jedním z největších problémů pro majitele malých podniků je zajistit, aby byli zaplaceni včas, pokaždé. Za tímto účelem není divu, že jedním z nejrychlejších a nejjednodušších způsobů platby je zaslání faktur e-mailem.
dobrou zprávou je, že můžete poslat fakturu pomocí libovolného e-mailového programu nebo platformy. Pokud tedy máte službu, kterou dáváte přednost,můžete ji použít. Faktury zaslané e-mailem mají několik výhod oproti tradičním fakturám zaslaným poštou., Za prvé, faktury zaslané poštou mohou být ztraceny nebo zpožděny. Navíc mohou trvat několik dní nebo dokonce týdnů, než dorazí na správný kontakt. E-mailové faktury jsou okamžité a pohodlné.
přihlaste se k odběru včasných aktualizací o moderních trendech na pracovišti od našich průmyslových odborníků
Jak napsat e-mailovou fakturu
Chcete-li začít vytvářet e-mailovou fakturu, jednoduše napište něco jako:
Hello (firstname)!
doufám, že se vám daří dobře., Naleznete v příloze Tento měsíc číslo faktury (číslo) pro (částka). Dejte mi vědět, pokud máte nějaké dotazy. Děkuji za vaše podnikání! Je mi potěšením s vámi pracovat!
S pozdravem,
vaše jméno
kam by měla faktura jít?
ujistěte se, že váš klient určil, kam chce faktury odeslat. Menší firmy mají obvykle své účetnictví manipulovat jedna osoba, ale větší společnosti mohou mít celé účetní oddělení, která mají na starosti zpracování platby.,
odesílání faktur e-mailem nemusí být zdlouhavý nebo časově náročný proces.
zahrnout fakturu jako přílohu
je také důležité, abyste fakturu poslali jako skutečnou přílohu, spíše než ji vložili do těla e-mailu. Je to proto, že různé e-mailové programy mohou vykreslovat obrázky a tabulky odlišně a některé mohou dokonce zablokovat váš e-mail od příchodu, protože vypadá podezřele.,
softwarové platformy pro úsporu času mohou pomoci
Pokud často odesíláte faktury, stojí za to investovat do dobré softwarové platformy, která vám pomůže lépe spravovat faktury. Tímto způsobem můžete jednoduše použít šablonu faktury každý měsíc a použít ušetřený čas ke sledování toho, co bylo zaplaceno a co je stále vynikající.
Plus, pokud bude muset být faktura někdy zaslána agentuře pro shromažďování, budete mít k dispozici potřebné informace., Tyto informace mohou zahrnovat data, která jste původně poslal e-mail (jako důkaz, že jste to poslal) spolu s papírovou stopu, že ukazuje, že jste požadoval zaplacení faktury na určité datum.
kontrola
poslední, ale rozhodně v neposlední řadě, pokud jste fakturu poslali e-mailem a chvíli jste nic neslyšeli, je dobré sledovat další e-mail a telefonní hovor. Tím je zajištěno, že vaše e-maily skutečně jdou na správnou osobu a že jsou přijímány.
odesílání faktur e-mailem nemusí být zdlouhavý nebo časově náročný proces., Ať už je to one-off faktury zaslané e-mailem, nebo máte šablony, kde stačí vyplnit prázdná místa, odesílání faktur pomocí preferovaného e-mailového programu nebo služby, je surefire způsob, jak pomoci zvýšit šance, jak se dostat zaplaceno včas!