Tento příspěvek byl orignally zveřejněné dne 12. Května 2015 a byla aktualizována s nové informace o 12. září 2017.
tato týdenní zpráva o stavu projektu je životním prostředím komunikačního toku kreativního projektu.
Zde nastavíte očekávání, přiřadíte úkoly, nahlásíte pokrok, uznáte problémy a dohodnete se na časových rámcích. Bez ohledu na váš průmysl nebo rozsah projektu byste měli mít tuto životně důležitou týdenní komunikaci na každém kreativním projektu. Udělejte to a málo-pokud něco-může spadnout přes trhliny.,
ale ne všechny zprávy o stavu jsou vytvořeny stejně. Ani všechny organizace mají stejnou zprávu o stavu projektu „šablona“. Dále ne všichni klienti chtějí vidět – a chtějí, aby jejich týmy viděly-stejné informace o stavu.
Jak se s těmito složitými požadavky vyrovnáváte a stále efektivně komunikujete? Co vede k vytvoření přesvědčivé zprávy o stavu projektu?
v tomto článku se podělím o své názory na vytváření efektivních zpráv o kreativních projektech.,
účelem zprávy o stavu projektu
ve svém srdci je zpráva o stavu projektu komunikačním zařízením.
a jak jsme již řekli dříve, komunikace je nejdůležitějším požadavkem pro řízení projektů.
účelem zprávy o stavu projektu je proto sdělit aktuální stav projektu všem zúčastněným stranám (klientům, sponzorům, vlastnímu týmu). To je místo, kde řeknete všem zúčastněným stranám, jak se Projekt drží, jaké milníky byly provedeny a jaké problémy čelíte.,
Pokud je vaším cílem být efektivní a transparentní, podrobná zpráva o stavu je jednou z nejsilnějších zbraní ve vašem arzenálu.
zatímco přínosy zpráv o stavu projektu jsou mnoho, ty, které byste měli vědět, jsou:
- Transparentnost: zprávy o stavu projektu obsahují podrobné aktualizace dokončených a čekajících milníků. Upozorňuje je také na aktuální nebo nadcházející problémy. To zlepšuje transparentnost a vyvolává důvěru.
- identifikovat a vyhnout se rizikům: řízení rizik je kritickou součástí integrovaného řízení projektů., Zpráva o stavu obvykle obsahuje podrobný přehled otevřených problémů a rizik. To vám může pomoci identifikovat a vyhnout se rizikům brzy.
- Lepší správa zdrojů: zpráva o stavu vám pomůže sledovat průběh různých zdrojů. To vám může pomoci posunout zdroje v/z projektu podle potřeby. Pokud je například pokrok pomalý, protože designový tým je podkopán, můžete přivést další designéry, aby zlepšili tempo.
- zdraví projektu: zpráva o stavu nabízí přehled o stavu projektu na vysoké úrovni., Řekne vám (a zúčastněným stranám), pokud existuje příliš mnoho otevřených otázek nebo příliš mnoho zmeškaných milníků. Pokud je zdraví špatné, můžete přijmout opatření k nápravě kurzu brzy.
- odpovědnost: zpráva o stavu říká každému, která část projektu chybí a co je třeba v budoucnu dosáhnout. To pomáhá udržet váš tým zodpovědný.
- rozpočet / rozsah creep: tato zpráva objasní, zda je projekt mimo rozpočet nebo zda existuje příliš mnoho otevřených požadavků na změnu vedoucích k rozsahu creep – životně důležité pro efektivní PM.,
kromě toho zpráva o stavu projektu také vytváří papírovou stopu otevřených problémů a obav. To může být velmi užitečné v případě budoucích konfliktů.
Chcete-li to shrnout, zpráva o stavu projektu vám dává větší jasnost, zlepšuje sledování a vytváří záznam o průběhu projektu. Jako jeden z vašich nejdůležitějších nástrojů byste měli věnovat veškerý čas a úsilí potřebné k tomu, aby byl co nejužitečnější.,
složky zprávy o stavu kreativního projektu
účelem zprávy o stavu projektu je sledovat pokrok a poskytovat jasnost v potenciálních otázkách. Mělo by tedy mít následující komponenty:
i. průběh úkolu
tato část zprávy má za cíl poskytnout zúčastněným stranám přehled o pokroku projektu sledováním dokončených, otevřených a budoucích úkolů.
to by mělo mít tři složky:
co bylo dosaženo
to je docela základní; sleduje hotové úkoly, tj., co se na projektu zatím podařilo.
obvykle se jedná pouze o poslední vykazované období. Nicméně, viděl jsem situace, kdy vedení nebo klienti chtěli, aby to bylo průběžné hlášení klíčových významných úspěchů s daty.
tímto způsobem úspěšně absolvováno milníky projektu jsou vždy k dispozici pro všechny vidět, i když nejste při pohledu na mistra harmonogram projektu (který, překvapivě, mnoho klientů, nerada se podívat na, protože jsou buď těžké dodržovat, nebo to nechápu).,
co se právě děje
tato část zprávy pokrývá, jaké aktivity právě probíhají. Toto je obvykle souhrn všech aktivních důležitých úkolů v plánu projektu. Shrnutí by mělo být na vysoké úrovni, nikoli na podrobné úrovni úkolů, jak je uvedeno v harmonogramu hlavního projektu.
často se jedná o základ pro většinu diskusí, ke kterým dojde při týdenním stavovém hovoru nebo setkání s projektovým týmem a klientem.
co se blíží
tato část poskytuje zúčastněným stranám přehled o nadcházejících úkolech., Je to zvláště užitečné, protože pomáhá zajistit, aby nikdo nebyl překvapen, když se aktivita chystá začít.
rád se dívám na to, co se blíží, a to nejen v příštím týdnu, ale v příštích dvou týdnech. Lidé potřebují čas, aby se psychicky připravili. Dát jim jen týdenní okno toho, jaké úkoly se chystají začít, není dost času, aby byli připraveni vést své nadcházející úkoly.
dvoutýdenní heads-up obvykle výrazně pomáhá. Koneckonců, mým cílem je, aby byly produktivní a úspěšné, nezachytily je nepřipravené a přispěly k jejich selhání.
II., Problémy, rizika a požadavky na změny
Jak jsem již řekl, jednou z hlavních povinností zprávy o stavu projektu je sledovat otevřené problémy, potenciální rizika a požadavky na změny. Mít samostatnou sekci pro sledování těchto pomáhá hodně.
zde je to, co byste měli zahrnout do této sekce:
aktuální stav problémů
každý projekt má nějaké problémy. Seznam těchto nevyřešených otázek, co současný stav nebo akce položka je pro každý problém, a kdo každé otázce je přiřazen k je skvělá věc patří na stav zprávy.,
udržuje ji před všemi a usnadňuje její zařazení jako životně důležitý diskusní bod během týdenních stavových hovorů.
Otevřít rizika
Tato část má dvě složky:
- Upozornit zúčastněné strany o nějaké aktuální otevřené rizik a plán řízení se s nimi vypořádat.
- poskytněte zúčastněným stranám přehled o plánu řízení rizik na místě a řešení rizik obecně.
požadavky na změnu
Správa požadavků na změnu je klíčovou součástí odpovědnosti PM., Pomocí této sekce můžete sledovat aktuální otevřené požadavky na změnu. Také zdůrazněte, jaké kroky musí zúčastněné strany podniknout k řešení každé žádosti.
například, pokud je změna rozsahu projektu, možná budete chtít zúčastněných stran ke zvýšení rozpočtu projektu.
pamatujte: vaším úkolem není jen katalogizovat obavy, ale také poskytnout zúčastněným stranám pokyny, jak s nimi jednat.
historie změn objednávek
informace o pořadí změn jsou skutečně pouze pro informační účely., Je to dobrý nápad, i když zahrnout jejich shrnutí do týdenní zprávy o stavu, takže klient si je vědom toho, jak a proč se rozsah (a rozpočet) za celý život projektu změnil.
III. milníky& výstupy
Gantt grafy v Workamajig pro sledování různých milníků
to je místo, kde sledujete, jaké procento projekt byl dokončen a jaké milníky jste dosud dosáhli., Spolu se sekcí pokroku úkolů to poskytne zúčastněným stranám přehled o tom, jak projekt přichází.
zde je to, co byste měli zahrnout do této sekce:
milníky dokončené
použijte tuto sekci k zobrazení zúčastněných stran:
- kolik (v procentech) každého milníku bylo dosud dokončeno
- aktuální milníky
- dokončené milníky
- nadcházející milníky
zkuste použít vizuální formát (například Ganttův graf) pro zlepšení porozumění.,
data zahájení / dokončení
pro každý hlavní milník patří:
- plánovaná data zahájení/dokončení
- aktuální data zahájení / dokončení
to lidem řekne, jak rychle(nebo pomalu) jste dosud s pokrokem projektu.
IV. finanční zdraví
v této části budete informovat o finančním zdraví projektu, tj. o tom, kolik rozpočtu bylo spotřebováno a zda jste na dobré cestě držet krok s očekáváním rozpočtu.
Tato sekce samozřejmě není povinná., Někteří klienti raději neprozrazují rozpočet a finanční zdraví projektu všem. V takovém případě můžete tuto sekci buď zcela odstranit, nebo nabídnout přehled na vysoké úrovni s minimálními detaily. Zanechte podrobné zprávy pro zobrazení finanční analýzy.
jak vytvořit šablonu zprávy o stavu projektu
vzhledem k tomu, že musíte odeslat zprávu týdně/dvakrát týdně/měsíčně, samozřejmě chcete šablonu zprávy o stavu projektu, aby se věci usnadnily.,
zde je několik tipů, které byste měli dodržovat při vytváření šablony:
Vytvořte podrobný přehled výkonných
vaše zúčastněné strany jsou zaneprázdněny. Zatímco někteří z nich budou kopat celou zprávu, většina z nich dává přednost rychlému přehledu o hlavních obavách na první pohled.
začněte tedy svou zprávu s podrobným přehledným přehledem.
Tady je to, co byste měli zahrnout do tohoto přehledu:
- Projekt identifikátory: Místo nejviditelnější informace – název projektu, datum a vedoucí projektu jméno – v horní části zprávy.,
- souhrn projektu: stručné shrnutí největších problémů, rizik a milníků. Zahrňte vše, co vyžaduje naléhavou pozornost zúčastněných stran.
- zdraví projektu: současné zdraví různých částí součástí projektu(průběh úkolu, milníky, rizika atd.).
použijte vizualizaci tam, kde je to možné
vizualizace usnadňuje čtení složitých zpráv pro časově omezené manažery. Pokud je to možné, použijte vizuální strukturu ke sdílení informací, zejména v sekci executive overview.,
například můžete použít zelenou barvu, abyste ukázali, že složka je v dobrém zdravotním stavu, červená pro něco, co potřebuje pozornost.
Pokud se chystáte přijmout tento přístup, ujistěte se, že vytvořit konvence pro vizuální data. Každému by mělo být jasné, co znamenají „žluté“ nebo „červené“ barvy. Zúčastněné strany by měly vědět, jaký druh dat bude zastoupen v jakém formátu (Ganttův graf pro postup úkolů, procentuální grafy milníků atd.).
některé z nich vám mohou být zřejmé (například barevné kódy pro zdraví projektu), ale je vždy lepší být zřejmé, než cokoli předpokládat.,
použijte stejnou šablonu
konzistence je klíčem k jasnosti při vykazování informací. Použijte stejnou šablonu ve všech zprávách o stavu, abyste zajistili, že zúčastněné strany nebudou zmateny.
mějte na paměti, že to omezí vaši flexibilitu. Nebudete moci provádět změny za běhu, pokud chcete nahlásit nové informace.
ujistěte se tedy, že vaše první šablona má prostor pro všechny informace, které byste mohli v budoucnu nahlásit. Je lepší se přehlásit, než podceňovat.,
použijte software pro správu projektů
hlášení stavu projektu v Workamajig
software pro správu kreativních projektů, jako je Workamajig, usnadňuje podávání zpráv. Software PM může automaticky sledovat stav různých milníků a postup úkolů. Nástroje jako Workamajig také sladit s plánem projektu a rozpočtu, aby vám (a vaše zúčastněné strany) jasný vhled na finanční zdraví projektu.
většina nástrojů PM má také vestavěné nástroje pro podávání zpráv, které vám pomohou rychle vytvořit stav projektu a zprávy o činnosti., Tyto sestavy můžete exportovat jako PDF pro sdílení s klienty.
závěr
zpráva o stavu kreativního projektu je jedním z nejdůležitějších komunikačních nástrojů, které máte k dispozici. Budete posílat zprávy na týdenní, bi-týdenní nebo měsíční bázi. Pochopení účelu zprávy o stavu a všech součástí, které jsou v ní obsaženy, usnadní podávání zpráv.
Nyní, když jste si to přečetli, jak se to liší od vašich standardních postupů podávání zpráv o projektu? Jaké položky, které jsem uvedl výše, nepovažujete za důležité?, A jaké položky zahrnujete týdně, které jsem vynechal nebo nezmínil?