žádost o informace (RFI) je neuvěřitelně užitečný dokument.
při správném zpracování umožňují RFIs společnostem shromažďovat snadno stravitelné informace o potenciálních dodavatelích. Podporují také konkurenci mezi dodavateli, objasňují potenciální nová řešení a umožňují společnostem podniknout významné kroky k dosažení cenově nejvýhodnějšího a nejkvalitnějšího dostupného řešení.
ale většina společností si proces špatně., Ať už je to špatný výzkum, špatně napsaná dokumentace nebo neúčinné sledování, jednoduché chyby často vedou k méně než optimálním výsledkům.
Tip: Přečtěte si odpověď RFP.
takže pokud se chystáte poslat RFI, nebo pokud chcete zefektivnit současné procesy vaší společnosti, pokryli jsme vás.
Budeme nastínit nejdůležitější kroky pro ruční práce výkonný Rfi, definovat klíčové pojmy, a ti přesně říct, jak, aby se vaše stávající formální procesy tak efektivní, jak je to možné.,
žádost o informace je dokument, který žádá o informace od dodavatelů o jejich produktech a/nebo službách. Jedná se o předběžný dokument, obvykle odeslaný brzy v procesu nákupu, za účelem shromažďování obecných informací o schopnosti dodavatele uspokojit potřeby společnosti a vyřešit jedinečné problémy.
obecně se RFI používá k filtrování potenciálních kandidátů (zejména v oblasti výstavby, IT a reklamy) před odesláním konkrétnější žádosti o návrh (RFP) nebo žádosti o nabídku (RFQ).
RFI obvykle následuje standardní formát., Cílem odesílatele je vyhodnotit, kteří potenciální dodavatelé jsou životaschopní. Jako takový, určitý stupeň specifického-ness je vyžadován v odpovědích od dodavatelů. Podrobné návrhy nebo citace však nejsou v této fázi poskytovány.
odeslání RFI má řadu výhod.
za Prvé, umožňuje společnostem snížit okruh potenciálních dodavatelů výrazně – což povede k úsporám času a peněz v pozdějších fázích, kdy podrobné návrhy musí být hodnoceny.,
za druhé, protože odpovědi jsou odesílány ve standardním formátu, reakce na RFI jsou pro srovnání velmi užitečné.
nakonec může RFI podpořit konkurenci mezi dodavateli, zejména pokud je sdílena na veřejné platformě, která zve velké množství odpovědí.
TIP: seznamte se s nejlepším softwarem RFP, který vám pomůže spravovat procesy RFI, RFP a RFQ v roce 2019.
RFI vs. RFQ vs. RFP
základní rozdíl mezi RFI, RFQ a RFP je úroveň detailů, které každý obsahuje., Také, Rfi, RFQs, a Rfp jsou odesílány v různých fázích nákupního procesu, s RFQs nebo Rfp poslal, když společnost má ověřené užšího výběru potenciálních dodavatelů a je připraven koupit.
RFI představuje nejčasnější fázi procesu nákupu. Jeho primárním účelem je shromažďovat informace. Ve více případech než ne, RFI představuje předběžný krok učiněný před odesláním žádosti o návrh nebo nabídku a otevřením nabídkového řízení.
například, grant-veřejný zadavatel může odeslat RFI filtr seznam příjemců, který hodlá požádat o grant.,
zde je rychlý přehled klíčových rozdílů:
žádost o informace (RFI)
žádost o obecné informace o schopnosti dodavatele dodávat produkt nebo službu – s přihlédnutím k jedinečným potřebám žádající společnosti.
žádost o nabídku (RFQ)
žádost o konkrétní nabídku pro standardizovanou sadu produktů. V žádosti o cenovou nabídku společnost poskytne členění jednotlivých položek přesných služeb nebo produktů, které vyžaduje, spolu s časovými osami pro doručení., Žádost o cenovou nabídku je podobná žádosti o nabídku (RFT), která vyzývá k podávání nabídek na projekt.
žádost o návrh (RFP)
žádost o podrobný návrh konkrétního projektu. Na RFP se liší od RFQ v tom smyslu, že hledá specifická řešení pro nestandardní problém, často široké projektu, spíše než o cenovou nabídku pro určitou sadu produktů, které budou mít stejné specifikace (nebo velmi podobné) bez ohledu na dodavatele. V tomto případě mohou být dodavateli velké společnosti nebo jednotlivci, jako v případě žádosti o návrhy na volné noze.,
RFQ může být například použit k vyžádání nabídky pro určitý počet serverů a stolních počítačů jako součást IT systému. Na druhé straně by RFP byl použit pro obecnější projekt, jako je outsourcované řešení pro zákaznický servis.
související: RFI, RFP a RFQ…co je to RFT? Další informace o žádosti o výběrové řízení!
jak vypadá dobrá RFI?
tak, jak vypadá dobrá RFI?
Když společnost odešle RFI, má na mysli velmi specifický cíl: vyhodnotit dodavatele co nejrychleji a nejúčinněji.,
za tímto účelem bude mít solidní RFI téměř vždy následujících šest vlastností:
požádá o poskytnutí informací ve standardním formátu
dobře vytvořená RFI poskytne jasné podrobnosti o tom, jak by měly být odpovědi formátovány. Přednostně bude zahrnuta šablona, která odpovídá specifikům požadovaných informací.
poskytuje jasné pokyny pro odpovědi
spolu s jasným formátem odpovědí jsou také uvedeny další podrobnosti o tom, jak reagovat., Tyto pokyny zahrnují časový rámec nebo termín pro podání, pokyny o tom, jak mohou prodejci hledat další vysvětlení, a podrobnosti o tom, jak zahrnout jakékoli nepodstatné informace-například když prodejce může mít nové řešení, které by mohlo být vhodnější pro potřebu společnosti.
nezahrnuje příliš podrobné požadavky na produkt / službu
nezapomeňte, že RFI se používá k získání obecných informací. Pokud společnost požádá o konkrétní cenu produktu bez použití správné šablony RFQ, povede to k plýtvání času jak pro odesílatele, tak pro příjemce.,
nesnažte se v této fázi sloučit samostatné účely. Je důležité si uvědomit, že RFI jsou určeny pro srovnávací účely, nikoli pro konečné rozhodnutí o nákupu.
považuje příjemce
mějte na paměti, že dodavatel musí vyčerpat zdroje, aby připravil odpověď. Aby bylo příjemcům co nejjednodušší shromáždit a odeslat potřebné informace, zvýší kvalitu i množství odpovědí.
na základě osvědčené šablony
RFIs by měly být založeny na šablonách, které v minulosti dobře fungovaly.,
Cloud návrhu software poskytuje analýzy a tvorbu dokumentů nástroje potřebné k integrovat efektivní šablony do vašeho stávajícího softwaru a vytvořit inteligentní návrh workflow.
(zdroj: PandaDoc)
páky Sledujte osvědčené postupy
výzkum ukazuje, že e-maily se nejlépe posílají pozdě ráno ve všední dny a následné e-maily by měly být odesílány s pravidelností téměř okamžitě po prvním e-mailu. Postupujte podle osvědčených postupů, abyste zajistili rychlé odpovědi.
jak napsat RFI
RFIs mají tendenci mít podobnou strukturu, úzce související s formátem návrhu., Zatímco každý RFI je jedinečný – na základě jedinečných potřeb odesílatele-pochopení tohoto základního formátu vám poskytne dobré uzemnění při tvorbě efektivních RFI.
zahrňte do RFI následující čtyři prvky:
přehled
zde načrtněte, co hledáte obecně, spolu s některými úvodními informacemi o vaší společnosti.
přehled by neměl být delší než několik odstavců. Po jeho přečtení by prodejci měli pochopit, že dokument je RFI, vědět, kdo jste, a mít jasno v tom, jaké výstupy požadujete.,
podrobnosti o požadovaných službách
v této části byste měli podrobněji rozvést produkty a / nebo služby, které požadujete. Výslovně uveďte všechny přesné specifikace-například obecné ceny, dodací lhůty, personální požadavky atd. – to je v této fázi vhodné.
nechcete být příliš detailní, ale měli byste poskytnout dostatek informací pro dodavatele poskytnout komplexní odpověď v souladu s vašimi informačními požadavky, což vám umožní provést robustní srovnání.,
návod, jak reagovat
je důležité uvést podrobnosti o tom, jak by měl příjemce reagovat.
obsahují pokyny týkající se formátu, který by příjemci měli používat, nebo ještě lépe předem vytvořenou šablonu. Také Zde uveďte termín odpovědí.
body objasnění
Další podrobnosti, které se nevejdou do jiných sekcí, by měly být uvedeny zde.
můžete zahrnout informace o řešeních, která nehledáte-například podobné, ale nežádoucí alternativy, preference personálu, důkazy o minulých zkušenostech (případové studie) atd., Můžete také zahrnout informace o vašem procesu hodnocení.
RFIs ve stavebnictví
RFIs ve stavebnictví slouží dvěma funkcím.
na jedné straně více RFIs – pro práci,stavební materiály, služby architekta atd. – jsou odesílány před zahájením práce, aby bylo možné odhadnout odhadované náklady na projekt a vybrat dodavatele.
na druhé straně je běžné, že RFIs se používá po celou dobu výstavby, protože vznikají nové požadavky a vyskytují se nejasnosti ve stávajících plánech.
RFIs jsou klíčové stavební dokumenty., Například jsou často zasílány stávajícím dodavatelům, aby hledali vysvětlení materiálů, návrhů, specifikací atd. Existují standardizované formáty pro vyžádání tohoto druhu informací, které umožňují všem stranám snadno koordinovat.
RFIs v reklamě
výběr reklamní služby, zejména pro větší projekt, může být skličující. Existuje spousta agentur, z nichž každá má svůj vlastní étos a silné stránky designu. A co víc, plné reklamní návrhy obvykle trvají dlouho, než se vyhodnotí. Díky tomu je filtrování kandidátů v raných fázích velmi důležité.,
protože reklamní agentury jsou úzce spjaty se značkami svých klientů, měly by RFIs pro reklamu obsahovat více podrobností o odesílateli než jiná odvětví.
podobně, protože reklamní služby bývají poměrně „otevřené“, je často vhodné klást obecnější otázky – o kultuře, minulých zkušenostech, obecném přístupu atd. – a hledat případové studie nedávných projektů. Bohatá média-jako videa a obrázky-mají také místo v reklamě RFIs.,
Žoi v IT sektoru
Rfi jsou užitečné zejména pro odvětví IT, protože firmy často vyžadují nuancí a řešení na míru pro delší dobu. Tato řešení jsou zásadní pro fungování společnosti a vždy představují značnou investici, takže výběrové řízení je zásadní.
RFIs jsou vynikající způsoby, jak zahájit kontakt s novými dodavateli., Proces hodnocení bude pravděpodobně zahrnovat řadu kroků v pozdějších fázích-zahrnující osobní demonstrace a podrobné členění jednotlivých položek-takže tyto obchodní požadavky by měly být v RFI jasné.
Co je více, protože řešení jsou základem mnoha inter-oddělení procesů, RFI pro odvětví IT by mělo být jasné, o všech více výsledků vyžaduje – jako je běh mezd, řízení HR, integrace s existujícími tech, atd. – zajistit, aby se s nimi dodavatel mohl setkat.,
když se vše spojí
Používá se správně, RFI jsou nesmírně přínosné pro úsporu času a peněz. Umožňují vám rychle vyhodnotit desítky – ne-li stovky-dodavatelů, získat nejlepší možnou cenu a vytvořit nové win-win vztahy.
zaměření na základní procesy je skutečným klíčem k úspěchu s RFIs. Implementace osvědčených strategií psaní je nezbytná. Použití technologie, která vám umožní sledovat, testovat a zlepšovat procesy RFI, je naprosto kritické.
ale neberte to za slovo, nechte výsledky mluvit za sebe!,
jste připraveni se dozvědět více o různých procesech návrhu? Další informace o nejlepším softwaru pro zadávání zakázek v roce 2019 z recenzí skutečných uživatelů.