Project Management body of Knowledge (PMBOK) rozděluje projekty do pěti fází. Ačkoli termín „fáze“ znamená, že jsou prováděny v chronologickém pořadí, v praxi mohou být prováděny mimo provoz. Například, když dojde ke změnám projektu, projektový manažer by pokračoval zpět do fáze plánování. Z tohoto důvodu se oficiálně nazývají procesní skupiny.
procesní skupiny jsou:
- zahájení. Projekt je autorizován, financován a definován., Tato fáze probíhá na organizační úrovni (tj. nad projektem). Organizace definuje obchodní potřebu, kterou má projekt uspokojit.
- plánování. Projektový manažer vyvine plán řízení projektu, který definuje, jak bude projekt prováděn, kdo bude dělat práci, jak dlouho to bude trvat, a tak dále. Plán řízení projektu musí být schválen sponzorem projektu, aby se stal oficiálním, a změny musí být znovu schváleny podle procesů řízení změn popsaných v něm.
- provedení., Projektový tým pracuje na produkci výstupů projektu.
- Monitoring & Controlling. Manažer projektu zajišťuje, že práce je prováděna podle plánu, a sleduje odchylky pomocí vytvořené hodnoty analýzy pro plán a náklady, stejně jako sledování rozsahu, komunikace, prodejci, a jakékoli jiné položky, nezbytné, aby zajistily, že projekt jde podle plánu.
- zavírání. Projekt musí být oficiálně uzavřen, konečné podrobnosti stanoveny, prodejci propuštěn, a tak dále.,
zahájení projektu
tato fáze zahrnuje počáteční práci nezbytnou k vytvoření a autorizaci projektu. V PMBOK obsahuje pouze dva procesy:
- Rozvíjet Charta Projektu
- Identifikovat zúčastněné strany
charta projektu má za cíl začlenit do projektu a svolení stránkám manažer projektu. Je vyvíjen výkonnou organizací (tj. nad projektem), ale může být delegován na projektového manažera., Obsahuje informace, co je nutné k provedení této funkce, ale může také zahrnovat věci jako:
- Scope
- Počáteční rozpočet projektu rozdělení
- Primární zainteresované strany
Jakmile je projekt již zahájen, projektový manažer postupuje do fáze plánování.
plánování projektů
tato fáze je často podceňována. V PMBOK obsahuje všech 10 znalostních oblastí projektu. Úspěch projektu obvykle přímo souvisí s množstvím plánování, které bylo provedeno.,
primární dokument projektového řízení vytvořený během této fáze se nazývá plán řízení projektů a obsahuje následující informace:
- faktory úspěchu. Definice úspěchu projektu je stanovena. To obvykle zahrnuje plán a rozpočet, ale často existuje mnoho dalších menších faktorů, které nelze přehlédnout.
- rozsah prohlášení. Práce, která bude součástí projektu, je identifikována a její hranice jsou stanoveny.
- výstupy. Jsou uvedeny produkty a / nebo služby, které projekt vytvoří.
- Plán., Projekt je rozdělen na úkoly. Jsou stanoveny časové osy každého úkolu a jsou stanoveny termíny pro každý realizovatelný projekt.
- rozpočet. Odhadované náklady na každý úkol jsou stanoveny a srolovány do celkového rozpočtu projektu.
- Plán lidských zdrojů. Jsou identifikovány role a odpovědnosti projektového týmu a je stanoven způsob získávání členů projektového týmu.
- plán řízení kvality. Jsou identifikovány standardy kvality pro výstupy a stanoveny metriky zajištění kvality a kontroly.
- plán řízení rizik., Nejdůležitější rizika pro faktory úspěchu projektu (#1) jsou určena a analyzována, aby byla zajištěna jejich správa.
- plán řízení zakázek. Jsou stanoveny potřeby externích dodavatelů a zavedeny metody získávání a kontroly externích dodavatelů.
- změnit postupy. Dokumentace a metody, kterými budou řešeny změny plánu řízení projektu.
plán řízení projektu by měl být schválen sponzorem projektu k zahájení fáze realizace projektu., Od tohoto okamžiku musí být změny provedeny prostřednictvím metod řízení změn projektu popsaných v plánu, které by obvykle měly zahrnovat opětovné schválení zadavatelem projektu.
realizace projektu
v této fázi probíhá převážná část projektových prací. Projektový manažer řídí a řídí projektovou práci a projektový tým ji provádí. Výstupy projektu jsou vyráběny a dodávány Zadavateli projektu (nebo komu jsou vyrobeny). Dva klíčové dokumenty pro správu projektů v této fázi jsou:
- aktualizace stavu projektu., Projektový manažer vytváří pravidelné aktualizace stavu podle požadavků plánu řízení projektu. Tyto aktualizace obecně zahrnují stav nákladů a harmonogramu, jakož i budoucí projekce.
- komunikace zúčastněných stran. Každý zainteresovaný subjekt musí být obecně komunikován za svých vlastních podmínek s informacemi, které jsou pro ně specifické. Během realizace projektu je tato komunikace prováděna tak, jak je uvedeno v plánu projektového řízení.
Monitoring a Controlling
tato fáze probíhá souběžně a paralelně s fází realizace projektu., Projektový manažer musí provést dostatečné monitorování a kontrolu, aby zajistil, že výstupy projektu budou vyrobeny včas, z rozpočtu a v dostatečné kvalitě.
převážná část času projektového manažera ve fázi monitorování projektu bude vynaložena na proces nazvaný analýza získané hodnoty. V tomto systému projektový manažer vypočítá stav projektu ze dvou hledisek: plán a náklady. To lze provést kdykoli a může vám poskytnout vynikající pokročilé varování o projektu na scestí.,
proměnné vypočtené v této metodě jsou:
- Plánovaná Hodnota (PV), je rozpočtované částky pro každý úkol v určeném bodě analýzy (obvykle dnes).
- získaná hodnota (EV) je skutečná částka dokončení každého úkolu vzhledem k rozpočtu úkolu.
- skutečné náklady (AC) jsou skutečné výdaje za každý úkol.
- rozptyl nákladů (CV) je částka, kterou projekt v pozici překročení nákladů nebo podběhnutí. CV = EV-AC
- Cost Performance Index (CPI) je relativní částka, že projekt je nad nebo pod rozpočtem. CPI = EV / AC.,
- rozpis rozpisu (SV) je částka, kterou je projekt Za nebo před plánovaným termínem. SV = EV – PV.
- Schedule Performance Index (SPI)je relativní částka, kterou je projekt dopředu nebo pozadu. SPI = EV / PV.
- další předběžné proměnné zahrnují rozpočet při dokončení (BAC), odhad při dokončení (EAC), rozptyl při dokončení (VAC), odhad dokončení (ETC) a dokončení indexu výkonu (TCPI). Každá z těchto proměnných je popsána v našem praktickém průvodci analýzou získané hodnoty.,
analýza získané hodnoty je okamžitá, to znamená, že vám poskytne stav projektu přímo v místě analýzy. Jedná se o“ snímek “ plánu projektu a stavu rozpočtu v daném okamžiku.
Pokud monitorování projektu povede ke změnám plánu řízení projektu, jsou implementovány postupy kontroly změn uvedené v plánu. U malých projektů by to mohlo být stejně jednoduché jako formulář „změnit protokol“.
uzavření projektu
zajímavé je, že uzavření projektu je fáze, kterou projektoví manažeři nejvíce ignorují (nebo minimalizují)., Je to pravděpodobně proto, že rozpočet projektu je pryč, nebo většinou pryč. Nebo možná chceme jít dál. Ale bez ohledu na to, proč, projekt závěrečné fázi je velmi viditelný pro firemní manažery a může mít zásadní dopad na projekt manažerů kariéry.
uzavření projektu má jeden Projektový management: závěrečná zpráva. Tato zpráva by měla mít následující části:
- formální uzavření. Smlouvy jsou dokončeny a projekt je prohlášen za kompletní.
- financování. Konečný rozpočet projektu je potvrzen a nadměrné financování uvolněno do obecných příjmů.,
- Procurements. Smlouvy na dodavatele projektu jsou dokončeny a vydány certifikáty o dokončení.
- poslední podrobnosti. Dokumentace skutečné provedené práce, as-postavené výkresy, nebo jiné detaily, které je třeba podat pryč pro budoucí použití.
- pasiva. Záruky, pojištění a dluhopisy musí být stanoveny a dohodnuty.
- uvolnění zdrojů. Projektový tým, vybavení a další zdroje je třeba vrátit na své právoplatné místo.
- poučení. Dokumentace lekcí získaných během projektu může být neocenitelná pro budoucí projekty.,