købt i første omgang. I de samme faciliteter har jeg set dele fremskyndet til et nødreparationsjob, kun for at få den anden skiftevedligeholdelsesperson til at udføre reparationen med de dele, der allerede er i hans værktøjskasse. Et andet eksempel: i en Tier One automotive facilitet havde vi bearbejdning bits, der var fyldt på et honor system., En dag var der ingen bits på hånden og intet på bestilling. Mens købere foretog hektiske opkald, operationer folk planlagde at udvide brugen af de resterende bits. Det blev antaget, at operationerne ville lide inden for 12 timer. Som det viste sig, var der nok lager i operatørernes værktøjskasser til at køre operationen i mere end 48 timer uden at gøre nogen af de gymnastik, der kræves for at forlænge levetiden for hver bit.

Der er lidt af et “Superman-kompleks” udstillet under sådanne omstændigheder; medarbejderen redder dagen, fordi han har de rigtige dele lige der.,

fem bedste praksis inden for MRO-Ledelse

Så hvad er kendetegnene for god MRO-lagerstyring? Efter min erfaring er der fem aspekter, der udgør bedste praksis:

1. Central placering af MRO inventory. Det er altid mere effektivt at opbevare MRO-forsyninger på et centralt sted pr. Det er afgørende at have edb-systemer til at spore, administrere og kontrollere lagerbeholdningen., Bevæbnet med brugsdata og transaktionsomkostninger kan en organisation “rette størrelse” sin MRO-opgørelse i overensstemmelse med forsyningskædens præstationsstandarder.5i en Tier One billeverandør flyttede vi alle vedligeholdelsesartikler til et kontrolleret område. Opgørelsen blev katalogiseret, tildelt varenumre og placeret på hylder, der også blev identificeret med et lokations-ID. Opgørelsen blev derefter aktiveret, hvilket øgede balancen og gjorde det muligt at spore omkostningerne ved rutinemæssig vedligeholdelse af udstyr korrekt., Det nye “lagerrum” blev derefter bemandet med erfarent supply chain-personale, der havde etableret forhold til leverandører, og som forstod begrebet samarbejde med leverandører for at hjælpe med at reducere omkostningerne. Hvor det var praktisk muligt, blev leverandørerne opfordret til at eje og bevare kontrollen over lageret og til at sende minimale mængder til dækning af “efter behov” lagerkrav. Der var også bestræbelser på at kontrollere omkostningerne ved at bruge lavere omkostninger, men fuldt kompatible komponenter snarere end de “foretrukne vedligeholdelsesdele”., Kollektivt, disse initiativer lagde grunden til et forebyggende vedligeholdelsesprogram; programmet involverede planlægning af nedetid på udstyr og etablering af en pick-liste over reparationsartikler og forsyninger, at sikre, at udstyrsreparationsomkostninger ville blive registreret nøjagtigt, og budgetprognoser ville forbedre sig markant.
2. leverandørstyret varefortegnelse. Mange organisationer har med succes brugt tredjeparter til at styre MRO opgørelse.,6 Vendor-managed inventory (VMI) tilgange—velprøvet inden for mainstream supply chain management-involverer ofte leverandørens personale på stedet for at styre opgørelsen. Dette gør det muligt for kundens personale at fokusere på deres kernefunktioner med sikkerhed for, at MRO-opgørelsen styres korrekt af en betroet partner. Og det betyder, at leverandøren, i betragtning af større synlighed af Do .nstream-efterspørgslen, muligvis kan tilbyde mængderabatter, som en vedligeholdelsesrepræsentant hos kunden ikke ville have adgang til.,VMI-tilgangen kan også reducere papirarbejde og reducere antallet af lagertransaktioner på kundesiden, da kunden betaler for materiale, som det bruges. Faktureringen kan derefter planlægges ugentligt eller månedligt for at strømline gældsprocessen, trimme antallet af oprettede indkøbsordrer og dermed reducere transaktionsomkostninger. Disse besparelser kan være imponerende af sig selv: tal for omkostninger til behandling af en indkøbsordre (PO) spænder fra $60 til $300, der tæller omkostningerne til alt fra lønninger til involveret personale til gældsomkostninger og kommunikationsomkostninger.,7 Lad os antage et tal på $150; en reduktion på 50 procent på et årligt volumen på 5,000 MRO-ordrer ville være $375,000 i PO-omkostninger alene.
3. en nøjagtig, opdateret faktabase. Dette er et andet vigtigt element sammen med standardisering af processerne for strømpe, forbrug og analyse for bedre styring. Når der er standard forretningsprocesser, det gør det lettere at udvikle en præcis, rettidig base af data, som igen gør det muligt for vedligeholdelse/faciliteter teams til bedre at planlægge planlagte vedligeholdelsesaktiviteter og gør det muligt for dem at forudsige omkostninger meget mere præcist., De tidslinjer, der kræves til en planlagt vedligeholdelse, vil også være mere nøjagtige, hvilket gør det muligt for driftspersonale bedre at planlægge omkring en nedetid og ikke lagre materiale, fordi nedetider altid har været længere end lovet tidligere. Fasteners er en af de MRO dele kategorier, for hvilke en nøjagtig database kan udvikles meget hurtigt. Mange fastgørelsesleverandører leverer lagerudstyret (hylder, skraldespande eller stativer), mærker placeringerne og tæller og lagerfører placeringerne. Kunden trækker derefter alle varer, der kræves., Der er ingen transaktion, og intet behov for en rekvisition eller købsordre. Leverandøren bygger på en aftalt tidsplan og fakturerer månedligt eller to gange om måneden baseret på forbrug. Dette reducerer antallet af indkøbsordrer betydeligt og reducerer den tilhørende tid og arbejdskraft, der går ind i lagerprocessen, betydeligt.
4. et sæt nøgleprestationsindikatorer. Som i ethvert projekt eller ledelsen af en operation, key performance indicators (Kpi ‘ er) skal etableres for at måle faktorer som besparelser, omkostninger og forældelse i et MRO-projekt., Hvis noget er vigtigt nok til at spore, skal det måles, så den øverste ledelse ikke kun kan holdes ajour med projektets fremskridt, men faktisk se dens kvantificerbare fordele. Nogle foranstaltninger til at overveje kan omfatte dage eller måneder af on-hand opgørelse, antallet af stockouts, forholdet mellem rush ordrer til genopfyldning ordrer, og satser for dele forældelse. Foranstaltninger som disse skal spores og bogføres, så de ansvarlige kan se, hvordan de klarer sig og er i stand til at handle for at forbedre ydeevnen., I eksemplet med de støberivarer, der blev bemærket tidligere, var vi i stand til at reducere antallet af $500-og-up indkøbsordrer fra 10 -12 pr.Dataene skal indgå i den månedlige eller kvartalsvise rapportering til ledelsen. Hvis MRO-lagerydelsen afspejles i dens implementering og styring af fagfolk i forsyningskæden, vil dens KPI ‘ er sandsynligvis være positive punkter i enhver rapport. Til at begynde med kan der naturligvis være data, der er mindre end smigrende for nogle afdelinger., Den åbne rapportering af disse data vil dog bringe den rette opmærksomhed på problemerne, og med tiden vil forbedringerne i dataene blive positive for hele organisationen. Alternativet er virkelig ikke levedygtigt: når et problem gemmes væk eller ignoreres, vil det snart blive endnu mere alvorligt og potentielt afspore karrierer.
5. Supply chain uddannelse for MRO personale. Ofte vil efteruddannelse indsats såsom et seminar serie om lagerstyring tillade de involverede i MRO at forstå vigtigheden af at overholde bedste praksis., Eksponering for supply chain professionals ‘ organisationer som APICS eller ISM kan være til stor hjælp; købere, planlæggere og mange andre kategorier af supply chain-fagfolk drager regelmæssigt fordel af igangværende uddannelsesprogrammer, der tilbydes af sådanne organisationer og fra de certificeringsprogrammer, de kører. Der er andre fordele ved sådanne programmer: supply chain-ledere angav, at de så træningsprogrammer som tegn på virksomhedernes engagement i deres karriere.,8

Introduktion

jeg kan ikke foregive, at reorganiseringen af MRO opgørelse aktiviteter er en snap-of-the-fingre motion—noget, der er “one and done” – med en simpel e-mail fra den øverste ledelse. Der er mange kulturelle krav, at opretholde status quo, ikke mindst som er forsvaret af græstørv af ledere og hæl trækker de mange, der frygter tab af kontrol og de mange flere, der er mistroiske over for anderledes måder at gøre tingene på, fordi de vil have bevis for, at den nye vej vil være, at meget bedre.

ændring skal starte et sted., Det bedste sted at begynde er med data, der viser, hvordan subpar MRO-aktiviteter faktisk sammenlignes med lagerstyringsnormer. Det kan være en reel øjenåbner for den øverste ledelse at gennemgå de årlige vedligeholdelsesudgifter på dele eller for at se omkostningerne ved hurtig fragt, der opkræves vedligeholdelse. Disse to punkter alene kan være nok til, at topledelsen begynder at stille spørgsmål. Og med ledende medarbejdere engageret, reel ændring kan begynde at ske.,

som tidligere nævnt er et af de nemmeste områder at starte en MRO—lageroverhaling med fastgørelseselementer-allestedsnærværende, billige komponenter, hvis mainstream supply chain-processer er meget modne. Mange førende leverandører af fastgørelsesanordninger tilbyder meget fordelagtige VMI-programmer. Når sådanne processer er på plads til fastgørelseselementer, er det et forholdsvis let skridt at begynde at flytte andre enkle vedligeholdelsesforsyninger til en værktøjsseng eller en anden metode til lagerstyring. En anden enkel og praktisk metode er brugen af automater til at dispensere basale forsyninger., Maskinerne har en kode, der er indtastet-arbejdsordrenummer eller Medarbejdernummer, for eksempel—eller de accepterer medarbejdernes ID, når de stryger deres ID-kort.

MRO-effektivitet er inden for syne. Faktisk har de været det i årtier. Ingen møder på højt niveau, ingen store konsulentprogrammer og ingen ledelsesopgaver er nødvendige for at retfærdiggøre de besparelser, der kan realiseres. Jeg håber, at denne artikel giver dig noget af den drivkraft, som din organisation muligvis har brug for for at få sin MRO
forsyningskæde til at fungere fuldt ud.,

Noter:

November 20, 2019